Was ist das Mahnwesen im Modul OP-Abgleich und wie wird es verwendet?

    Im Mahnwesen werden Mahnvorschläge basierend auf der OP-Verwaltung erzeugt und Mahnungen per Druck oder E‑Mail ausgegeben. Das Mahnwesen ist ein eigener Reiter im Modul "OP-Abgleich":

    Die Funktion "Mahnwesen" erfordert die gleichnamige Lizenz.

    Voraussetzungen (vor dem ersten Mahnlauf)

    Mahnstufen anlegen
    Im weitere Stammdaten Modul Mahnstufen (Modulkürzel MH) können verschiedene Mahnstufen angelegt werden:

    Um eine neue Mahnstufe anzulegen, klicken Sie auf den Button "Neu" und befüllen Sie die folgenden Felder:
    • Mahngebühr / Prozent
    • Karenztage
    • Mahnfrist 
    • Checkbox: Liefersperre setzen
    • Betreff
    • Kopftext
    • Fusstext
    In den Feldern Betreff, Kopftext und Fusstext kann mit Textbausteinen aus dem gleichnamigen Modul gearbeitete werden, Beispiel:


    Pro Mahnstufe kann eine eigene Mahnfrist und die Karenztage hinterlegt werden (Tage bis zur nächsten Stufe plus Karenztage (z. B. 10 Tage + 2 Karenztage).

    Mahnvorschläge erstellen, prüfen, ausgeben und abschließen

    Schritt 1: OPs prüfen
    Öffnen Sie im Modul OP‑Verwaltung in den Reiter Mahnwesen, es werden alle überfälligen Belege angezeigt.

    Schritt 2: Mahnvorschläge erstellen
    Klicken Sie auf der rechten Seite auf die Modulfunktion "Mahnvorschläge erstellen". Berücksichtigt werden Rechnungen, die unbezahlt und überfällig sind, außerdem können Zahlungen „bis zum heutigen Datum“ berücksichtigt werden. Ein Filter nach Kunde ist möglich:

    Schritt 3: Mahnvorschläge prüfen (inkl. Sonderfälle)
    Negative Beträge (z. B. Korrekturen/Gutschriften) sind fachlich typischerweise keine Mahnfälle, je nach Prozess können solche Belege als erledigt gekennzeichnet oder mit Mahnsperre versehen werden. 

    Schritt 4: Mahnsperre setzen (Beleg soll nicht gemahnt werden)
    Falls ein Beleg nicht angemahnt werden soll, kann eine Mahnsperre pro Beleg gesetzt werden. Die Mahnsperre kann entweder in der Detailanzeige (Doppelklick auf Beleg) oder in der Mahnwesen-Übersicht gesetzt werden:


    Um Belege mit aktiver Mahnsperre zu finden, kann die Spalte "Mahnsperre" in der Übersicht eingeblendet werden:

    Alternativ kann die Funktion "Suchen" verwendet werden.

    Schritt 5: Mahnungen ausgeben (Drucken oder E‑Mail)
    Mahnungen werden über Drucken oder E‑Mail senden ausgegeben, diese sollten im Vorfeld über die Seitenansicht geprüft werden:
    Die Ausgabe erfolgt typischerweise pro Kunde als Dokument mit den offenen Belegen. Weitere offene Rechnungen (noch nicht zwingend mahnreif) können im Dokument ebenfalls aufgeführt werden.

    Im Screenshot sehen Sie die Platzhalter "Mahnstufe1Betreff" und "Mahnstufe1Kopf", an diesen Stellen werden die im Modul Mahnstufen hinterlegten Texte gedruckt.

    Nach der Erzeugung einer Mahnung, wird im Beleg (Reiter Eingabe) der OP-Verwaltung eine Beleghistorie im Bereich Dokumente erzeugt:
     
    Schritt 6: Mahnungen abschließen (entscheidend für die nächste Mahnstufe)
    Das Entfernen von Mahnvorschlägen kann beliebig oft erfolgen; dadurch wird die Mahnstufe nicht fortgeschrieben. Damit beim nächsten Lauf die nächste Mahnstufe greift, müssen Mahnungen abgeschlossen werden. Drucke / E‑Mail senden und Abschließen sind getrennt, damit vor dem Fortführen der Stufe eine interne Prüfung / Entscheidung möglich ist.

    Um eine Mahnstufe abzuschließen, kann die Modulfunktion (rechts) "Mahnungen abschließen" verwendet werden.

    Zusatz: Mahnsprache
    Wenn eine „Mahnsprache“ (aktiv/inaktiv) verwendet wird, muss diese beim Stufenwechsel manuell wieder inaktiv gesetzt werden (nicht automatisch).

    Rollen/Prozess
    Das Mahnwesen ist häufig bei 1–2 verantwortlichen Personen gebündelt (inkl. Abstimmung mit Buchhaltung/FiBu), statt über viele Sachbearbeitende verteilt zu laufen. 
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