Das DSGVO-konforme Anonymisieren eines Mitarbeiters in Concept Office erfolgt im Modul
„Mitarbeiter“, welches innerhalb der „Weiteren Stammdaten“ zu finden ist.
Zunächst ist zu prüfen, ob der betreffende Mitarbeiter als Hauptverantwortlicher an einer Firma hinterlegt ist. Ist dies der Fall, muss vorab ein anderer Mitarbeiter als Hauptverantwortlicher ausgewählt werden, da sonst die weiteren Schritte nicht durchgeführt werden können.
Am einfachsten lässt sich dies über das Modul „Firmen“ herausfinden. Rufen Sie dazu die Firmenübersicht auf und filtern Sie nach der Spalte „Hauptmitarbeiter“.
Anschließend ist zu prüfen, ob dem Mitarbeiter eine allgemeine E-Mail-Adresse (z. B. info@...) zugewiesen ist. Falls dies zutrifft, muss diese E-Mail-Adresse vorab gelöscht werden, bevor mit dem nächsten Schritt fortgefahren werden kann.
Im Anschluss sind folgende Anpassungen am Mitarbeiter vorzunehmen:
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Der Haken im Feld Aktiv ist zu entfernen.
Wird der Haken entfernt, erscheint eine Abfrage ob der deaktivierte Mitarbeiter aus den Firmen- und Projektzuordnungen entfernt werden soll, wir empfehlen diese mit "JA" zu beantworten.
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Die Funktion Anonymisieren (oben rechts in der Ansprechpartner-Maske) ist auszuführen.
Hinweis: Nach Durchführung aller Schritte ist der Datensatz zu speichern.
Sollte das Speichern nicht möglich sein, kann es daran liegen, dass dem Mitarbeiter noch eine offene Aktivität zugeordnet ist. In diesem Fall ist die Aktivität entweder zu schließen oder einem anderen Mitarbeiter zuzuordnen.