Concept Office bietet mit den Modulen Aktivitäten, Kalender und Monatsansicht umfangreiche Funktionen zur effizienten Verwaltung von Aufgaben, Terminen und Kundeninteraktionen. Neue Aktivitäten können an verschiedenen Stellen von Concept Office angelegt werden. Je nach Anlage-Modul werden somit automatische Verknüpfungen hergestellt (Firma, Ansprechpartner, Vorgang, Projekt, etc.). Hierdurch entsteht im jeweiligen Module eine Historie und es kann jederzeit nachverfolgt werden, wann beispielsweise zuletzt am Kunden gearbeitet wurde oder wann man beispielsweise Angeboten nachtelefonieren sollte. Außerdem haben Sie jederzeit die Möglichkeit die Kalender Ihrer Kolleginnen und Kollegen zu sichten, um passende Terminvorschläge zu unterbreiten oder zu planen.

Durch die Outlook und Exchange Synchronisation werden Ihre Aktivitäten in Ihren Outlook / Exchange Kalender synchronisiert. Wenn Sie ebenfalls Concept Flex Hybrid im Einsatz haben, haben Sie auch dort Zugriff auf die genannten Module: 

Nachfolgend finden Sie eine detaillierte Übersicht der Hauptfunktionen.

Aktivitäten verwalten

• Erstellung von Aufgaben und Terminen:
  In Concept Office werden geplante Aufgaben oder Termine als Aktivitäten bezeichnet. Sie können Aktivitäten für sich selbst oder Ihr Team erstellen, um Kundenanfragen, interne Aufgaben oder Projekte zu organisieren.

• Unterscheidung zwischen Aufgaben und Terminen:
  Eine Aufgabe ist eine Aktivität ohne spezifische Uhrzeit, während ein Termin eine Aktivität mit festgelegter Uhrzeit darstellt. Bei der Erstellung einer Aktivität können Sie durch die Angabe einer Uhrzeit festlegen, ob es sich um eine Aufgabe oder einen Termin handelt.

• Verknüpfung mit anderen Modulen:
  Aktivitäten können mit Kunden, Projekten oder Dokumenten verknüpft werden, um alle relevanten Informationen zentral zu bündeln.

• Zuweisung an Mitarbeiter:
  Sie können Aktivitäten bestimmten Mitarbeitern oder Teams zuweisen, um Verantwortlichkeiten klar zu definieren und die Zusammenarbeit zu fördern.

• Statusverfolgung:
  Aktivitäten verfügen über verschiedene Statusoptionen wie „offen“, „in Bearbeitung“ oder „erledigt“, die Ihnen helfen, den Fortschritt und die Priorität von Aufgaben zu überwachen.

• Erinnerungen und Benachrichtigungen:
  Sie können Erinnerungen für Aktivitäten einstellen, um sicherzustellen, dass keine wichtigen Aufgaben oder Meetings übersehen werden.

Nutzung des Kalenders und der Monatsansicht

• Grafische Darstellung von Terminen und Aufgaben:
  Das Kalendermodul ermöglicht die grafische Darstellung aller erfassten Aktivitäten in verschiedenen Ansichten (Tages-, Wochen- oder Monatsansicht) und bietet die Möglichkeit, diese auszudrucken.

• Teamkalender und Monatsansichten:
  Der Kalender unterstützt Teamkalender und Monatsansichten, was die gemeinsame Planung und Koordination im Team erleichtert.

All diese Funktionen unterstützen Sie dabei, Ihre täglichen Aufgaben und Termine effizient zu organisieren und die Zusammenarbeit im Team zu verbessern.

Die genannten Module sind kostenpflichtig und erfordern die Lizenz "Vertriebssteuerung Active". Im Beitrag wurden eventuell Erweiterungen genannt, die ebenfalls kostenpflichtig sein können.

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