Beispiel: elektronische Bestellung im OEX Format 3.0

    In diesem Artikel erhalten Sie allgemeine Informationen zur Verarbeitung der elektronischen Bestellung mit Concept Office / Concept Flex.

    Des weiteren finden Sie einige allgemeine Informationen die Sie als Hersteller ebenfalls wissen sollten. Dadurch können Sie sich unter Umständen ein Bild machen, woher die Werte innerhalb der OEX-Bestellung überhaupt kommen.

     

    Grundlegendes

    Die Arbeit mit Concept Office wird in mehreren Modulen / Bausteinen durchgeführt. Für den EDI-Bestell-Prozess sind im Wesentlichen die folgenden drei Bausteine notwendig:

    1. Vorgangsbearbeitung (Stammdaten Erfassung)
    2. pCon.basket (OFML-Daten Erfassung)
    3. Modul „Bestellungen“ (Erfassung individueller Bestell- / Herstellerinformationen)

    Da die Übertragung von Bestellungen via E-Mail keine sichere Übertragungsart ist, hat man sich darauf geeinigt den Prozess wie folgt abzusichern:

    1. Fachhändler bestellt via E-Mail (diese Mail enthält eine .xml und eine .pdf-Datei)
    2. Hersteller empfängt Bestellung
    3. Hersteller sendet Bestellung 1zu1 mit Anhängen zurück an den Fachhändler

    Concept Office erkennt die zurück kommende Bestellung und setzt verschiedene Kennzeichen, an welchen der Fachhändler sehen kann, ob:

    1. Die Bestellung versendet wurde
    2. Die Bestellung beim Hersteller empfangen wurde
    3. Die zurückgemeldeten Dateien identisch zur Bestellung sind

    Als Alternative zur Übertragung via E-Mail, kann Concept Office Bestellungen ebenfalls via Web-Service versenden. 


    Um aus Sicht eines Herstellers in etwa einschätzen zu können, wo welche Felder durch Fachhändler erfasst werden und wie diese in der OEX übertragen werden, wurde der Ablauf mit einigen Screenshots dargestellt.


    Pro Bestellung wird im OEX Format OEX3.0 eine E-Mail, jeweils mit einer PDF und der OEX-XML, versendet. Der Titel der E-Mail lautet "Furniture Order Exchange - BEST". Ab der OEX3.1 Version wird das PDF und die OEX-XML in eine ZIP-Datei gepackt.

     

    Beschreibung „Vorgang“

    Ein Concept Office Vorgang ist eine Art Aktenordner – diese enthält alle relevanten Informationen und Belege zu einem Auftrag:

    1. Stammdaten
    2. Kundenbelege (Angebot, Auftragsbestätigung, Lieferschein, Rechnung, etc.)
    3. Lieferantenbelege (Bestellungen)
    4. Etc.

     

    Downloads
    Die folgenden ZIP beinhalten die folgenden Fallbeispiele. Hierdurch können Sie die Informationen aus einem Concept Office 8 Vorgang bzw. einer Concept Office 8 Bestellung im Format OEX3.0 nachvollziehen:

     In beiden Fällen wurde lediglich mit eigenen Artikeln (NICHT-OFML) gearbeitet. Die Detailtiefe von OFML-Artikeln ist im Vergleich zu eigenen Artikeln komplexer, da pro gewählter Konfiguration ein eigener Knoten <itmConfiguration> erstellt wird, Beispiel:
    <itmConfiguration>
      <vClassID>S1</vClassID>
      <vOptionID>01</vOptionID>
      <vValueID>05</vValueID>
      <itmConfigText>
         <vTextLanguage>de</vTextLanguage>
         <vOptionText>Bezugstoff</vOptionText>
         <vValueText aTextLineNo="1" aLineFormat="\">Lucia</vValueText>
       </itmConfigText>
    </itmConfiguration>

    Gerne können wir Ihnen Testbestellungen mit Ihren OFML-Artikeln zur Verfügung stellen. Nehmen Sie hierzu bitte Kontakt mit Ihrem Vertriebsansprechpartner auf.

    Fallbeispiel 1 (Direktlieferung)

    Modul „Vorgänge“ - Kopfdaten
    In den Vorgangs Kopfdaten werden unter anderem die folgenden Daten in das Bestellungsmodul (und somit in die OEX) übergeben:
    • Vorgangsnummer
    • Kundenbest.-Nr.
    • Firmennummer und Firmenanschrift(en)
    • Verkäufer und Sachbearbeiter
    • Abwicklungsart (Lager oder Direktlieferung)
    • etc.


    Modul „Vorgänge“ - Lieferdaten/Texte

    Im Reiter "Lieferdaten/Texte" werden unter anderem die folgenden Daten in das Bestellungsmodul (und somit in die OEX) übergeben:

    • Terminwunsch des Kunden (Termin, Fixtermin und Tag)
    • Bestellinfo
    • Lieferinfo
    • Direektlieferinfo
    • Lieferbedingung

     

    Modul „Vorgänge“ - Sonstiges

    Im Vorgangsreiter "Sonstiges" kann eine Kondition auf Kopfebene hinterlegt werden und Kundendokumente erzeugt werden.


    Modul "Vorgänge" - Positionen und pCon.basket Online

    Im Positionsreiter werden nach der Synchronisation mit dem pCon.basket Online die Positionen in tabellarischer Form dargestellt. Ob und an welcher Stelle die einzelnen Spalten angezeigt werden, kann individuell entschieden werden. Auf der rechten Seite findet man die Modulfunktionen des Vorgangsmoduls, hier kann beispielsweise der pCon.basket Offline (OFML-Basket starten) oder der pCon.basket Online geöffnet werden:


    Der pCon.basket ist im Wesentlichen für die Erfassung von OFML-Daten und der Strukturierung notwendig. Der folgende Screenshot dient primär zur Verdeutlichung der Ordner- und Positions-Strukturierung:


    Beim Artikel „1.2.1.2“ wurde ein Sonderanfertigungstext hinterlegt:


    Durch Beenden des pCon.basket Onlines mit der blauen Checkbox, werden die Daten Richtung Concept Office Datenbank synchronisiert und in der Positionsliste wird die Kalkulation eingeblendet:


    Übergabe der Vorgangsartikel in das Modul „Bestellungen“

    Sobald die Artikelerfassung und -bearbeitung abgeschlossen wurde, wird aus dem Vorgang pro ausgewählten Lieferanten eine Bestellung generiert und an das Modul „Bestellungen“ übergeben. 

    Im Modul Bestellungen können verschiedene Angaben ergänzt, individualisiert oder verändert werden. Die Bestellung wurde zu diesem Zeitpunkt noch nicht an den Lieferanten übertragen.

     

    Modul „Bestellungen“

    Die meisten der dort hinterlegten Informationen, werden aus dem Vorgang oder anderen Modulen, z. B. Firmen / Kontakte übernommen.

     

    Modul: Bestellungen - „Bestellkopf“


    Ist im Vorgang eine Kundenbestellnummer hinterlegt, wird diese in das Feld „Kommission“ übernommen, weitere Angaben zur Kommission können dort ergänzt werden.

     

    Modul: Bestellungen - „Lieferdaten / Sonstiges“

    Im Bestellungsreiter "Lieferdaten / Sonstiges" erfolgt der Versand der Bestellung. Es ist darauf zu achten, dass die richtige Ausgabeart hinterlegt ist. Anschließend muss der Haken bei der Druckfreigabe "Bestellung" - "Sofort" gesetzt werden und die Bestellung mit dem Button "Drucken" versendet werden.


    Fallbeispiel 2 (Lieferung an Lager / Kommission / o. ä.)

    Die Bestellung aus Fallbeispiel 2 unterscheidet sich im Wesentlichen nur durch die Abwicklungsart bzw. durch die Lieferung an ein Kommissionslager.

    Veröffentlicht