EDI - Wie kann ich einen neuen Lieferanten via EDI anschließen?

    Concept Office  unterstützt aktuell zwei Wege, wie Sie elektronisch (OEX-XML) bei Ihren Einrichtungslieferanten bestellen können:

    • Mit dem bisherigen Verfahren, mit Concept EDI
    • oder mit der neuen EDI-Integration.

    Falls Sie nicht wissen welches Verfahren bei Ihnen im Einsatz ist, können Sie dies einfach im Modul Bestellungen erkennen:


    Wenn der markierte Block "Übertragungsdaten" bei Ihnen angezeigt wird, ist die neue EDI-Integration bei Ihnen aktiviert. Wenn dieser Block nicht dargestellt wird, nutzen Sie das bisherige Verfahren via Concept EDI.


    Kurse und Präsentationen

    In der Präsentation Concept Office - Der EDI-Prozess erfahren Sie mehr über die EDI-Integration.

    Falls Sie Interesse an der neuen EDI-Integration haben, informieren Sie uns bitte via E-Mail an: support@wegscheider-os.de


    Voraussetzungen

    Die folgenden Schritte setzen voraus, dass die initiale Einrichtung von EDI bereits erfolgreich abgeschlossen ist und lediglich ein neuer Lieferant angebunden werden soll.

    Des weiteren müssen folgende Daten bekannt sein:

    • Welche EDI-Variante ist im Einsatz?
    • Welche Kundennummer haben Sie bei Ihrem Lieferanten?
    • Welche OEX-Version wird vom anzuschließenden Lieferanten unterstützt?
    • An welche zentrale E-Mail-Adresse sollen die Bestellungen versendet werden? (Alternativ: Wie lauten die Web-Service Zugangsdaten?)

    Unter Umständen sind weitere, durch den Lieferanten definierte, Besonderheiten zu beachten.


    Wichtige Verfahrenshinweise

    Bevor ein neuer Lieferant via EDI angeschlossen wird, muss der Zeitpunkt genauestens definiert werden. Besonders in der Anfangszeit ist es empfehlenswert, sich stetig untereinander auszutauschen.


    Concept DMS

    Wenn Sie Concept DMS im Einsatz haben, achten Sie bitte darauf dass die Mandantenkonfiguration 395 aktiviert ist.

    Nur darüber ist gewährleistet, dass die elektronisch ausgelöste Bestellung zusätzlich auch in pdf-Form im DokumentenManagementSystem archiviert wird.


    Hinterlegung der Daten...

    ... in Concept Office (für beide Varianten notwendig)

    Hinweis: Es wird davon ausgegangen, dass der anzuschließende Lieferant bereits in Concept Office als aktiver Lieferant angelegt ist und Bestellungen in Papierform bereits übermittelt / gedruckt werden können.


    Öffnen Sie in Concept Office im Modul "Firmen" den anzuschließenden Lieferanten und wechseln Sie in das Modul "Lieferantendaten":


    Befüllen Sie hier die Felder "Unsere Kundennummer" und "Ausgabeart Bestellung" mit den Werten, die Sie von Ihrem Lieferanten erhalten haben.


    ... auf Basis Concept EDI

    Die folgenden Schritte sind nur durchzuführen, wenn Sie die bisherige Variante via Concept EDI nutzen.
     

    Sobald Ihre Kundennummer und die Ausgabeart der Bestellung in Concept Office hinterlegt wurde, müssen Sie das Programm "Concept EDI" starten.

    Öffnen Sie über die Strukturansicht - Bereich "Administration" - das Modul "Hersteller".

    Klicken Sie auf den Button "Neu" und hinterlegen Sie möglichst alle angezeigten Felder.  Im Bereich "Versand" finden Sie das Feld Email, hier muss die vom Lieferanten genannte Bestell-E-Mail-Adresse hinterlegt werden. Die Felder URL, User und Passwort sind nur relevant, wenn Ihr Lieferant Bestellung via Web-Service verarbeiten kann.

    Darstellung Kommunikationsart "E-Mail"



    Bitte beachten Sie, dass diese Anlage für jedes Herstellerkürzel und für jedes alternative Herstellerkürzel wiederholt werden muss.

    ... auf Basis der neuen EDI-Integration

    Die folgenden Schritte sind nur durchzuführen, wenn Sie die neue EDI-Integration bereits nutzen.

    Lieferantenpflege

    Wenn Sie die EDI-Integration nutzen, wird im Firmen-Modul, Reiter Lieferantendaten,  zusätzlich den Bereich "Übertragungseinstellungen" eingeblendet. Hier müssen Sie die vom Lieferanten genannte Kommunikations-Art (z. B. E-Mail oder WebService) und die dazugehörigen Felder (E-Mail-Adresse oder URL / User / Passwort) hinterlegen.

    Für gewöhnlich wird das Feld "Übertragung" mit dem Wert Automation befüllt. Um diesen Wert zu überprüfen, können Sie einfach einen Lieferanten öffnen, bei dem Sie bereits elektronisch via EDI bestellen.

    E-Mail Einstellungen (Administration / E-Mail Einstellungen)

    Concept Office kann zwischen EDI und Nicht-EDI Bestellungen unterscheiden. Diese Einstellungen sind notwendig, um beispielsweise Nicht-EDI Bestellungen via Outlook zu versenden. Dies kann hilfreich sein, wenn Sie Ergänzungen im E-Mail-Text hinterlegen möchten.

    Da der E-Mail Text im EDI Umfeld durch Lieferanten nicht ausgewertet wird, würde an dieser Stelle hohes Fehlerpotential bestehen. EDI Bestellungen werden daher für gewöhnlich separat über einen SMTP-Server OHNE Vorlaufmaske versendet. Alle gewünschten Ergänzungen müssen im Modul Bestellungen (z. B. im Feld "Bestellinfo") hinterlegt werden. Neben dem geringeren Fehlerpotential hat dieser Weg den Vorteil, dass beispielsweise im Urlaubs- oder Krankheitsfall höhere Transparenz besteht, jede Mitarbeiterin / jeder Mitarbeiter hat über das Modul Bestellungen Einsicht über sämtliche bestellbezogene Informationen.

    Um zwischen einem EDI-Lieferanten und einem Nicht-EDI-Lieferanten unterscheiden zu können, gibt es im Modul "E-Mail-Einstellungen" 2 Einträge für die Dokumentenart Bestellungen:



    In diesem Beispiel ist Zeile 2 für alle Lieferanten gültig, der Versand erfolgt über den E-Mail-Client "Outlook" (= Nicht-EDI-Lieferanten).

    Zeile 1 ist nur für die "E-Mail-Einstellungsgruppe" EDI-OEX gültig und wird mit dem "E-Mail-Client" EDI versendet. Der E-Mail-Client-Name "EDI" kann in Ihrem System abweichend sein, diesen können Sie im Reiter "SMTP-Server" einsehen.

    Um einen neuen Lieferanten zur E-Mail-Einstellungsgruppe EDI hinzuzufügen, müssen Sie in den Reiter "Gruppen" wechseln. Dort sollte es bereits eine Gruppe "EDI" existieren, bestehende EDI-Lieferanten sollten hier bereits hinterlegt sein:



    Hinterlegen Sie über das Feld Firmennummer den neuen Lieferanten, verlassen Sie die Zeile und speichern Sie die Einstellung ab.

    Wenn Concept DMS im Einsatz: Drucksteuerung (Administration / Druckmanager)

    Um sicherzustellen dass alle generierten Bestellungen ebenfalls an das Archivsystem "Concept DMS" übertragen werden und kein zusätzlicher Ausdruck erfolgt, muss pro EDI-Lieferant zusätzlich ein eigener Eintrag im Druckmanager zum Bestellungs-Formular hinterlegt werden.


    Bei diesem Eintrag ist neben dem Formular, der Lieferant und der virtuelle Drucker "$Null" zuzuweisen.


    Unterstützung

    Gerne sind wir Ihnen bei der Einrichtung weiterer Lieferanten in Form von Dienstleistung behilflich, kontaktieren Sie im Bedarfsfall einfach unseren Support via E-Mail (support@wegscheider-os.de).

    Hilfereiche Angaben:
    • Welcher Lieferant (+ die obenstehenden Voraussetzungen)?
    • Welche EDI Variante wird aktuell verwendet (Concept EDI oder EDI Integration)?
    • Wird bei anderen Lieferanten bereits elektronisch bestellt?
    • Wird eine (Auffrischungs-) Schulung / Einweisung benötigt?
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