Concept Office bietet mit dem Modul Benachrichtigung ebenfalls die Möglichkeit, sich proaktiv über neue B2B Vorgänge informieren zu lassen, siehe Video.

E-Mail Benachrichtigung (Vorschau)

Aktivitäten Benachrichtigung (Vorschau)

Erstellen von neuen Textbausteinen

Um eine Benachrichtigung via E-Mail oder Aktivität erstellen zu können, müssen Sie zunächst zwei neue Textbausteine erstellen.

Wechseln Sie hierzu in das Modul Textbausteine und klicken Sie auf "Neu".

E-Mail / Aktivitäten Betreff

Hinterlegen Sie die Werte wie folgt:

Die Felder Textschlüssel, Text und Beschreibung können Sie beliebig anpassen, einzig im Feld "Art:" muss Benachrichtigung ausgewählt werden.

Der Text muss formatiert gespeichert werden, öffnen Sie das Fenster mit einem Doppelklick.

E-Mail / Aktivitäten Inhalt

Beispiel-Inhalt:

Kurzname: #KN#

Kontaktnummer: #KU#

Vorgangsnummer: #Vorgangsnummer# - #LaufendeNummer#

Modul Benachrichtigungen

Im Concept Office Modul "Benachrichtigungen" müssen Sie zunächst eine neue Benachrichtigung erstellen:

Zunächst muss der Auslöser für diese Benachrichtigung hinterlegt werden, klicken Sie hierzu einfach im oberen Bereich in eine leere Zeile und füllen Sie die folgenden Spalten aus:

• Bezeichnung (z. B. Neue B2B Bestellung)
• Beschreibung (z. B. Neue B2B Bestellung)
• Auslöser für Benachrichtigung (Bearbeitungsstatusänderung)
• Bearbeitungsstatus (z. B. erfasst oder bestätigt)
• Zusatzvorgangsart (B2B Bestellung)

Verlassen Sie die Zeile und speichern Sie die Änderungen.

Als nächstes muss die auszulösende Reaktion hinterlegt werden, z. B. E-Mail senden oder Aktivität anlegen. Je nach Reaktionsart müssen die folgenden Spalten gefüllt werden:

• Reaktionsart
• Textschlüssel 1 = der zuvor angelegt Textbaustein "B2B Bestellung (Header)"
• Textschlüssel 2 = der zuvor angelegt Textbaustein "B2B Bestellung (Body)"
• Empfängeradresse (nur bei Reaktionsart E-Mail senden, z. B. Verkäufermailadresse)
• Aktivitätenart (nur bei Reaktionsart Aktivität anlegen, z. B. Aufgabe)
• Mitarbeiter (nur bei Reaktionsart Aktivität anlegen)
• Sofort benachrichtigen aktivieren

Sie sollten sich sowohl für den Bearbeitungsstatus erfasst und bestätigt eine Benachrichtigung erstellen. Falls beim Import der Bestellung Fehler auftreten, erhält der Vorgang den Status "erfasst", fehlerfreie Vorgänge erhalten den Status "bestätigt".

E-Mail Einstellungen überprüfen

Sobald alle Einstellungen hinterlegt sind, sollten Sie abschließend die E-Mail Einstellungen überprüfen.

Der Eintrag Benachrichtigungsmail (Spalte Dokumentenart) muss hinterlegt sein (gültiger E-Mail-Client und Sofort senden aktiv).