Grundlegendes
Um effizient mit dem Dokumentenmanagementsystem arbeiten zu können, empfiehlt es sich einige Grundeinstellungen vorzunehmen. Die wichtigsten Einstellungen finden Sie in diesem Dokument. Bei Bedarf kann hierbei auch auf die integrierte und deutlich umfangreichere Hilfe des Programms zurückgegriffen werden. Diese kann im geöffneten DMS Viewer oben rechts über die Versionsinformationen (weißes Fragezeichen auf blauen Hintergrund) und anschließend "Hilfe" geöffnet werden:
Die Fenstereinteilung
Über einzelne Programmfenster werden Dokumente gesucht, gelistet und angezeigt. Die folgenden Einstellungen sollte idealerweise bei jedem Anwender voreingestellt werden. Wechseln Sie im DMS Viewer in den Reiter "Ansicht" und wählen Sie die Funktion "Fenster anzeigen" aus. Aktivieren Sie dort die folgenden Ansichtseinstellungen:
- Suchfenster (Das Suchfenster ist für die Sucheingabe erforderlich)
- Ergebnisfenster (Das Ergebnisfenster listet die Suchergebnisse auf)
- Dokumentenansicht (Die Dokumentenansicht zeigt den selektieren Beleg aus dem Ergebnisfenster)
- Notizen (Das Notizfenster ermöglicht Kommentierungen zum aktuell gewählten Dokument)
Voreinstellung der Suche bzgl. Mandant und Wirtschaftsjahr
Prinzipiell kann die Suche der Dokumente auch Jahrweise voreingestellt werden. Dazu kann im Menü Suche das jeweilige Wirtschaftsjahr ausgewählt werden. Eine Suche über „Alle Jahre“ sollte nur dann gewählt werden, wenn nicht ganz klar ist, in welchem Zeitbereich der Beleg archiviert wurden. Die Suchgeschwindigkeit kann sich hierzu erheblich reduzieren:
Der Spaltenfilter
Den Spaltenfilter kann man in der Suchergebnisauflistung aktivieren (Rechtsklick auf eine Spalte):
Im nachfolgenden Beispiel wird so der Kurzname eingeschränkt. Der Filter durchsucht übrigens den gesamten Text, es spielt somit keine Rolle, wo der Begriff im Suchtext enthalten ist:
Die Spaltenanordnung
Die Spaltenanordnung kann ebenfalls bestimmt werden. Durch einen Rechtsklick auf die jeweilige Spalte im Suchergebnis bestimmen Sie die Position der Spalte. So macht es beispielsweise durchaus Sinn den Index Stichwort an den Anfang zu stellen, soweit hier grundsätzlich Eintragungen erfolgen. Damit Sie die Spaltenanordnung nicht bei jedem Start des Systems neu setzen müssen, können Sie auch diese Anordnung als Ihre Eigene Speichern:
Die Indexvoreinstellung
Für die Archivierung gibt es die Möglichkeit bestimmte Werte voreingestellt zu belassen. I.d.R. ist diese Funktion jedoch eher hinderlich und sollte deaktiviert werden. (Einfach bei der ersten Archivierung den Haken Indexwerte merken deaktivieren.
Wichtige Tastaturkürzel
Sucheingabe wiederholen (STRG+R)
Falls Sie die letzte Suche erneut durchführen möchten, können Sie über dieses Kürzel die letzte Suche aufrufen:
Zoomfunktion (STRG+Mausmarkierung)
Sie können im Dokument mit gedrückter STRG-Taste ein Fenster über einen Teilbereich des Dokuments öffnen. So lassen sich Texte deutlich vergrößern und sind so besser lesbar:
Zurücksetzen auf dem Auslieferungszustand
Vielleicht passiert es, dass man sich ein Fenster verschiebt oder die Menüleiste hat sich ungewollt verändert. Im DMS Viewer Reiter „Einstellungen“ in der obigen Menüleiste können Sie über die Schaltflächen „Menü Standard“ und „Layout Standard“ die Softwarevoreinstellungen laden:
Suchoptimierung
Die beiden Einstellungen "Bei Volltextsuche auf erste Seite positionieren" und "Standardoperator für Textfelder" sorgen für eine optimierte Suche:
Durch den Haken „bei Volltextsuche auf erste Seite positionieren“ wird die Volltextsuche eine entsprechende Markierung im Dokument anzeigen:
Die Einstellung Standardoperator sollte idealerweise auf den * - Platzhalter gesetzt werden. Dadurch werden Such-eingaben immer mit einem Platzhalter versehen.