Concept Office ist als modulares System konzipiert, woran sich auch die Lizenzierung entsprechend orientiert.  
Wir unterscheiden in Concept Office zwischen :

• lizenzfreien Modulen (Administration & Stammdaten) sowie  
• lizenzpflichtigen Modulen 
  Siehe Concept Office Modulübersicht 

Bei allen Windows-basierenden (Haupt-)Modulen von Concept Office findet die Concurrent-User-Lizenzierung Anwendung. Sprich es werden immer nur die gleichzeitigen Zugriffe des Moduls gezählt, welches gerade aktiv im Fokus steht (vgl. Windows Taskleiste). Ausnahmen sind Schnittstellen, welche entweder ohnehin nur einfach zu lizenzieren sind oder im Falle der Exchange-Server-Synchronisation je Postfach. 

Für die web-basierenden, mobilen Module für (Außendienst-)Mitarbeiter – auch Concept Flex hybrid genannt – gilt ebenso die Concurrent-User-Lizenzierung, wobei Techniker in Vollzeit in der Regel auch sinnvollerweise ganztägig jeweils eine Lizenz der mobilen Technikereinsatzsteuerung für sich beanspruchen. 

Die web-basierende Erweiterung für den Kundenzugang – Concept Portal genannt – hingegen wird nutzungsorientiert (z.B. Zählerstandsübermittlung) bzw. mit monatlicher Pauschale zur Abrechnung gebracht. 

Wichtige kaufmännische Anmerkung: 

• Windows-basierende Module werden standardmäßig zu einem einmaligen Lizenzpreis zum Kauf angeboten, ergänzt um das Angebot eines Softwarepflegevertrages, um den Funktionsumfang stets auf aktuellem Programmstand zu erhalten. 
• Die web-basierenden Module hingegen werden ausschließlich über ein Nutzungsmodell angeboten. In der resultierenden Nutzungsgebühr ist die Softwarepflege bereits inkludiert. 

Wie erfolgt die Prüfung der genutzten Lizenzen bzw. wie werden die Zugriffe beschränkt? 

Concept Office verfügt über eine eigene Nutzerverwaltung, so dass sich jeder eingerichtete Nutzer bei Programmaufruf mit seinem Login authentifiziert, egal ob Desktop- oder WEB-Anwendung. Abhängig vom Aufruf des jeweiligen Programmmoduls wird mit Aufruf die jeweilige Modullizenz in Anspruch genommen. Mit Modulwechsel wird die Lizenz dann auch wieder für andere Nutzer freigegeben. 

Sollte das aufzurufende Modul nicht lizenziert oder die Anzahl der verfügbaren Modullizenzen bereits ausgeschöpft sein, erhält der Nutzer eine entsprechende Benachrichtigung – inklusive Nennung der aktuell „eingeloggten“ Nutzer, welche das Modul bereits beanspruchen. 

Was passiert bei Kündigung der Softwarewartungs-/Softwarepflegevertrages? 

Ein Softwarewartungs- bzw. -pflegevertrag kann bei Concept Office nur im Falle eines Softwarekaufes abschlossen werden. Mit Softwarekauf gehen die beinhalteten Module in das Eigentum des Erwerbers über und dieser kann diese auch ohne aktiven Softwarewartungs- bzw. -pflegevertrag nutzen. Dies gilt auch im Falle einer Kündigung des Softwarepflegevertrags – dann logischerweise jedoch ohne Anspruch auf weiterführende Programmaktualisierungen (Patches) oder -updates. 

Sollten jedoch auch der Software-Nutzungsvertrag (Mietvertrag) für web-basierenden Module (z.B. mobile Technikereinsatzsteuerung) gekündigt werden, so steht damit abgebildete Leistungsumfang ab Wirksamkeit der Kündigung logischerweise nicht mehr zur Verfügung – sprich die digitale, mobile Technikereinsatzabwicklung wäre nicht mehr möglich. 

Wie hoch sind die Softwarepflegegebühren? Was ist damit abgedeckt? 

Die Softwarepflegegebühren errechnen sich bei Concept Office mit einem monatlichen Satz von 1,5% vom Listenpreis der erworbenen Softwaremodule, sprich jährlich 18% vom Listenpreis. Gemäß unseren AGBs für Softwarepflege sind alle neuen Programmversionen (Updates) beinhaltet.

Besteht eine Verpflichtung jedes neue Update stets einzuspielen? 

Eine zwingende Verpflichtung zum Einspielen von Updates besteht nicht. Es sei denn dies wäre erforderlich, um einen vom Kunden gemeldeten Programmfehler damit beheben zu können – siehe Mitwirkungspflichten des Kunden in unseren AGBs. 

Wie lange wird der Nachkauf von Lizenzen garantiert? 

Zusätzliche Modullizenzen von Concept Office können jederzeit erworben werden, es sei denn ein Modul wird nicht mehr vermarktet – was äußerst selten vorkommen sollte. 

Können Softwarepflegegebühren für nicht mehr benötigte Lizenzen eingespart werden? 

Im Falle von gekauften Lizenzen besteht die Option, einzelne / mehrere Lizenzen aus der Wartung zu nehmen. In dem Zuge wird eine entsprechend reduzierte, temporäre Lizenzdatei bereitgestellt, um auch lizenztechnisch den (temporär) vereinbarten, vertraglichen Zustand abzubilden. Für den Administrationsaufwand wird eine einmalige Aufwandspauschale erhoben. 

Im Falle von Nutzungslizenzen kann eine Modullizenz-Reduzierung / -erhöhung jederzeit flexibel vorgenommen werden, unter Berücksichtigung der vertraglichen vereinbarten Mindestlaufzeiten. 

Hinsichtlich der Gebühren für die Softwarepflegevereinbarung besteht eine Regelung in unseren AGB (VIII. Vergütung): 

„wegscheider-os hat das Recht, die Preise der Pflegeleistungen einmal pro Jahr zu ändern. Eine Erhöhung der Preise ist dem Kunden drei Monate vor ihrer Wirksamkeit schriftlich mitzuteilen. Der Kunde erhält mit der Ankündigung ein außerordentliches Kündigungsrecht zum Zeitpunkt in dem die Preiserhöhung wirksam wird. In dem Fall muss Kunde die Kündigung gegenüber wegscheider-os spätestens 4 Wochen nach Mitteilung der Gebührenänderung schriftlich erklären.“ 

In Bezug auf Veränderungen oder Anpassungen des bestehenden Lizenzmodells besteht keine konkrete Regelung. 

Aus Sicht von Concept Office möchte wir jedoch darauf verweisen, dass seit Marktpräsenz von Concept Office das Lizenzierungsmodell keine wesentlichen Veränderungen erfahren hat. Preisanpassungen einzelner Module erfolgten aufgrund signifikant, erweitertem Funktionsumfangs und dann auch nur versionsbezogen.