In diesem Abschnitt finden Sie Antworten auf wichtige Fragen, welche Berücksichtigung in der Arbeitsweise finden sollte.
Automatische Archivierung
Die Archivierung wird automatisch durch eine der beiden Befehle „Drucken“ oder „eMail senden“ ausgelöst:
Die nachfolgenden Dokumententypen sind derzeit für eine Archivablage automatisch aktiviert:
- Angebot
- Auftragsbestätigung
- Lieferavis
- Lieferschein & Packzettel
- Rechnung
- Gutschrift
- Vertragsrechnung
- Vertragsgutschrift
- Lieferantenbestellung
- Lieferantenbestellstorno
Die Archivierung wird automatisch ausgelöst durch die Befehle Drucken oder Mail senden. Es bedarf hierbei keinerlei manuellen Eingriff.
Manuelle Dokumentenzuführung
Im Prinzip kann jeder Dateityp archiviert werden. Für die nachfolgenden Typen gibt es zusätzlich eine integrierte Vorschau, damit schnell das benötige Dokument identifiziert werden kann:
- Mails & Anlagen
- PDF-Dateien (z.B. der unterschriebene Lieferschein, eine Eingangsrechnung, Planungsergebnisse)
- Worddateien / Excel / Powerpoint
- Bilder / Fotos
Ausnahme aus praktischer und technischer Sicht bilden hierbei sogenannte DWG-Dateien. Dateien mit großem Umfang sollten ebenfalls gemieden werden (Beispielsweise Videos oder hochauflösende Bilder mit einem Volumen über 10 MB). Hier bietet sich aufgrund der Geschwindigkeitsvorteile eine Ablage in einer Verzeichnisstruktur an.
Welche DMS-Programme benötige ich zur täglichen Arbeit?
Das am meiste genutzte Programm in Concept DMS ist der DMS-Viewer. Dieser bietet alle Möglichkeiten hinsichtlich der Anzeige und Bearbeitung von Dokumenten an:
Darüber hinaus wird das DMS-Scanmodul in Fällen einer Belegerkennung eingesetzt: