Wo finde ich die zugehörigen Dokumente wieder

    Es gibt zwei Verfahrensweisen, um auf Dokumente zuzugreifen.
    1. Sie befinden sich gerade in einem Concept Office Vorgang oder in einer  Concept Office Firma und starten den Archivaufruf
    2. Sie starten den Concept DMS Viewer welcher sich als Icon auf dem Desktop befindet

    Aufruf aus Concept Office

    Der Vorteil der ersten Variante ist es, dass die Dokumente automatisch unter dem Kontext gefiltert werden. D.h. befinde ich mich in einem Auftrag, zeigt mir das System alle Dokumente gefiltert auf den Auftrag an.
    Die zweite Variante macht Sinn, wenn Sie etwas Recherchieren möchten, oder kein Kontext zu Concept Office existiert. Beispielsweise macht es keinen Sinn, für jeden Lieferanten eine Firma in Concept Office anzulegen. Tankquittungen, Reisekostenabrechnungen, Dokumentenvorlagen etc. sucht man besser direkt über den Viewer über den jeweiligen Dokumententyp.
    Im nachfolgenden finden Sie beide Varianten in der Bedienung erklärt.

    Variante 1: Aufruf aus dem Vorgang oder aus der Firma

    1. Durch den Klick auf „archivierte Dokumente zum Vorgang“ im Concept Office Vorgangskopf oder durch den Klick auf "Archivierte Dokumente" in der Concept Office Firmen-Eingabe-Maske startet automatisch der DMS Viewer und lädt alle zugehörigen Dokumente. Im Firmenkontext werden alle Dokumente geliefert, welche der Firma zugeordnet sind. Aus dem Vorgang heraus wiederum werden nur die Dokumente zum aktuellen Auftrag angezeigt.
    2. Über den geladenen Viewer können Sie nun die  "Suchergebnisse" auswählen und diese im Programmbereich "Dokumentenansicht" sichten:

    Das erste Starten des DMS Viewer dauert in der Regel einige Sekunden. Falls Sie intensiv damit arbeiten, macht es Sinn diesen gestartet und minimiert am Computer laufen zu lassen. Beim erneuten Zugriff auf die Dokumente aus einem anderen Vorgang sind die Anzeigezeiten dadurch deutlich verkürzt.


    Variante 2: Aufruf und Suche der Dokumente direkt aus dem Viewer

    1. Starten Sie den DMS Viewer auf dem Desktop
    2. Es öffnen sich im Programm verschiedene Fenster, drei der relevantesten Fenster sind:
      1. Die Sucheingabe
      2. Das Suchergebnis
      3. Die Dokumentenansicht
    Über den Menüeintrag  "Fenster anzeigen" können Sie die oben genannten Fenster aktivieren, falls diese versehentlich geschlossen wurden.


    Suche über den DMS-Viewer

    Die Indexsuche unterstützt Sie, Suchergebnisse einzuschränken. Durch einen Klick auf ein bestehendes Dokument zeigt das System zudem immer an, welche Indexwerte dem aktuellen Dokument zugeordnet sind:

    Möchten Sie beispielsweise eine Kundenbestellung suchen, ändern Sie zunächst die Dokumentenart auf „Kundenbestellung“:

    Klicken Sie nun auf den Knopf "Suchen" erscheint ein Warnhinweis, dass nun alle Dokumente in der Ergebnisliste aufgeführt werden. Die Ergebnisliste lässt sich nun über einen Suchfilter einschränken. Die Aktivierung des Filters finden Sie im Abschnitt "Vorbereitungen und Einstellungen".

    Da die Suchergebnisse jedoch über einen längeren Nutzungszeitrahmen sehr umfangreich sind und auch auf Kosten der Performance gehen, empfiehlt es sich noch einen Indexwert zuzuordnen, beispielsweise den Firmennamen "schmitz":

    Durch die Nutzung der Lupe am Ende der Suchfelder greifen Sie auf die Stammdaten von Concept Office zu:

    Die folgenden Felder werden hierdurch automatisch gefüllt:
    • Firmennummer
    • Kurzname
    • Name
    • Ort
    • PLZ
    • Straße
    • ...

    Über den Knopf Suchen am unteren Ende erhalten Sie dann ein passendes Suchergebnis und können das einzelne Dokument selektieren.
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