Im täglichen Arbeiten geht heute ein hoher Anteil der Dokumente durch die Hände der Mitarbeiter. Die Ablage in elektronischer Form gibt es Stand Heute bereits. Eine Vielzahl an Outlookpostfachordnern oder eine tiefgreifende Verzeichnisstruktur am Server sind Hilfsmittel, um Informationen verfügbar zu halten. Parallel dazu ist eine Abla-gestruktur etabliert, in sogenannter Vorgangsordner. Dieser beinhaltet die meist elektronisch erhaltenen Doku-mente in ausgedruckter Form. Befindet man sich gedanklich vor dem Aktenschrank, so erfolgt der Zugriff auf einer dieser Vorgangsordner alle 5 – 30 Minuten, in Abhängigkeit zur Mitarbeiteranzahl. Die Mappen stapeln sich auf den Schreibtischen, und Notizzettel sind oft an allen Stellen des Monitors oder am Dokument selbst positioniert.

Die Kontrolle und Bearbeitung erfolgt im Schwerpunkt auf dem Schreibtisch. Dokumente werden kommentiert, gescannt, gedruckt, gefaxt. Einige Bestellungen gehen auch schon direkt zum Hersteller per Mail.

Bereits heute werden Dokumente stark frequentiert elektronisch abgelegt. Die Dokumente werden gescannt, aus einem Verzeichnis „gefischt“ und beispielsweise in einem Vorgangsordner am Server abgelegt. Parallel dazu wird in Concept Office der zugrundeliegende Vorgang bearbeitet. Um nun das Nutzen in eine zentrale Lösung zu schaf-fen, sollte maßgeblich auf anstrengende Umdenkprozesse verzichtet werden. Das Verfahren sollte einfach gewählt werden um den täglichen Arbeitsprozess erleichtern.

Mit Concept DMS können Dokumente per Drag & Drop abgelegt werden. Im Mailpostfach liegt beispielsweise die Herstellerauftragsbestätigung zu einer Bestellung vor. Durch ein einfaches Ziehen und Ablegen auf den Vorgang in Concept Office erfolgt die Ablage & Bearbeitung. Die Mail kann nun entweder gelöscht werden, oder in ein Mailar-chiv wandern. Wahlweise entscheidet hierbei das Unternehmen darüber. Selbstverständlich geht dies mit allen erzeugten und erhaltenen Dokumententypen.

Im Umkehrschluss lassen sich per Knopfdruck im Vorgang alle zugehörigen Dokumente öffnen. Mit einem geziel-ten Klick kann das betreffende Dokument weiterbearbeitet werden. Die gleiche Verfahrensweise gibt es auch für vorgangsunabhängige Dokumente wie z.B. Preislisten, Kostenrechnungen, Stromrechnungen, Verträge. Diese werde in Kontext der Firma abgelegt.

Dieser Leitfaden beschreibt die Bedienung im täglichen Geschäft anhand von Beispielen.

Grundsätzliches zur Dokumentenarchivierung

Wie archiviere ich Dokumente?

Wo finde ich die zugehörigen Dokumente wieder

Druck, Bearbeitung, Kommentierung, Weitergabe und Wiedervorlagen

Vorbereitungen und Einstellungen