Das Modul Vorgangsverfolgung ist kostenfrei und wird freigeschaltet, sobald eine Lizenz der Vorgangsbearbeitung vorhanden ist. Die Nutzung der Vorgangsverfolgung verbraucht keine Lizenz.
Hauptfunktionen und Aufbau
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Filtermöglichkeiten
Die folgenden Vorfilterungen stehen zur Verfügung:- Geschäftsbereich (z. B. Bürobedarf oder Einrichtung)
- Sachbearbeiter
- Zeitraum (z. B. die letzten vier Wochen)
- Zusatzvorgangsart
- Verkäufer
- Kunde
- Bearbeitungsstatus
- Verkaufsteam
- Kundenbestellnummer
Zusätzliche Filterzeile
Sobald die Datensätze geladen sind, kann das Ergebnis mit der Filterzeile weiter eingeschränkt werden. Diese wird mit der Tastenkombination STRG + Shift + F eingeblendet, falls sie nicht bereits sichtbar ist.Spaltenauswahl und Anpassung
Über die Spaltenauswahl können weitere Tabellenspalten hinzugefügt oder entfernt werden. Dies ist hilfreich, um die Ansicht der Vorgänge an spezifische Anforderungen anzupassen, wie z. B. die Anzeige des Vorgangstitels. Bei der erstmaligen Einbindung neuer Spalten muss die Ansicht aktualisiert werden, damit die neu hinzugefügten Spalten befüllt werden.
Farbdefinitionen im Ampelsystem
Das Modul Vorgangsverfolgung verwendet ein Ampelsystem, um den Status eines Vorgangs schnell und visuell verständlich darzustellen. Jede Phase eines Vorgangs wird durch eine spezifische Farbe gekennzeichnet, die den Fortschritt oder mögliche Probleme anzeigt. Die Bedeutung der Farben in den einzelnen Spalten ist wie folgt:
| Vorgangsphase | Grau | Gelb | Grün | Rot |
|---|---|---|---|---|
| Angebot (AN) | Nicht erstellt | Status: angeboten ohne Druck | Erstellt | Erstellt, Frist abgelaufen |
| Auftragsbestätigung (AB) | Nicht erstellt | Status: bestätigt ohne Druck | Erstellt | - |
| Bestellung (BE) | Nicht erstellt | Teilweise erstellt | Erstellt | Mindestens eine Position nicht bestellt |
| Lieferanten-AB (LAB) | Nicht eingegangen | Teilweise eingegangen | Eingegangen | - |
| Wareneingang (WB) | Keine | Teilweise | Vollständig | Überfällig |
| Lieferschein (LS) | Keine | Teilweise | Vollständig | Überfällig |
| Service-Auftrag (TA) | Nicht erstellt | Teilweise erledigt | Unterbearbeitungsstatus abgeschlossen | - |
| Rechnung (RG) | Keine | Teilweise | Vollständig | Mindestens eine noch zu fakturierende Position vorhanden |
Zusätzliche Hinweise zur Farbdefinition:
- Grau zeigt an, dass noch keine Aktion für diese Phase erfolgt ist.
- Gelb signalisiert einen teilweisen Fortschritt oder eine Bestätigung, jedoch ohne finalen Abschluss.
- Grün bedeutet, dass die Phase vollständig abgeschlossen ist.
- Rot warnt, dass dringender Handlungsbedarf besteht, da beispielsweise ein Angebot abgelaufen ist oder eine Bestellung überfällig ist.
Hinweise zur Datenpflege und Systembereinigung
Die Vorgangsverfolgung kann auch als Werkzeug zur Systembereinigung genutzt werden. Veraltete Vorgänge („Leichen“) können identifiziert und auf „erledigt“ gesetzt werden, um die Übersichtlichkeit und Performance des Systems zu verbessern. Diese Funktion ist besonders hilfreich für Vorgänge, bei denen keine weiteren Schritte geplant sind oder die durch Zeitablauf irrelevant geworden sind.
Tipp: Achten Sie darauf, regelmäßige Bereinigungen durchzuführen, um ein effizientes und übersichtliches System zu gewährleisten.
Best Practices für die Nutzung der Vorgangsverfolgung
Regelmäßige Überprüfung offener Vorgänge
Setzen Sie sich einen wöchentlichen oder monatlichen Reminder, um offene Vorgänge zu überprüfen. Dies stellt sicher, dass keine Aufgaben unbeabsichtigt liegen bleiben.Nutzung des Ampelsystems für Priorisierungen
Das Ampelsystem hilft, schnell zu erkennen, welche Vorgänge dringend bearbeitet werden müssen (rote Markierung) und welche bereits vollständig abgeschlossen sind (grüne Markierung). So können Sie Prioritäten setzen und Ressourcen effizient einsetzen.Vorfilterung beachten
Nutzen Sie die Vorfilterung sorgfältig, bevor Sie auf „Anzeigen“ klicken. Insbesondere bei großen Datenmengen kann eine fehlende Filterung zu langen Ladezeiten führen. Dies wird auch in Schulungen regelmäßig als wichtiger Schritt hervorgehoben.