Der EDI Prozess mit Concept Office

    Die Präsentation gliedert sich insgesamt in 5 Bereiche:
    1. Einleitung und Grundlagen zum EDI Prozess
    2. Allgemeine Informationen
    3. Die neue EDI Integraiton (EDI 2.0)
    4. Die elektronische Auftragsbestätigung
    5. Die Funktion "Bestelländerung"


    Einleitung und Grundlagen zum EDI Prozess

    Der grundlegende und entscheidende Vorteil bei der Nutzung der Concept-Familie im Bereich des Geschäftsdatenaustauschs liegt in der hohen Geschwindigkeit der elektronischen Übertragung und der Vermeidung menschlicher Fehler bei der Übertragung von komplexen Informationen zwischen Fachhandel und Hersteller.

    Erst durch EDI der Concept-Familie wird es möglich, komplexe Geschäftsdaten interventionsfrei zwischen den Softwarelösungen aller beteiligten Partner auszutauschen.


    Im Video "Der EDI Prozess - Einleitung und Grundlagen" erhalten Sie grundlegende Informationen zum EDI Prozess in Concept Office. Unter anderem werden die folgenden Fragen und Antworten behandelt.


    Was ist der elektronische Bestelldatenaustausch?

    Neben der gängigen PDF wird eine für Maschinen lesbare XML-Datei im OEX-Format übermittelt. Hersteller und Concept Office verarbeiten dabei die XML-Datei, welche inhaltlich mit der PDF übereinstimmt.


    Wie findet die Übermittlung statt?

    Die Übertragung der Dateien kann via Webservice oder E-Mail durchgeführt werden.


    Ändert sich die Arbeitsweise beim Fachhandel?
    Die Bearbeitung von Bestellung ändert sich durch den Fachhändler nicht, die Arbeitsweise kann in den meisten Fällen beibehalten werden.

    Sämtliche Automatismen übernimmt Concept Office.


    Wie sieht der automatisierte Prozess aus?
      1. Fachhandel erzeugt OEX-Bestellung und übermittelt diese
      2. Hersteller sendet nach Erhalt der Bestellung eine Empfangsbestätigung
      3. Empfangsbestätigung wird in Concept Office eingelesen und bestätigt den erhalt der Bestellung
      4. Hersteller erzeugt OEX-Auftragsbestätigung und übermittelt diese
      5. Fachhandelt importiert die Auftragsbestätigung und sendet eine Empfangsbestätigung


    Welche Vorteile ergeben sich durch den elektronischen Bestelldatenaustausch?
    • Minimierung von Erfassungsfehlern.
    • Interne Abläufe bei Kunde und Händler reduzieren sich.
    • Viele manuelle Tätigkeiten entfallen.
    • Missverständnisse und Barrieren entfallen.
    • Automatisierung des Übertragungsvorgangs mit gesicherter Erreichbarkeit.
    • Erleichterung der Prüfung von Auftragsbestätigungen durch EAB-Rückführung.

    Weitere Informationen

    In der EDI-Herstellerübersicht haben Sie eine aktuelle Übersicht über sämtliche Hersteller, die nach unserem Kenntnissstand den elektronischen Bestelldatenaustausch im OEX-Format durchführen.



    Allgemeine Informationen

    Elektronische Bestellung
    Es ergibt sich innerhalb des Workflows eine maximale Rationalisierung. Zum Beispiel wird durch die elektronische Übermittlung eine Bestellung aus dem Fachhandel nahezu augenblicklich und fehlerfrei als Auftrag im System des Lieferanten oder Herstellers erfasst. Es entfallen klassische Laufzeiten wie der Postweg oder die aufwendige manuelle Erfassung von Aufträgen bei der Nutzung von E-Mail oder Fax. Ebenso erübrigt sich die aufwendige Bearbeitung von fehlerhaft erfassten Aufträgen. Der Mensch sollte bei der Nutzung von EDI der Concept Familie nur noch überwachende Funktion haben, um bei Fehlern oder Korrekturen, z.B. fehlerhaften Daten oder technischen Problemen, eingreifen zu können. Das Monitoring bietet hierfür umfassende Möglichkeiten, auf Fehler schnell und effizient zu reagieren.

    "Studien zufolge könnten durch elektronische Rechnungen anstelle von Papierrechnungen europaweit innerhalb von sechs Jahren rund 240 Mrd. € eingespart werden.

    Aus diesem Grund soll die elektronische Rechnungsstellung bis zum Jahr 2020 zum vorherrschenden Verfahren in Europa werden."

    Quelle: Die Europäische Union erklärt: Digitale Agenda für Europa / ISBN 978-92-79-41902-7


    Elektronische Auftragsbestätigung
    Einen weiteren Aspekt des verbesserten Geschäftsdatenaustauschs via EDI der Concept Familie stellt die elektronische Übermittlung der Auftragsbestätigung, kurz EAB, dar. Die Auftragsbestätigung enthält definierte Lieferbestimmungen, die vom Hersteller bei einer vorliegenden Bestellung mitgeteilt werden. Anhand der elektronischen Übermittlung wird nun automatisch geprüft, ob Kundenauftrag und die eigene Lieferantenbestellung fehlerfrei übereinstimmen. Durch die einheitliche Struktur der OFML®-Daten entfällt hier ebenfalls der zeitintensive, manuelle Abgleich einzelner Positionen aufgrund von Monitoring mit entsprechender Fehlerprotokollierung.

    Entscheidende Voraussetzungen für das kostengünstige Zusammenspiel der EDV-Systeme in Industrie und Handel sind hohe Datenqualität der Artikelstammdaten und ein Abgleich der Daten. Durch die hohe und sehr gute Verfügbarkeit und Pflege der OFML®-Daten besitzt die Branche einen elementaren Vorteil. Somit ist die Grundlage für die elektronische Bestellabwicklung längst geschaffen.

    Die neue EDI Integration (EDI 2.0)

    Im Video "Der EDI Prozess - Die neue EDI-Integration" erhalten Sie einen Einblick in das neue EDI2.0 Verfahren. Unter anderem werden die folgenden Fragen und Antworten behandelt.

    Was ist die neue EDI-Integration (EDI 2.0)?

    Sämtliche Daten können zentralisiert in Concept Office hinterlegt werden, ebenso erfolgt der Versand und Empfang direkt durch Concept Office, es ist kein separates Programm erforderlich.


    Welche Daten können am Lieferant hinterlegt werden?

    Am Lieferanten können die wiederkehrenden Daten gepflegt werden, hierzu gehören beispielsweise:

    • OEX-Version (2.1, 3.0 oder 3.1)
    • Übertragungsart (Webservice oder E-Mail)
    • Webservice Daten oder (Bestellungs) E-Mail-Adresse
    • Händlerportal


    Was hat sich im Modul Bestellungen verändert?

    Im Bestellungsmodul kann jederzeit der aktuelle Bestellungsstatus eingesehen werden:


    Die verschiedenen Übertragungsstatus wurden im vorherigen Beitrag bereits beschrieben.


    Muss die Ausgabeart und die E-Mail-Adresse bei jeder Bestellung hinterlegt werden?

    Sowohl die Ausgabeart wie auch die E-Mail-Adresse vererbt sich aus dem Lieferanten in die jeweilige Bestellung. Sie müssen diese Daten also nicht bei jeder Bestellung hinterlegen.  



    Die elektronische Auftragsbestätigung

    Im Video "elektronische Auftragsbestätigung" erhalten Sie einen Überblick über das Modul Herstellerauftragsbestätigungen. In diesem Modul werden die vom Lieferanten gesendeten und verarbeiteten elektronischen Auftragsbestätigungen (Format OEX-XML) optisch aufbereitet dargestellt. Durch verschiedene Symboliken und Farben können Sie schnell erkennen, wo es Unterschiede zwischen der Bestellung und der elektronischen Auftragsbestätigung gibt.


    Welche Daten werden verglichen?

    Alle Kopfinformationen (Adressen, Lieferinformationen, Gesamtpreis, etc.):


    Alle Positionsinformationen (Menge, Preis, Varianten, etc.):


    Kann aus dem Modul heraus Kontakt mit dem Hersteller aufgenommen werden?

    Es besteht die Möglichkeit, Bemerkungen an Positionen zu hinterlegen und diese an den Lieferanten zu übermitteln.


    Können die vom Hersteller übermittelten Angaben in das Bestellungsmodul übergeben werden?

    Ja, Sie können die Daten übernehmen. Sie haben vor der Übernahme die Möglichkeit zu entscheiden, welche Werte übernommen werden sollen.

    Diese Übernahmeoptionen können pro Lieferant hinterlegt werden.


    Einige meiner Lieferanten unterstützen nicht alle Angaben des OEX-Formates, kann ich die Einstellungen beeinflussen?

    In den Vergleichsoptionen kann pro Lieferant hinterlegt werden, welche Felder verglichen werden. Hierdurch kann beispielsweise der OFML-Langtext aus der Prüfung ausgeschlossen werden. Der Text wird weiterhin dargestellt, aber ohne farbliche Kennzeichnung.


    Ist das Modul „Herstellerauftragsbestätigungen“ kostenpflichtig?

    Bei dem Modul Herstellerauftragsbestätigungen handelt es sich um ein Zusatzmodul, weitere Informationen erhalten Sie von unserem Vertrieb.


    Weitere Informationen zum Modul "Hersteller Auftragsbestätigungen".



    Die Funktion "Bestelländerung"

    Im Video "Die Bestelländerung" erhalten Sie Informationen über den Ablauf der neuen Funktion "Bestelländerung" und weitere Informationen.


    Was ist die Funktion „Bestelländerung“?

    Im Idealfall wird die Funktion der Bestelländerung nicht benötigt. In er Praxis kommt es allerdings sehr häufig vor, dass nach der Bestellübermittlung noch gewisse Änderungen vorgenommen werden müssen (Endkunde möchte 2 statt 3 Artikeln, andere Konfigurationen, etc.).


    Weshalb gibt es die Funktion?

    Ohne die Funktion der Bestelländerung gibt es keine Möglichkeit, eine generierte Bestellung ohne Storno zu verändern. Ein Bestellstorno sorgt auf Lieferantenseite allerdings dazu, dass Produktions- oder Liefertermine eventuell verschoben werden.

    Die Funktion der Bestelländerung ermöglicht dem Fachhändler, nach vorheriger Rücksprache mit dem Lieferanten, gewisse Änderungen in den Modulen Bestellungen und Vorgängen durchzuführen. Die ursprüngliche Bestellung bleibt erhalten und es erfolgt eine Versionierung der Bestellung bzw. der Bestelländerung.


    Wird eine Bestelländerung im Format OEX übermittelt?

    Nein. Während der vorherigen Rücksprache mit dem Lieferanten, welche für gewöhnlich telefonisch erfolgt, prüft der Lieferant, ob Änderungen überhaupt noch möglich sind. Diese Prüfung erfolgt meist unmittelbar im Auftrag und der Lieferant bestätigt die Änderungen noch am Telefon.


    Weshalb muss ich die Daten in Concept Office überhaupt ändern?

    Viele Änderungen wirken sich beispielsweise auf Auswertungen und Statistiken aus. Außerdem können Folgeprozesse, wie z. B. die elektronische Auftragsbestätigung nur ordnungsgemäß funktionieren, wenn die Daten passend sind.


    Wie erhalte ich die Funktion der Bestelländerung?

    Die Bestelländerung kann ab Concept Office 7.0 freigeschaltet werden, ab Concept Office 8 wird die Funktion automatisch freigeschaltet. In beiden Fällen ist eine etwa 30minütige Schulung notwendig. 

    Veröffentlicht