Stammdaten
Als Basis für die zyklische Abrechnung von Mietmöbeln benötigt man einen Dienstleistungsartikel, welcher in nachfolgendem Beispiel mit der Artikelnummer 'Mietmoebel‘ im Artikelstamm angelegt wird. Die wichtigen Informationen können Sie der nachfolgenden Abbildung entnehmen:
Neben den Standarddaten ist die hervorgehobene Artikelart Allgemein von Wichtigkeit, damit ungewollte Komplikationen ausbleiben.
Zusatzvorgangsart
Weiterhin ist in den Zusatzvorgangsarten eine spezielle Eintragung für Mietmöbel zu hinterlegen. Es ist darauf zu achten dass der neue Schalter "Abonnement" aktiviert wird.
Vorgangsbearbeitung
Legen sie nun legen Sie nun einen neuen Vorgang mit der Zusatzvorgangsart "Mietmöbel" für einen Kunden an, diese Leistung in Anspruch nimmt und ordnen den definierten Artikel 'Mietmoebel‘ in den Positionen zu. Ergänzen Sie den abzurechnenden Mietpreis pro Abrechnungsperiode, Abrechnungsinformationen am Artikel und speichern Sie die Daten.
Möglicherweise kann die nachstehende Abbildung Anregungen für den inhaltlichen Aufbau geben:
Dieser definierte Vorgang wird nun als Grundlage für die Abrechnung herangezogen und darf nicht gelöscht werden. Sie können selbstverständlich aus organisatorischen oder statischen Gründen eine zuvor angelegte Zusatzvorgangsart hinterlegen und noch weitere wichtige Informationen, welche für den Kunden wichtig sind (z. B. Kundenbestellnummer oder Kopf- und Fusstexte) ergänzen.
Über die Modulfunktion ‚Abonnement‘ definiert man Optionen für die Berechnung:
Mittels der Abonnement – Aufgabenplanung hinterlegen Sie am Basis-Vorgang welche Informationen, zu welchem Zeitpunkt in einen Abrechnungsvorgang kopiert werden.
Bereich Optionen:
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Schalter „VK übernehmen“ |
Beeinflusst, ob der/die Verkaufspreis(e) in den Abrechnungsvorgang kopiert werden |
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Schalter „VK übernehmen“ |
Beeinflusst, ob der/die Einkaufspreis(e) in den Abrechnungsvorgang kopiert werden |
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Bearbeitungsstatus nach Anlage: |
Über das Drop-Down-Fenster können Sie Einträge wählen, welche im Vorgang vor eingestellt werden. Empfehlung: bestätigt |
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Auftrag bestellen |
Soweit Positionen bestellt werden sollten, betätigen Sie den Schalter. Die ist für die Mietmöbelabrechnung nicht notwendig |
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Bestellung sofort drucken |
Bei Aktivem Schalter Auftrag Bestellen Würden Direkt Nach Der Anlage Des Vorgangs Bestellungen für die Artikel erzeugt und gedruckt |
Bereich Aufgabendauer
Die Felder Begin: und Endet am: steuern den Zeitraum, in welchem Abrechnungen für Mietmöbel erfolgen sollen.
Bereich Aufgabenausführung
Über die dort aufgeführten Parameter definiert man die Abrechnungszeitpunkte, wann der Abrechnungsvorgang angelegt werden soll.
Für die Durchführung der Aufgabenplanungen wird eine sogenannte Automation mittels des Buttons "XML erzeugen" definiert. Als Bestätigung der XML-Datei erhält man nachstehenden Dialog, welchen Sie mit OK quittieren.
Wird diese Automation in die Windows Aufgabenplanung hinterlegt, erfolgt die automatische Erstellung des Abrechnungsvorgangs. Sollten Sie Hilfe bei der Definition in der Windows-Aufgabenplanung benötigen, wenden Sie sich an unseren Support.
Abrechnung der Mietmöbel-Vorgänge
Wenn ein neuer Abrechnungszeitpunkt erreicht ist und die Automation die definierten Mietmöbel-Vorgänge angelegt hat, wird in jedem Vorgang die Liefermengen für alle Positionen gesetzt, der Druckhaken für Rechnungen Sofort aktiviert und die Rechnung kann an den Kunden versandt werden.
Alle Mietmöbel-Vorgänge tragen im Feld "Grupppierungsnummer" die Referenznummer des Basisvorgangs. Anhand dieser Verbindung erkennt man u. a. über die Modulfunktion Nachkalkulation alle resultierenden Rechnungen bzw. Vorgänge, über welche die Abrechnung erfolgte.