Ab dem 1. Januar 2025 ist es für Unternehmen in Deutschland verpflichtend, elektronische Rechnungen bei Geschäftstransaktionen mit öffentlichen Auftraggebern sowie zwischen Unternehmen zu empfangen respektive verarbeiten zu können. Wir erklären Ihnen, was dies konkret für Ihr Unternehmen bedeutet und welche Schritte notwendig sind, um diese Anforderungen problemlos zu erfüllen.
Der Kurs gliedert sich in zwei Abschnitte:
Für Kunden ohne DMS: Hier erfahren Sie, welche Weg wir Vorschlagen, um die E-Rechnungen rechtzeitig und korrekt zu verarbeiten.
Für DMS-Bestandskunden: Dieser Abschnitt richtet sich an Unternehmen, die bereits Kunden bei uns sind und nun erfahren, welche Anpassungen notwendig sind, um weiterhin gesetzeskonform zu agieren.
Machen Sie sich bereit, die neuen gesetzlichen Vorschriften einfach und effizient in Ihren Geschäftsalltag zu integrieren!
Allgemeine Infos
Die verpflichtende E-Rechnung wird ab dem 1. Januar 2025 für steuerbare und steuerpflichtige inländische B2B-Umsätze (Unternehmer an Unternehmer) eingeführt. Unter einer E-Rechnung versteht der Gesetzgeber eine Rechnung, die der europäischen Norm EN 16931 entspricht. Die in der Praxis bereits eingesetzten Formate ZUGFeRD 2.X und X-Rechnung entsprechen dieser Norm. Grundsätzlich ist bei der Betrachtung der E-Rechnungspflicht zwischen dem Versand und dem Empfang von E-Rechnungen zu unterscheiden.
Bitte beachten Sie, dass die Vorgaben der GOBD (zuvor GDPDU) bereits seit vielen Jahren die Verarbeitung von Rechnungen und auftragsrelevanten Daten regelt und dieser der E-Rechnungspflicht bereits verpflichtend vorausgehen.
Für den Empfang gilt:
Gemäß BMF-Schreiben:Ab dem 01.01.2025 ist der Empfang einer elektronischen Rechnung für alle inländischen Unternehmen verpflichtend.
Die Übergangsregelung ausgehend vom Versender ermöglicht die weitere Verarbeitung der Rechnung bis zum 31.12.2026 wie bisher (siehe BMF-Schreiben bzw. "Für den Versand gilt).
Für den Versand gilt:
Der Versand von E-Rechnungen in den Formaten X-Rechnung/ZUGFeRD ist bereits jetzt möglich. Bis einschließlich zum 31.12.2026 können weiterhin Papierrechnungen oder PDFs versendet werden. Darüber hinaus sind folgende Übergangsregelungen zu beachten:Ab dem 1. Januar 2027 müssen Unternehmen mit einem Vorjahresumsatz von mehr als 800.000 Euro im B2B-Bereich elektronische Rechnungen versenden. Unternehmen mit einem Vorjahresumsatz von weniger als 800.000 Euro dürfen noch bis zum 31. Dezember 2027 sonstige Rechnungen (Papier, PDF, etc.) ausstellen.
Ab dem 1. Januar 2028 müssen dann alle Unternehmen im B2B-Bereich E-Rechnungen versenden. Nach derzeitigem Stand kann das EDI-Verfahren (Electronic Data Interchange-Verfahren) auch über das Jahr 2028 hinaus genutzt werden kann, sofern dieses der Norm EN 16931 entspricht. Voraussetzung dafür ist, dass ab dem 1. Januar 2028 aus der EDI-Rechnung ein Meldedatensatz nach dem Umsatzsteuergesetz korrekt und vollständig extrahiert werden kann.
Die Möglichkeit, in der Einführungsphase auch eine andere Rechnung zu verwenden, bezieht sich nur auf Rechnungsstellung. Entscheidet sich der Rechnungsaussteller für eine elektronische Rechnung, muss der Rechnungsempfänger diese auch akzeptieren.
Neukunden
Gemeinsam mit unserem Partner Starke & Reichert stellen wir eine leichtgewichtige Lösung vor, welche die im Zuge des Wachstumschancengesetzes entstandenen Änderungen des §14 UstG berücksichtigt und eine gesetzeskonforme Verarbeitung ermöglicht.
Es gibt verschiedene Lösungen, welche die Anforderungen „Verarbeitung von E-Rechnungen“ abbilden können. Zum einen die DMS-Lösung „Concept DMS“ und zum anderen das neue „E-Rechnungsarchiv. Anbei eine kurze Übersicht:
|
E-Rechnungsarchiv |
Concept DMS small (Stufe 1 + 2) |
Concept DMS pro (Stufe 1 + 2) |
Max. Zeitgleiche Nutzer möglich |
2 |
7 |
Unbegrenzt |
Mandanten |
1 |
1 |
3 (erweiterbar) |
Schnittstelle zu CO-Datenbank |
Ja |
Ja |
Ja |
Dokumentenarten |
Nur Eingangs-Rechnungen (inkl. Mail) |
Alle |
Alle |
Erfüllt §14 UstG |
Ja |
Ja |
Ja |
Erfüllt GOBD (ehem. GDPDU) |
Nein |
Ja |
Ja |
Optimierte Darstellung von X-Rechnungen |
Ja |
Ja |
Ja |
Workflows |
Manuell |
Ja |
Ja |
Belegerkennung |
Nein |
Ja |
Ja |
OCR-Texterkennung |
2.500 ppm |
10.000 ppm |
Unbegrenzt |
Automatische Mailarchivierung |
Nein |
Ja |
Ja |
DMS-Bestandskunden
Damit Ihr Bestandssystem ebenfalls mit den neuen Anforderungen umgehen kann, sind ein paar Dinge zu tun. Vorgelagert werden wir einen kurzen Check vornehmen, in welchem wir bspw. prüfen, welche Datenbank- / DMS-Version eingesetzt wird. Danach wird das Vorgehen mit Ihnen gemeinsam besprochen.
Je nachdem, auf welcher Stufe bzw, mit welchen Bausteinen Sie arbeiten, sind einige Konfigurationseinstellungen zu setzen.
Bitte beachten Sie, dass einige Profile von trainierten Belegen nicht mehr benötigt werden, bzw. auf die Eingangsrechnungen anspringen können.
Auch Folgeprozesse wie eine Workflowbasierte Prüfung müssen u.U. angepasst werden.
Ausgehend von einer optimalen Ausgangssituation fallen für die Prüfung / Umsetzung der neuen Anforderungen ca. 4-5 Std. Aufwand an. Gerne erstellen wir Ihnen ein