Mögliche Anfragen bezüglich des Thema Abschlags in Concept Office:
1. Ich kann keinen Abschlag im Vorgang aufnehmen - es erscheint die Meldung, dass dem Vorgang kein Erlösartikel zugeordnet ist
Lösung: Möchte ein Nutzer das 1. mal einen Abschlag verwenden, so muss er zunächst einen Abschlagsartikel im Vorgang wählen. Inwieweit bereits ein Abschlagsartikel im Unternehmen angelegt wurde, lässt sich am besten per Nachfrage unter den Kollegen klären. Als einfache Lösung kann auch zunächst nach guten Suchbegriffen wie z.B. Anzahlung, Abschlag oder Abschlagsartikel gesucht werden. Die Auswahl des Abschlagsartikels erfolgt dann über diese Schaltfläche:
Sollte im jeweiligen Unternehmen noch kein Abschlagsartikel angelegt worden sein, kann dies nachgeholt werden. Ein
Abschlag wird in der Buchhaltung i.d.R. als besondere Kontenklasse
geführt. Daher ist es erforderlich, einen besonderen Artikel mit einer
entsprechenden Kontierung vorbereitet anzulegen.
Modul Artikelstamm starten
Artikelnummer wählen u. eine Kurzbezeichnung für die Suche eingeben:
Für die am Abschlagsartikel hinterlegten Texte für die Abschlags- und
Schlussrechnung können folgende Platzhalter benutzt werden:
- #Abschlagsbetrag#
- #BerechnungsbasisEk#
- #BerechnungsbasisVk#
- #Einkaufspreis#
- #InklKopfzuschlaege#
- #MarkiertePositionen#
- #Prozentsatz#
Der Abschlagsrechnungstext mit den entsprechenden
Platzhaltern muss im Langtext des Erlösartikels und der
Schlussrechnungstext in der Bezeichnung hinterlegt werden.
Kontierungsgruppe, Artikelart Allgemein u. Abschlagsklassifizierung hinterlegen:
Speichern. Bei einem neuen Vorgang kann der Abschlagsartikel nun entsprechend ausgewählt werden:
2. Es können plötzlich keine weiteren Abschläge mehr im Vorgang eingefügt werden
Lösung: Grund ist, dass alle Abschläge im Vorgang auf dem Status ´´Auszugleichen´´ stehen.
Die Lösung ist denkbar einfach: Man setzt den Status wieder z.B. auf fakturiert zurück und aktualisiert den Vorgang - schon kann man wieder Abschläge einfügen.
3. Wie kann ich einen Abschlag gutschreiben
Ein Abschlag kann per Klick mit der rechten Maustaste auf den Abschlag gutgeschrieben werden.
Dadurch wird eine neue rote Betragszeile erzeugt, die den Gutschriftswert wiedergibt:
Danach wird die Position wie eine Abschlagsrechnung behandelt.
Hinweise:
- Es ist auch möglich nur einen Teil des Abschlags gutzuschreiben. Dafür kann ganz einfach über den Stift der gewünschte Betrag zur Gutschrift eingetragen werden.
- Abschlagsrechnungen können auch über den Formulardruck storniert werden. In Punkto Nachvollziehbarkeit und Fehleranfälligkeit ist das offizielle Gutschriftsverfahren jedoch sehr zu bevorzugen
4. Es wurden versehentlich Positionen und ein Abschlag fakturiert
Beim
Auslösen des Rechnungsdrucks wird Concept Office eine Rückfrage an Sie
stellen, ob die Abschlagsrechnungen mit den Normalpositionen
zusammengeführt werden sollen:
--> Soll lediglich ein Abschlag fakturiert werden, ist hier Nein zu wählen, dann bleiben andere Positionen des Vorgangs unfakturiert
--> Soll eine Schlußrechnung geschrieben werden, ist hier eher ´´ja´´ zu wählen, da er dann die bereits bezahlten Abschläge mit den echten Positionen des Vorganges verrechnen möchte
Wurde sich beim berechnen der Abschlagszahlung verklickt und es wurden versehentlich der Abschlag UND echte Positionen fakturiert, liegt ein Problem vor. Die Rechnung kann dann NICHT per rechte Maustaste --> Abschlag gutschreiben, gutgeschrieben werden. Die schnellste und einfachste Lösung ist ein Sofortstorno des Beleges - in Rücksprache mit der Buchhaltung. Ist das Sofortstorno keine Option so verbleibt nur die Lösung per SQL.
5. Ich möchte einen prozentualen Abschlag auf einen Teil des Auftrags in Rechnung stellen. Kann dies Concept Office für mich berechnen?
Die Berechnung ist kein Problem. Markieren Sie hierbei zunächst die Positionen, welche für die Berechnung vorgesehen sind:
Starten Sie direkt danach den Abschlagswertkalkulator und klicken auf das Bedienfeld markierte Positionen einbeziehen:
Gehen Sie danach vor, wie oben bereits beschrieben. Die Ausgangsbasis für den Abschlag ist hierbei nun die Positionsmarkierung.
6. Ich muss nach Erstellung der Abschlagsrechnung den Kunden im Auftrag ändern. Ist das möglich?
Wenn man nach bereits erstellter Abschlagsrechnung den im Auftrag hinterlegten Kunden ändern muss, lässt sich das nicht direkt über das Wechseln der Firmennummer durchführen.
In diesem Fall erhält man nachfolgende Hinweismeldung:
Hintergrund ist, dass der Auftrag auf "teilberechnet" steht.
Gleiches gilt auch, wenn zu einer Abschlagsrechnung bereits eine Abschlagsrechnungskorrektur vorhanden ist. Auch in der Konstellation kann man nicht einfach die Firmennummer auf einen abweichenden Kunden umschreiben.
In Fällen wie diesen, kann man nur den oder die bereits vorhandenen Abschlagsrechnungsbeleg(e) über den Sofortstorno stornieren.
Dabei sind zwei Punkte zu beachten:
1. vor dem Storno immer Rücksprache mit der Buchhaltung nehmen
2. sofern ein DokumentenManagemenSystem angeschlossen ist, sollte die stornierte Belegnummer nicht wiederverwendet werden