1. Grundsätzliche Fragestellungen:
1.1. Wie schreibe ich einen Abschlag in Concept Office gut?
Die Gutschrift einer Abschlagsposition ist in Concept Office über einen Rechtsklick mit der Maus auf die ursprüngliche Abschlagsposition möglich.
Dadurch wird eine neue rote Betragszeile erzeugt, die den Gutschriftswert wiedergibt.
Danach wird die Position wie eine 2. Abschlagsrechnung abgerechnet. Die Abschlagsrechnungskorrektur enthält hierbei eine negative Rechnungssumme und gleicht den falschen Abschlag wieder aus.
Wurden bereits viele Storni gemacht, welche sich gegenseitig aufgehoben haben, kann dies beim Endunden auf der Schlussrechnung unschön aussehen. In diesem Falle kann man den Druck der Schlussrechnung etwas aufhübschen indem man die falschen Abschläge und deren Gutschriften ausblendet. Dafür aktivieren Sie den Haken ''In Schlussrechnung nicht anzeigen'' im Widget Abschläge.
Ein Sofortstorno der Abschlagsrechnung über das Modul Formulardruck ist auch möglich. Hierbei ist es jedoch sehr wichtig, dass der falsche Rechnungsbeleg UND der Stornobeleg in die Buchhaltung gegeben wird. Eine Durchführung sollte dann nur in Rücksprache mit der Buchhaltung erfolgen.
1.2. Wie und wann kann man ein
Sofortstorno durchführen
WICHTIG: Vor der Durchführung eines Sofortstorno in Concept Office abgeklärt worden sein, ob eine Durchführung für die Buchhaltung in
Ordnung ist. Falls ja, kann das Sofortstorno durchgeführt werden. Im täglichen Gebrauch ist das Gutschriftsverfahren stets vorzuziehen, da hier auch zu einem späteren Zeitpunkt alle Bewegungen nachvollziehbar sind.
Muss die Entscheidung doch einmal auf das Sofortstorno fallen, so kann Im Modul Formulardruck in der Registerkarte ''Anschriftenkorrektur/Sofortstorno'' das Storno erzeugt werden. Füllen Sie hierfür zunächst Ihre zu stornierende Rechnungsnummer ein. Per Klick auf den Button ''Daten anzeigen'' können Sie Rechnungsdetails wie z.B. die Adresse einblenden. Mithilfe Daten sollten Sie einmal prüfen ob es sich auch wirklich um die korrekte Rechnungsnummer handelt. Möchten Sie das Storno nun durchführen betätigen Sie bitte den Button ''stornieren''.
Soll eine Neuberechnung unter der selben Rechnungsnummer im Vorgang
erfolgen so ist die Abfrage, ob die stornierte Rechnungsnummer wiedervwerwendet werden soll, mit JA zu beantworten. Auf diese Weise
wird die Rechnungsnummer am Vorgang gespeichert und bei erneutem
Rechnungsdruck gezogen. Es entsteht also keine Lücke im Nummernkreis.
Bitte beachten Sie: Es muss im Anschluss unbedingt der falsche Ursprungsbeleg UND der Stornobeleg an die Buchhaltung gegeben werden. Eine Beschaffung eines Beleges im Nachgang ist sehr anspruchsvoll und auf jeden Fall zu vermeiden!
Hinweis: Wird nur eine kleine Anschriftskorrektur benötigt, kann die Adresse im Feld Anschrift/Daten angepasst und gespeichert werden.
1.3.
Kann ein gelöschter Beleg wieder hergestellt werden?
Ein per Sofortstorno gelöschter Beleg kann nicht wieder hergestellt werden. In der täglichen Praxis ist es von essenzieller Wichtigkeit, dass alle stornierten Belege und auch die Stornobelege exportiert und an die Buchhaltung übergeben werden.
Lösungsansätze im Notfall:
- Eventuell können die Belege erneut gedruckt werden. Ist der Vorgang / Gutschriftsvorgang in dem der gelöschte Beleg ursprünglich vorhanden war, noch auffindbar? Ist die ursprüngliche Belegnummer und das Druckdatum noch bekannt? Dann kann der ursprüngliche Beleg durch einen Neudruck wieder hergestellt werden.
- Gibt es evtl. eine E-Mail, welche den Beleg als Datei enthält?
Ansonsten kann der Beleg evtl. wieder über die SQL-Experten der Firma Wegscheider wieder hergestellt werden. Ein entsprechender Eingriff ist allerdings mit einem erheblichem Zeitaufwand verbunden!
1.4. Kann ein Abschlag teilgutgeschrieben werden?
Über die gewohnte Funktion ´´Abschlag gutschreiben´´ kann die Abschlagsgutschriftsposition, per rechtem Mausklick, angelegt werden:
Über den Stift in der Spalte Zahlungsbetrag kann nun ein anderer Betrag zur Gutschrift gewählt werden:
Sowohl der Betrag, wie auch der Prozentwert können überschrieben werden. Achtung! Am Betrag muss stets das Minus-Vorzeichen stehen bleiben, da nur so eine Abschlagsgutschrift erfolgen wird.
Im Anschluss kann die Abschlagsrechnungsgutschrift als zu fakturieren gekennzeichnet werden, indem Sie auf den Abschlagsstatus drücken.
Auf der Schlußrechnung gleichen sich die Abschlagszahlung und die Teilabschlagsgutschrift dann wertemäßig teilweise aus.
2. Hilfemaßnahmen für bereits falsch getätigte Gutschriften
2.1. Ein Vorgang wurde beim gutschreiben reaktiviert den man nicht reaktivieren wollte
Problementstehung und Erkennung:
Man möchte eine oder mehrere Positionen gutschreiben und reaktiviert versehentlich den Ursprungsvorgang. Im Ursprungsvorgang sind dann alle Positionen der Rechnung wieder auf geliefert gesetzt. Da diese aber zuvor schon berechnet wurden, entsteht eine Problemsituation.
Problemlösung:
Eine Lösung ist leider nicht mit Bordmitteln möglich. Die fraglichen Positionen müssen per SQL
wieder auf fakturiert gesetzt werden. Bei der Eingabe des SQL-Befehls unterstützt Sie gerne unser Support. Anbei ist ein Muster des benötigten Befehls.
2.2. Es wurde vergessen einen Vorgang zu reaktivieren und möchte das nun doch tun
Entstehung:
Man möchte eine Rechnung gutschreiben. Den Ursprungsvorgang soll anschließend neu berechne werden. Dabei vergisst man leider den Haken ´´Ursprungsvorgang reaktivieren´´ in Concept Office zu setzen.
Problemlösung:
Als Lösung legen Sie „pro Forma“ nochmal einen Gutschriftvorgang mit Bezug auf exakt die gleiche Rechnungsnummer in Concept Office an. Bei dieser Gutschriftsanlage markieren Sie nun den Schalter ''Ursprungsvorgang reaktivieren'' in der aufploppenden Abfrage. Anschließend löschen Sie den pro Forma angelegten Gutschriftsvorgang sofort wieder.
2.3. Es wurde ein Abschlag gemeinsam mit einem Artikel fakturiert
in diesem Fall ist die Auswahl an Lösungswegen gering. Mit Bordmitteln bietet sich hier lediglich das Sofortstorno als Lösung an - sofern dies für Ihre Buchhaltung eine Option ist. Ist dies nicht möglich, so kann eine Behebung lediglich noch per SQL durchgeführt werden. Die ´´echten´´ Positionen werden dann aus der Rechnung entfernt. Die nachfolgenden SQL-Befehle dienen hierfür als Muster. Sollte bei Ihnen eine Fehlerbehebung notwendig sein, kontaktieren Sie gerne unseren Support um Unterstützung zu erhalten.
Schritt 1: Entfernung der Fakturiermenge