Jedes Dokument lässt sich über den DMS-Viewer betrachten. Darauf basierend lassen sich verschiedene, dem Einsatzzweck gerechte Werkzeuge starten, die eine Kommentierung, aber auch Nachbearbeitung erlauben. In allen Fällen wird jedoch NIEMALS das Originaldokument verändert!

Drucken und Öffnen des Originaldokuments

Durch Drücken auf "Ausführen" öffnet sich das Dokument im Urzustand in der jeweils dafür vorgesehenen Anwendung. Beispielsweise wird bei einer Mail das Dokument im Outlook geöffnet, eine PDf-Datei öffnet sich im PDF-Programm.

Möchten Sie das Dokument ausdrucken, können Sie das direkt über den Knopf Drucken.

Bearbeitung von Dokumenten

Durch das Klicken auf die Schaltfläche "Bearbeiten" erfolgt zunächst eine temporäre Speicherung auf einem von Ihnen vorgegebenen Verzeichnis. Wenn Sie mit der Bearbeitung fertig sind, erscheint folgende Nachfrage:

"Sie haben die Bearbeitung des Dokumentes ... beendet. Wollen Sie die Änderungen übernehmen? Bei Ja wird das Dokument eingecheckt und eine neue Version erzeugt. Bei Nein bleibt das Dokument ausgecheckt. Bei Rückgängig gehen alle Änderungen verloren."

Mit einem Klick auf die Schaltfläche ‚Ja‘ wird die neue Version des Dokuments abgespeichert und in das Archiv zurückgeführt, sowie die temporär angelegte Kopie wieder entfernt. Das System kennzeichnet im Suchergebnis zukünftig, dass es mehrere Versionen des Dokuments existieren, wobei standardmäßig immer der letzte Bearbeitungsstand in der Dokumentenansicht angezeigt wird. Die erscheinende Symbolik, wie in nachstehender Abbildung zu sehen, verdeutlicht, dass es mehrere Dokumentenversionen gibt:

Über die Info-Schaltfläche (weißes "i" auf blauen Hintergrund) lassen sich alle vorherigen Dokumentenversionen aufrufen.

Die Bearbeitung von Dokumenten ist nur dann möglich, wenn auch das Originaldokument eine Bearbeitung zulässt. Eine PDF-Datei ist beispielsweise nur begrenzt nachbearbeitbar.

Einzelne Seiten Hinzufügen oder Entfernen

Die übermittelten Dokumente bedürfen unter Umständen noch eine Nachbearbeitung. Diese können Sie über die Funktionen aus dem Menü durchführen.

Darüber ist es möglich, einzelne Seiten mit den Funktionen "Seite drehen links / rechts" zu drehen:

Mit der Funktion "Zusammenstellen" können zudem weitere Seiten hinzugefügt oder auch entfernt werden:

Kommentierungen von Belegen

Im Tagesgeschäft findet häufig die Bearbeitung in Form einer Kontrolle von Dokumenten statt.

Sie möchten einige Vermerke direkt im Dokument tätigen
Sie möchten eine Notiz zum Dokument anlegen

Da eine ausführliche Beschreibung den Rahmen sprengen würde finden Sie hier einen Auszug der häufigsten Kommentierungsmöglichkeiten dargestellt. Mehr Informationen finden Sie im Benutzerhandbuch, welches sich im Programmverzeichnis der Software befindet.

Durch diese Werkzeuge ist es praktisch möglich direkt am Bildschirm eine PDF-Datei nachzubearbeiten und zu kommentieren. Zunächst erfolgt der Aufruf des zu bearbeitenden Dokuments, hier am Beispiel einer Lieferantenauftragsbestätigung.

Originaldokument ohne Kommentierung:

Kommentierungen einfügen:

Kommentarverlauf:

Im Prinzip arbeiten Sie mit der Layerfunktion nie auf dem Orginaldokument. Diese funktioniert eher wie eine Folie bei einem Overheadprojektor. Die getätigten Kommentierungen finden Sie rechts im Verlauf des Dokuments dargestellt, solange sich das Dokument in Bearbeitung befindet. Dort können Sie auch mit einem Klick auf die jeweilige Kommentierung diese im Dokument nachjustieren oder durch die ENTF-Taste wieder löschen. Beim Speichern wird der Vermerk auf dem Dokument angezeigt. Sie können jederzeit die Layerbearbeitung erneut aufrufen und die Kommentierungen ändern oder löschen.

Die Kommentierungen lassen sich über den Knopf "Layer" unsichtbar schalten.

Natürlich gibt es auch die Möglichkeit eine Notiz zum Dokument abzulegen, ähnlich wie bei einem Post It®. In diesem Fall klicken Sie beim Dokument auf das Symbol mit dem Stift und gelben Notizzettel (

). Sofort öffnet sich der Editor für die Erfassung einer Notiz, welche erlaubt, umfangreiche Informationen zu erfassen, ändern oder auch zu löschen:

Notizfenster

Notizen und Kommentierungen werden auch bei der Weitergabe von Dokumenten für Kollegen sichtbar.

Weitergabe von Dokumenten

Hier sind prinzipiell zwei Varianten vorgesehen.

Dokument wird in kommentierter Variante per Mail versendet.
Hierzu kann der blaue Button mit dem E-Mail Symbol verwendet werden.
Hierbei öffnet sich Outlook und die PDF-Datei wird automatisch in die Anlage gepackt. Sie können so die Datei an beispielsweise an Ihre Lieferanten oder Kunden senden.
Interne Weiterleitung im Unternehmen an einen anderen Mitarbeiter.
Hierzu kann das E-Mail Symbol mit dem grünen Pfeil verwendet werden.
In diesem Fall wird das Dokument als Aufgabe an den oder die gewählten Mitarbeiter übermittelt:

Dokument senden an
Der Empfänger erhält daraufhin eine Prüfaufforderung "Empfangenes Dokument von Benutzer ..." mit den Optionen das Dokument anzuzeigen, eine Wiedervorlage zu erstellen oder das Fenster zu schließen:

Über diese Variante ist es auch möglich mehrere Mitarbeiter in die Prüfaufforderung mit einzubeziehen, Sie können sich ebenfalls das Dokument zeitversetzt zusenden!

Wiedervorlage

Das Wiedervorlagensystem in Concept DMS unterstützt Sie in der Nachverfolgung wichtiger Korrespondenz und unterstützt somit auch beispielsweise die Angebots- u. Auftragsbearbeitung.

Wiedervorlage setzen
Der häufigste Grund für eine Wiedervorlage stellt das Fehlen von Informationen dar, oder man möchte die Bearbeitung zu einen späteren Zeitpunkt fortsetzen. Daher ist es wichtig, das Nachverfolgen „auf dem Schirm“ zu halten. Über die Schaltfläche Wiedervorlage in der Dokumentenansicht öffnet sich die Wiedervorlagenfunktion, welche es erlaubt eine Erinnerung für Ihr gerade gezeigtes Dokument zu aktivieren:
So erinnert Sie Concept DMS
Im Tagesgeschäft werden sie zu Wiedervorlagen auf unterschiedliche Art Aufmerksam gemacht. Die Mitarbeiter, welche stetig am System beschäftigt sind, erhalten automatisch am Bildschirm entsprechende Erinnerungen. Nun kann man sich über Anzeigen das Dokument entsprechend einblenden, über Wiedervorlage eine neue Terminerinnerung setzen:
Meine Terminliste
Alle Dokumente mit Terminerinnerung lassen sich zusätzlich über die Terminliste anzeigen. So haben Sie immer einen Überblick zu fälligen Themen:

Die Terminliste kann im gestarteten DMS Viewer mit dem Button "... aktuelle Termine" (unten mittig) geöffnet werden.

Workflows

Workflows im DMS sind klar vorgegebene Abläufe für Dokumente. Der Unterschied zu reinen Wiedervorlagen liegt maßgeblich an den nachfolgenden Kriterien:

Terminiert – Dokumente unterliegen einer Frist
Personenorientiert – Dokumente gehen an vorbestimmte Personen(kreise) und Verantwortliche
Gleichartig – Die Dokumentenarten sind vom selben Typ (Beispiel Eingangsrechnungen)

Nur unter den oben genannten Kriterien lassen sich auch sinnvoll Workflows administrieren. Die Einrichtung der Workflows ist gut in der Softwaredokumentation beschrieben, daher wird nachfolgend nur das tägliche Arbeiten kurz beschrieben.

Mögliches Szenario: Das Unternehmen verarbeitet zentral Rechnungen und gibt diese Fallweise weiter an die Sachbearbeitung oder eine andere Personengruppe (oder auch eine einzelne Person). Dabei wird das Dokument zunächst über das Scanmodul mit klaren Zuordnungen versehen. Dieser Schritt findet i.d.R. vorher über das Scan-modul statt und ist hier NICHT beschrieben:

Die Rechnungen werden nach Archivierung zentral bei berechtigten Personen zur Prüfung angeboten. Diese können nun über definierte Aktionsbuttons die Rechnung entweder annehmen oder zur Entscheidung an Dritte weiterleiten, welche diese Rechnungen wiederum in einer eigenen Liste angezeigt bekommen. Die Wege des Dokuments bleiben so immer 100% nachvollziehbar und transparent. Überfällige Dokumente können zudem eskalieren, d.h. an eine vorgesetzte Stelle gemeldet werden:

Die oben genannte Beschreibung bezieht sich auf ein Beispiel. Wie die Workflows in Ihrem Unternehmen eingesetzt werden, wird durch das interne verantwortliche Personal definiert!

Druck, Bearbeitung, Kommentierung, Weitergabe und Wiedervorlagen