Beispiel: elektronische Auftragsbestätigung im Format OEX 3.0

    In diesem Artikel erhalten Sie allgemeine Informationen zur Verarbeitung der elektronischen Auftragsbestätigung mit Concept Office, dieser gliedert sich primär in die folgenden Bereiche:

    1. Optionen und Darstellung der elektronischen Auftragsbestätigung in Concept Office
    2. Notwendige XML / OEX3.0 - Codes

    Zunächst finden Sie einige allgemeine Informationen die Sie als Hersteller im Vorfeld wissen sollten.

    Besonders in der Anfangszeit empfehlen wir Ihnen, dass Sie in Ihrem Haus eine Concept Office Testumgebung einrichten. Alternativ können wir Ihnen zu Testzwecken unkompliziert einen Zugang in unserer wegscheider-Cloud einrichten. Sprechen Sie uns bei Bedarf einfach an.

    Fachhändler sollten erst in den Pilot- / Testbetrieb gehen, sobald Sie mit uns mehrere ausführliche Testbestellungen und -auftragsbestätigungen ausgetauscht haben.

     

    Grundlegendes

    Um elektronische Auftragsbestätigungen verarbeiten zu können, benötigt der Fachhändler folgende Concept Office Lizenzen:

    1. EDI-Schnittstelle (1x pro Fachhändler)
    2. Herstellerauftragsbestätigung (ConCurrent Lizenzmodell, siehe Wikipedia)

    Um eABs via Mail zu empfangen, wird ebenfalls ein separates E-Mail Konto (z. B. eab@wegscheider-os.de) benötigt.

    Da die Übertragung via E-Mail keine sichere Übertragungsart ist, hat man sich darauf geeinigt den Prozess wie folgt abzusichern:

    1. Hersteller sendet eAB via E-Mail an definiertes Fachhandels-Postfach
    2. Fachhandel empfängt eAB
    3. Fachhandel sendet eAB 1zu1 mit Anhängen zurück zu Hersteller (Diese Option kann durch den Fachhändler deaktiviert werden)

    Concept Office unterstützt ebenfalls den empfang von eAB's via WebService. Sprechen Sie uns für nähere Informationen gerne an.

    Um aus Sicht eines Herstellers in etwa einschätzen zu können, wo / wie die zur Verfügung gestellten Informationen angezeigt werden, wurde der Ablauf mit ein paar Screenshots dargestellt.

    Ebenso wird eine vollständige OEX3.0-eAB E-Mail mit allen notwendigen Werten geliefert.

    Weitere / Allgemeine Informationen zum OEX-Format finden Sie auf der Homepage des iba-Verbandes, Bereich: OFML Business Data Exchange.

     

    Beispieldatei
    Download: Furniture Order Exchange - BESTBEST.msg


    Empfangs- und Datei-Ablageprozess

    Das E-Mail-Postfach des Fachhändlers wird in regelmäßigen Abständen durch einen Concept Office Automatismus geprüft. Befindet sich in diesem Postfach eine E-Mail mit dem Betreff „Furniture Order Exchange - BESTBEST“, wird diese für den Import vorbereitet. Dass bedeutet, dass die Anhänge der E-Mail (.xml und .pdf) in ein vordefiniertes Ablageverzeichnis verschoben werden. Die EDI-Schnittstelle prüft in definierbaren Zeitintervallen, ob in diesem Ablageverzeichnis zu importierende Dateien existieren und schreibt die Werte gegebenenfalls in die Datenbank. Es besteht die Möglichkeit, sich über Fehler o. ä. benachrichtigen zu lassen. Für gewöhnlich werden diese Prozesse durch uns (wegscheider office solution GmbH) einmalig beim Fachhändler eingerichtet und laufen vollautomatisiert im Hintergrund. Im Testbetrieb kann die Dateiablage und der Import-Prozess manuell erfolgen.

     

    Modul „Lieferantenauftragsbestätigungsoptionen“

    Im genannten Modul können pro Fachhändler gewisse Vergleichs- und Übernahmeoptionen pro Hersteller vordefiniert werden.


    Vergleichsoptionen

    In den Vergleichsoptionen kann festgelegt werden, welche Felder geprüft werden. Wird eine Spalte von der Prüfung ausgenommen, wird dieser Wert später bei den Kontrollen grau dargestellt. Die folgenden Vergleichsoptionen können (de-) aktiviert werden:

    • Liefertermin
    • Zahlungsbedingungen
    • Lieferbedingungen
    • Versandhinweise
    • Montagefirma
    • Liefer- und Rechnungsanschrift
    • Artikelbezeichnung
    • Langtext und Variantentext
    • Herstellerkürzel
    • Preisabweichung
    • Rabatte
    • Bruttobetrag und Nettobetrag
    • Mengeneinheit.

     

    Übernahmeoption

    Diese Vorgabewerte steuern, welche Werte später aus der Auftragsbestätigung in die Bestellung übernommen werden. Diese können bei jeder Auftragsbestätigung vor der Übernahme durch den Fachhändler angepasst werden. Die folgenden Übernahmeoptionen stehen zur Verfügung:

    • Bestätigungsnummer
    • Liefertermin
    • Bemerkung
    • Zahlungsbedingungen
    • Lieferbedingungen
    • Versandhinweise
    • Mengen
    • Preise
    • Montagefirma
    • Lieferanschrift

     

    Modul „Hersteller Auftragsbestätigungen“

    Im Modul „Hersteller Auftragsbestätigungen“ findet der eigentliche Abgleich zwischen Bestellung und AB statt. Der Anwender kann anhand der roten Schrift oder dem gelben Warndreieck mit einem Blick erkennen, ob es im jeweiligen Bereich Abweichung gibt.

     

    Übersicht Auftragsbestätigungen

    In der Übersicht der elektronischen Auftragsbestätigungen findet der Fachhändler Informationen zu allen importierten und noch nicht geprüften / abgeschlossenen e-AB’s. Das Ergebnis kann durch verschiedene Filter eingegrenzt werden und enthält einige grobe Informationen (Prüfstatus, Liefer- und globale Auftragswerte, etc.). Welche Spalten in welcher Reihenfolge angezeigt werden, kann durch den Anwender selbst entschieden werden.

     

    Details zu Beleg

    Mit einem Doppelklick gelangt man in die Details des Beleges, welcher durch weitere Reiter unterteilt wird.

    Die Unterreiter verändern nur den oberen Bereich, die Positionsliste wird jederzeit angezeigt – falls es Abweichungen im jeweiligen Bereich gibt (z. B. Lieferdaten) färbt sich der Reiter rot.

     

    Zusammenfassung


    Hinweise:

    1. Das Gelbe Warndreieck in der Positionstabelle (Varianten) macht den Anwender nur darauf aufmerksam, ob es Abweichungen bei den Varianten gibt. Preis- oder Mengendifferenzen werden anhand der roten Schrift in den „AB“ Spalten dargestellt.
    2. Die Spalte „Bemerkung“ kann mit beliebigen Texten (durch den Fachhändler) gefüllt werden und an den Lieferanten gemeldet werden.
    3. Die Spalte „Manuel OK“ dient aktuell lediglich zur optischen Kontrolle, welche Positionen durch den Fachhändler bereits geprüft wurden.
    4. Die Summen im oberen Bereich werden rechnerisch auf Basis der Positionswerte ermittelt.
    5. Textfelder können durch einen Doppelklick vergrößert / ausgedockt werden.

    Auch diese Spalten können durch den Anwender beliebig angepasst werden.

     

    Lieferdaten

    Die Werte auf der linken Seite werden aus der Bestellung gezogen, die Werte auf der rechten Seite kommen aus der OEX-Auftragsbestätigung:

     

    Lieferanschrift / Rechnungsanschrift / Montagefirma

     

    Details zu Positionen

    Mit einem Doppelklick auf eine Position gelangt man in die Positionsdetails:


    Hier werden alle verfügbaren Werte zur ausgewählten Position dargestellt. Wie in der Positionsübersicht, gibt es auch hier die Möglichkeit eine Bemerkung zu hinterlegen (gleiches Datenbankfeld und somit gleiche Werte) und die Checkbox „Manuell OK“. Anhand der Pfeile oben links kann schnell von einer Position in die nächste gewechselt werden.

     

    Rückmelden an Hersteller

    Sobald alle relevanten Bemerkungen (z. B. falsche Varianten / Anzahl, etc.) an den Artikeln hinterlegt wurden, kann ein neues Dokument erzeugt werden und an den Hersteller (via E-Mail) versendet werden. Liefert der Hersteller eine neue eAB, beginnt der Prozess / der Abgleich erneut.

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