Concept Office bietet die Möglichkeit Gutschriften auszulösen und unterscheidet dabei in folgende Varianten:
- Fall 1: Es wird eine Gutschrift erstellt, um eine neue Rechnung aus dem System zu erzeugen.
- Fall 2: Der Kunde erhält einen Nachlassbetrag für eine Beschädigung.
- Fall 3: Der Kunde erhält eine Gutschrift, da er Ware zurückgibt.
In allen Fällen ist ein neuer Vorgang zu erstellen, klicken Sie hierzu im Vorgangsmodul auf den Button "Neu":
Fall 1: Es wird eine Gutschrift erstellt, um eine neue Rechnung aus dem System zu erzeugen.
Wählen Sie in der leeren Vorgangsakte zunächst die Vorgangsart „Rechnungskorrektur ohne Lagerbuchung“ aus.
Durch die Auswahl dieser Vorgangsart wird das Feld "Ref.-Rechn.-Nr." zur Bearbeitung freigegeben, tragen Sie dort die Rechnungsnummer ein, auf die sich die Gutschrift bezieht.
Hinterlegen Sie abschließend im Auswahlfeld "Zus.Vorg-art" (Zusatzvorgangsart) die Auswahl "Gutschrift auf Referenzrechnung", verlassen Sie das Feld und speichern Sie die Änderungen:
Daraufhin erscheint ein Fenster in welchem die folgenden Auswahlen getroffen werden müssen:
- "Ursprungsvorgang reaktivieren / neue Rechnung aus Ursprungsvorgang erzeugen"
- Auswahl der Zusatzvorgangsart Rechnungskorrektur: "Gutschrift auf Referenzrechnung"
Falls es sich bei dem ursprünglichen Vorgang um einen pCon.basket Vorgang handelte, erscheint nach dem Klick auf "OK" folgende Meldung: "Der Quellvorgang ist ein pCon.basket-Vorgang. Die pCon.basket-Daten können nicht anhand der Referenzrechnung wieder hergestellt werden. Kopieren Sie statt dessen den Quellvorgang mit 'Speichern unter'. Fortsetzen?". Sie können diese mit "Ja" bestätigen.
Wechseln Sie nach dem Speichern in den Vorgangs-Programmreiter "Positionen" und tragen Sie mit der Modulfunktion "Liefern" eine rückzunehmende Menge ein, wählen Sie hierzu im Fenster "Gutzuschreibende Menge eintragen" die Optionen:
- Rücknahmescheindruck freigeben
- alle Positionen
Achtung: Es dürfen keine Positionen aus dieser Positionsliste gelöscht werden. Die Rechnung muss komplett gutgeschrieben werden!
Erzeugen Sie abschließend im Programmreiter "Sonstiges" die "Korr.-Rech." (Korrekturrechnung) / die Gutschrift.
Der Ursprungsvorgang ist im System nun wieder geöffnet, und kann hinsichtlich Rechnungsadresse, VK, etc. verändert werden. Die erneute Rechnungsstellung ist dabei wie unter „Rechnung auslösen“ bereits beschrieben. Die ursprüngliche Rechnung und die dazugehörige Gutschrift sind ebenfalls im Programmreiter „Sonstiges“ einsehbar.
Fall 2: Der Kunde erhält einen Nachlassbetrag für eine Beschädigung.
Wählen Sie in der leeren Vorgangsakte zunächst die Vorgangsart „Rechnungskorrektur ohne Lagerbuchung“ aus.
Durch die Auswahl dieser Vorgangsart wird das Feld "Ref.-Rechn.-Nr." zur Bearbeitung freigegeben, tragen Sie dort die Rechnungsnummer ein, auf die sich die Gutschrift bezieht:
Beim Verlassen des Feldes und anschließendem Speicherns erscheint eine Optionen-Meldung, entfernen Sie dort die Haken bei:
- "Ursprungsvorgang reaktivieren / neue Rechnung aus Ursprungsvorgang erzeugen"
- und "Positionen übernehmen"
Begeben Sie sich in den Programmreiter „Positionen“, und öffnen mit den Modulfunktionen den pCon.basket.
Erfassen Sie dort einen manuellen Artikel mit dem entsprechenden Gutschriftswert auf die eigene Firma und Beenden Sie den pCon.basket.
Tragen Sie in der Positionsliste manuell die rückzunehmende Menge ein oder geben Sie mit der Modulfunktion "Liefern" den Rücknahmescheindruck für alle Positionen frei:
Im Programmreiter "Sonstiges" kann anschließend die "Korr.-Rech." (Korrekturrechnung) / Gutschrift erzeugt werden:
Die getätigte Gutschrift kann durch die Referenz am ursprünglichen Auftrag eingesehen werden, der Aufruf erfolgt im Reiter "Sonstiges", durch das Sternchen vor der Rechnungsnummer können Sie erkennen, dass dort mehrere Belege zur Verfügung stehen:
Fall 3: Der Kunde erhält eine Gutschrift, da er Ware zurückgibt.
Wählen Sie in der leeren Vorgangsakte zunächst die Vorgangsart „Rechnungskorrektur mit Lagerbuchung“ aus.
Durch die Auswahl dieser Vorgangsart wird das Feld "Ref.-Rechn.-Nr." zur Bearbeitung freigegeben, tragen Sie dort die Rechnungsnummer ein, auf die sich die Gutschrift bezieht:
Beim Verlassen des Feldes und anschließendem Speicherns erscheint eine Optionen-Meldung, hinterlegen Sie die Optionen wie folgt:
- Entfernen des Hakens bei "Ursprungsvorgang reaktivieren / neue Rechnung aus Ursprungsvorgang erzeugen"
- Hinzufügen des Hakens bei "Positionen übernehmen"
Falls es sich bei dem ursprünglichen Vorgang um einen pCon.basket Vorgang handelte, erscheint nach dem Klick auf "OK" folgende Meldung: "Der Quellvorgang ist ein pCon.basket-Vorgang. Die pCon.basket-Daten können nicht anhand der Referenzrechnung wieder hergestellt werden. Kopieren Sie statt dessen den Quellvorgang mit 'Speichern unter'. Fortsetzen?". Sie können diese mit "Ja" bestätigen.
Wechseln Sie nach dem Speichern in den Vorgangs-Programmreiter "Positionen" und löschen Sie alle Positionen heraus, die nicht zurückgenommen werden sollen. Tragen Sie bei den zurückzunehmenden Positionen in der Positionsliste manuell die rückzunehmende Menge ein oder geben Sie mit der Modulfunktion "Liefern" den Rücknahmescheindruck für alle Positionen frei:
Im Programmreiter "Sonstiges" kann anschließend die "Korr.-Rech." (Korrekturrechnung) / Gutschrift erzeugt werden:
Die getätigte Gutschrift kann durch die Referenz am ursprünglichen Auftrag eingesehen werden, der Aufruf erfolgt im Reiter "Sonstiges", durch das Sternchen vor der Rechnungsnummer können Sie erkennen, dass dort mehrere Belege zur Verfügung stehen: