Wie archiviere ich Dokumente?

    Überblick der Möglichkeiten

    Es gibt hier vier verschiedene Ablagemöglichkeiten, jeweils dem Kontext entsprechend.
    1. Ablage im Kontext eines Vorgangs, beispielsweise die Kundenanfrage
    2. Ablage im Kontext einer Firma, beispielsweise eine Lieferantenpreisliste
    3. Direktes Archivieren eines Dokuments per Mauskontext, beispielsweise für eine Kostenrechnung
    4. Das Ablegen einer neuen Dokumentenversion auf ein bestehendes Dokument, beispielsweise den unter-schriebenen Lieferschein
    5. Archivierung über das Addin in Microsoft Outlook®, Word® und Excel®


    Dokumentenablage im Kontext eines Vorgangs

    1. Sie legen hierzu einen Vorgang in Concept Office an.
    2. Die Mail oder das entsprechende Dokument wird per Drag & Drop (=Ziehen und Ablegen) mit der Maus auf das Concept DMS Logo im Concept Office Vorgangsmodul (Reiter Kopfdaten) gezogen.

      Abbildung 1: Archivierung einer Mail
    3. Dadurch öffnet sich die Indexanfrage und stellt bereits alle relevante Daten für Sie im Kontext des Vorgangs ein. Wählen Sie die passende Dokumentenart.  Im Stichwort können Sie noch textuell Ergänzungen anfügen:

      Verschlagwortungsdialog der Mail
    4.  Mit Okay wird das Dokument gespeichert.


    Dokumentenablage von allgemeinen Dokumenten ohne Kontext zu Concept Office

    1. Mit einem Rechtsklick auf die betreffende Datei gibt es einen Befehl „Senden an“, dort kann "DMS" ausgewählt werden:

      Archivierung mittels der Windowsfunktion Senden an
    2. Dadurch öffnet sich die Indexanfrage. Tragen Sie nun die zugehörigen Stammdaten wie die Firmennummer ein. Bei einer Rechnung sollten vor allem auch die Rechnungsnummer und das Rechnungsdatum eingetragen werden. Mit dem Knopf Vorschau am unteren Ende der Indexmaske können Sie sich das gerade im Archivierungsprozess befindliche Dokument ansehen: 

      Indizierung der Datei mittels 'Senden an'
    3. Mit Okay wird das Dokument gespeichert.

    Die Archivierung über Concept Office liefert automatisch alle kontextbezogenen Informationen. Beispielsweise werden die Adressdaten und Vorgangsnummern automatisch eingetragen. Sehr vorteilhaft!


    Versionierung und Ablage direkt im DMS-Viewer

    1. Der DMS-Viewer muss gestartet sein. Der Originallieferschein wird in der Anzeige geöffnet. Nähere Informationen zum Suchen und Auffinden von Dokumenten finden Sie im nachfolgendem Abschnitt. Durch Ziehen und Ablegen des unterschriebenen Lieferscheins auf das Originaldokument öffnet sich ein Fenster, welches eine neue Version anbietet:

      Bestätigen Sie die Meldung mit der Auswahl "neue Version erzeugen". Mit diesem Schritt erfolgt auch die Archivierung. Das Originaldokument wird hierüber nicht gelöscht. Es wird lediglich eine neue Version erzeugt. Dadurch ergibt sich eine Dokumentenhistorie, welche es erlaubt alle Varianten auch nachträglich einzusehen
    2. Über den Versionsinformationsknopf (weißes "i" auf blauen Hintergrund) in der oberen Leiste können Sie dabei jederzeit zwischen dem Blanko-Lieferschein und dem unterschriebenen Exemplar in der Darstellung wechseln:

      DMS Versionsansicht
    3. Es macht einen Unterschied, ob Sie auf ein bestehendes Dokument archivieren, oder das Dokument einfach daneben (im DMS-Viewer) ablegen. Im zweiten Fall wird einfach ein neues Dokument archiviert, ohne Bezug zum aktuell geladenen Dokument.
    Die Ablage als neue Version sollte nur dann durchgeführt werden, wenn es sich um das gleiche Dokument handelt.


    Archivierung über das Mail- Outlook- u. Word – Addin.

    1. In Word und Excel ist ein direktes Archivieren ebenfalls integriert. Klicken Sie hierzu im Reiter Add-Ins auf „DMS“:

      Falls Sie das Dokument noch nicht gespeichert hatten, wird ein Zwischenspeichern angefordert. Das er-zeugte Dokument kann nach erfolgter und „erfolgreicher“ Archivierung gelöscht werden. Die weitere Be-arbeitung erfolgt dann direkt über den Menüpunkt „Bearbeiten“ im DMS-Viewer. (Siehe Bearbeitung von Dokumenten)
    2. Über den Aufruf DMS fordert das System eine Zuordnung des Dokuments an, hinterlegen Sie dort die relevanten Informationen (Dokumentenart, Bibliothekstyp, Suchbegriff, Belegdatum, etc.):
    3. Abweichend davon gibt es bei Outlook zwei „besondere Funktionen“:
      Sie müssen selbstverständlich keinen Speicherort für die Mails auswählen. Damit Sie trotzdem eine Übersicht haben, welche Mail bereits archiviert wurde, kennzeichnet die grüne Kategorie „DMS“ eine erfolgte Archivierung:
    4. Zusätzlich kann auch nur der Mailanhang archiviert werden. Wählen Sie hierzu im Reiter Add-Ins die Funktion "Anhang":

      Und wählen Sie anschließend den Anhang im Dropdown-Feld aus:
    Veröffentlicht