Aufruf von Web-Archivsystemen in Concept Flex

    Was ist das?

    Concept Flex bietet die Möglichkeit, archivierte Dokumente aus Ihrem Dokumentenmanagementsystem (DMS), beispielsweise Concept DMS, aber auch andere kompatible Archivsysteme, direkt aus den jeweiligen Modulen heraus im DMS-Webviewer zu öffnen. Ein Wechsel in eine separate Anwendung oder ein manuelles Suchen im Archiv ist damit nicht mehr notwendig.

    Was ist möglich?

    Der DMS-Webviewer lässt sich kontextbezogen aus folgenden Bereichen in Concept Flex aufrufen.

    Aus dem Modul Kontakte

    Im Kontakt-Datensatz wird ein Button „Archivierte Dokumente" angezeigt. Ein Klick darauf öffnet den DMS-Webviewer und zeigt alle zum Kontakt archivierten Dokumente an.


    Aus dem Modul Vorgänge – Vorgangsdaten

    In den Vorgangsdaten stehen zwei Buttons zur Verfügung:

    • „Archivierte Dokumente zum Vorgang" – zeigt alle dem Vorgang zugeordneten Dokumente
    • „Archivierte Dokumente zum Kunden" – zeigt alle dem zugehörigen Kunden zugeordneten Dokumente

    Aus dem Modul Vorgänge – Belegwesen

    Im Reiter „Belegwesen" ist bei jedem Beleg (z. B. Angebot, Lieferschein, Rechnung) ein Auge-Symbol sichtbar. Ein Klick darauf öffnet den entsprechenden Beleg direkt im DMS-Webviewer.


    Der DMS-Webviewer selbst

    Der Webviewer öffnet das Dokument vollständig im Browser – inklusive DMS-Funktionen wie Indizes, Workflow, Archivierung und weiteren Aktionen.

    In welchen Modulen ist die Funktion verfügbar?

    Die Funktion steht grundsätzlich in allen Modulen zur Verfügung, in denen Dokumente per Drag & Drop auf das DMS-Symbol gezogen werden können. Dazu gehören u. a.:

    Modul Beschreibung
    Kontakte Archivierte Dokumente zum Kontakt
    Vorgänge Archivierte Dokumente zum Vorgang und zum Kunden
    Projekte Archivierte Dokumente zum Projekt
    Verträge Archivierte Dokumente zum Vertrag
    Tickets Archivierte Dokumente zum Ticket
    Maschinen Archivierte Dokumente zur Maschine
    Lizenzen Archivierte Dokumente zur Lizenz
    Bestellungen Archivierte Dokumente zur Bestellung
    Aktivitäten Archivierte Dokumente zur Aktivität
    Ident-Artikel Archivierte Dokumente zum Artikel


    Zusätzlich ist im Belegwesen (Vorgänge) der direkte Aufruf über das Auge-Symbol für folgende Belegtypen möglich:

    • Angebote
    • Lieferscheine
    • Rücknahmen
    • Rechnungen
    • Gutschriften
    • Bestellungen

    Technische Einrichtung (für Administratoren)

    Die Funktion wird über eine mandantenabhängige Konfigurationsdatei (.ini) eingerichtet. Darin wird pro Modul die URL des jeweiligen Archivsystems hinterlegt. Als Platzhalter wird die modulspezifische Kennung (z. B. Vorgangsnummer, Kontaktnummer) verwendet, die beim Aufruf automatisch befüllt wird.

    Beispielstruktur der Konfigurationsdatei:

    [Modules]
projekte=     https://ihr-archivsystem.de/ #projektkennung#
kontakte=     https://ihr-archivsystem.de/ #kontaktnummer#
vertraege=    https://ihr-archivsystem.de/ #vertragsnummer#
tickets=      https://ihr-archivsystem.de/ #ticketid#
maschinen=    https://ihr-archivsystem.de/ #maschinennummer#
lizenzen=     https://ihr-archivsystem.de/ #maschinennummer#
identartikel= https://ihr-archivsystem.de/ #maschinennummer#
bestellungen= https://ihr-archivsystem.de/ #bestellnummer#
vorgaenge=    https://ihr-archivsystem.de/ #auftragsnummer#
aktivitaeten= https://ihr-archivsystem.de/ #aktivitaetennummer#

[Documents]
angebote=     https://ihr-archivsystem.de/ #belegnummer#
lieferscheine=https://ihr-archivsystem.de/ #belegnummer#
ruecknahmen=  https://ihr-archivsystem.de/ #belegnummer#
rechnungen=   https://ihr-archivsystem.de/ #belegnummer#
gutschriften=  https://ihr-archivsystem.de/ #belegnummer#
bestellungen= https://ihr-archivsystem.de/ #belegnummer#
    Die URLs werden durch die Adressen des bei Ihnen eingesetzten Archivsystems ersetzt

    Voraussetzungen

    • Concept Flex in einer aktuellen Version (Funktion wurde im Rahmen der aktuellen Pilotversion eingeführt)
    • Ein kompatibles Archivsystem mit Webviewer-Funktion (z. B. Concept DMS oder ein anderes DMS mit Weboberfläche)
    • Eingerichtete mandantenabhängige Konfigurationsdatei

    Benötigen Sie Unterstützung?

    Gerne unterstützen wir Sie bei der Einrichtung dieser Funktion in Ihrem System. Sprechen Sie uns einfach an – wir stellen Ihnen alle notwendigen Informationen zur Verfügung und begleiten Sie bei der Konfiguration.

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