Mit Hilfe des folgenden Artikels möchten wir Ihnen kurz die Funktionsweise der OCR-Belegerkennung erläutern und in diesem Zusammenhang auch Hinweise an die Hand geben, wie Sie für diese Funktion Überwachungsjobs einrichten können.

Durch diese Überwachungsjobs ist es möglich, sich Statusmails zuschicken zu lassen, die über evtl. Fehlfunktionen informieren.

OCR-Belegerkennung - Was ist das? 

Mittels der OCR-Belegerkennung (OCR steht für "Optical Character Recognition" – Optische Zeichenerkennung), ist es möglich die Informationen aus den Belegen auszulesen und dauerhaft zu speichern.

Auf Grund des Speicherns der Beleginformationen ist es anschließend möglich eine sogenannte Volltextsuche über alle Dokumente hinweg auszuführen.

Die Volltextsuche ermöglicht es dem Anwender nach beliebigen, im Text des Dokumentes vorkommenden Begriffen zu suchen, ohne dabei zuvor eine bestimmte Dokumentenart ausgewählt zu haben.

Aktivierung der OCR-Belegerkennung

Um diese Funktion nutzen zu können, wird eine Lizenz von Abbyy benötigt. Das Aktivieren der Abbyy-Lizenz erfolgt über den Lizenzmanager, der in der Freigabe des Concept DMS (\\Servername\StarkeDMS\AbbyyEngine\bin) zu finden ist. 

Nach erfolgter Lizenzaktivierung können Sie über den License Manager verschiedene Details zu Ihrer Abbyy-Lizenz einsehen.

Unter "Volume"  finden Sie beispielsweise den aktuellen Stand Ihres monatlichen Lizenz-Verbrauchs. 

Die Berechnung erfolgt dabei auf Seitenbasis. Das heißt, in diesem Fall würde die Lizenz 10.000 Seiten umfassen. 

Sind die Seiten komplett verbraucht, so kann erst ab Beginn des Folgemonats mit der OCR-Belegerkennung weitergearbeitet werden.

Damit verknüpfte Module (u.a. DMS Scan-.Modul) kann man bis dahin nicht mehr einsetzen. 

Aktivierung der Überwachungsjobs und Einrichtung der Statusmails

Das DMS bietet Ihnen über die DMS-Administration auch die Möglichkeit sich mittels eines Automatismus per E-Mail informieren zu lassen, wenn die Lizenz nahezu aufgebraucht ist.

Im Menü "Konfiguration"  (Register "EMailkonfiguration") sind dafür in einem ersten Schritt die Daten des SMTP-Servers einzutragen.

Anschließend lässt sich eine sogenannte Admin E-Mail konfigurieren, die, wie in unterem Beispiel zu sehen, bei einem Restvolumen von 20 % automatisch eine Statusmail an den dort hinterlegten Empfänger versendet.

In dieser Mail wir der Empfänger informiert, dass von der Lizenz mit dem Lizenzkey "SWER-1000-xxxxx" nur noch 20 % des Ausgangsvolumens (hier: 10.000 Seiten) vorhanden sind.

Wenn Sie eine solche Mail erhalten, wenden Sie sich bitte an unseren Support unter support@wegscheider-os.de .

Wir haben dann die Möglichkeit zu prüfen, was genau zu dem Verbrauch enthaltenen Seiten geführt hat.

Um sicherzugehen, dass die OCR-Belegerkennung auch funktioniert, ist es möglich in der DMS-Administration einen Überwachungsjob zu definieren.

Der Überwachungsjob prüft dann in regelmäßigen Abständen, ob der für die Belegerkennung zuständige Dienst noch läuft.

Die Einrichtung des Überwachungsjobs erfolgt unter "Konfiguration / Überwachung"

"Übersetzt" heißt diese Konfiguration, dass wenn nach Ablauf von 24 Stunden kein Info-Eintrag (d.h. keine Rückmeldung des Dienstes) erfolgt ist, an einen zuvor bestimmten Empfänger ebenfalls eine Mail verschickt wird.

So kann man als Anwender auch diese Funktion etwas "im Auge" behalten.

Beim Erhalt dieser Mail, kontaktieren Sie uns ebenfalls - wir prüfen dann gerne den Hintergrund des Versandes.