Neben dem elektronischen Datenaustausch (Artikeldaten, Kundendaten) bietet Concept Office die Möglichkeit kundenseitige Bestellungen aus den branchenüblichen Shop-Systemen (Soennecken, PBS Deutschland, Simple System) als automatisierte Auftragsanlage zu importieren.
Die Anlage dieser "Kundenbestellungen" ist über die EDI-Schnittstelle Kundenbestellungen einlesen via FTP-Abruf oder E-Mail-Abruf individual durch den Admin steuerbar.
Anhand der händlerindividuellen Importkriterien können diese Shopaufträge nach Auftragseingangsart separat selektiert, bearbeitet und ausgewertet werden.
Folgend kann der Bestellprozess in Anhängigkeit der technischen Anbindung direkt zum Lieferanten oder über mögliche Lieferanten-Schnittstellen auf elektronischem Weg ausgelöst werden.
Die Bestellabwicklung kann sowohl manuell oder elektronisch durch die Datenbereitstellung des Lieferanten erfolgen. Hier unterstützt Concept Office die elektronische Belegverarbeitung der Lieferantenauftragsbestätigung , der Lieferrückmeldung (Streckengeschäft) und der Lieferantenrechnung im OpenTrans-Format.
Im Video "Der Soennecken Bestellprozess" werden folgende Schritte durchgeführt:
- Kundenbestellungen manuell einlesen*
- Bestellung erzeugen (Übernahme der relevanten Felder und Bestellung via OpenTrans-XML auslösen)
- Erzeugte Bestellung manuell über die EDI-Schnittstelle versenden*
- Lieferrückmeldung über EDI-Schnittstelle einlesen*
- Lieferantenrechnung über EDI-Schnittstelle einlesen*
- Lieferanten Rechnungen prüfen und Bestellmodul (Automatischer Frachtkosten-Artikel)
- Sichtung und Abschluss des Vorgangs