Im Modul Vorgangsbearbeitung findet die Angebotserstellung und Auftragsabwicklung statt. Concept Office geht dabei als prozessorientierte Systemlösung folgenden Weg:
- Anfrage des Interessenten / Kunden beim Fachhändler
- Angebot des Fachhändlers an den Kunden
- Bestellung des Kunden beim Fachhändler
- Auftragsbestätigung des Fachhändlers an den Kunden
- Bestellung des Fachhändlers beim Hersteller
- Auftragsbestätigung des Herstellers an den Fachhändler
- Montageplanung und Avisierung an den Kunden
- Wareneingang verbuchen
- Lieferschein auslösen
- Rechnungsstellung
Folgende Varianten sind an der Stelle innerhalb des Ablaufs möglich.
- Der Kunde bestellt direkt bei Ihnen (nach), damit Wegfall der Punkte 1. u. 2.
- Die Auftragsbestätigung kann auch erst nach der Bestellung erfolgen.
- Für eine Montageplanung u. zur Kommissionierung kann im Punkt 7. ein Packzettel ausgelöst werden.
- Ein Rechnungsdruck erfordert im System keinen vorangegangenen
- Lieferscheindruck
- Concept Office unterstützt Abschlagsrechnungen, d.h. eine Rechnungsstellung ist bereits nach dem Punkt 4. Möglich.
Ansonsten ist es zu empfehlen sich an den Ablauf zu halten, denn dies erspart auf Dauer Mühe und Zeit, denn:
- ein Vorgang kann von einer beliebigen Person im System fortgeführt werden
- es ist über Statistiken u. Listen eine stetige Kontrolle der Abläufe möglich
- die Abwicklung läuft systemseitig nicht auf Fehler auf (z.B.: ist ein Lieferscheindruck auf eine bereits berechnete Position nicht mehr möglich u. auch unlogisch)