Automatische OP-Rückführung von FiBu nach Concept Office

Mit der OP‑Rückführung werden Zahlungsinformationen aus der Finanzbuchhaltung (beispielsweise Datev) genutzt, um offene Posten in Concept Office nicht manuell, sondern automatisch auf Basis der FiBu‑Daten zu aktualisieren. 

Für eine stabile Rückführung sollten vorab diese Punkte festgelegt sein:

• Welche Daten werden rückgeführt (Status, Teilzahlungen, Zahlungsdatum, Skonto/Differenzen)?
• Welcher Zuordnungsschlüssel ist führend (z. B. Rechnungs-/Belegnummer, Debitor)?
• Wie häufig erfolgt die Rückführung (täglich/wöchentlich/vor Mahnlauf)?
• Wie werden Sonderfälle behandelt (Skonto, Rundung, Differenzen, Gutschriften)?

Prozess (Soll‑Ablauf)

• Rechnungen in Concept Office werden erstellt und erscheinen in der OP‑Übersicht.
• Zahlungen werden in DATEV Rechnungswesen in der FiBu erfasst (inkl. Teilzahlungen/Skonto gemäß Buchungspraxis).
• Aus DATEV wird ein OPOS‑Bestand/OP‑Export erzeugt (Format/Filter gemäß Einrichtung).
• In Concept Office wird die OP‑Rückführung (Import/Übernahme) durchgeführt, um den Zahlungsstand der OPs zu aktualisieren.
• Ergebnis wird mit Kontrollpunkten geprüft (Stichprobe „bezahlt“, „teilbezahlt“, Differenzenfälle).
• Kontrollpunkte (Pflichtprüfungen nach jeder Rückführung)
• Stichprobe bezahlter Rechnungen: in DATEV bezahlt → in Concept Office erledigt/ausgeglichen?
• Stichprobe Teilzahlungen: Restbetrag bleibt offen?
• Differenzenfälle (Skonto/Rundung): konsistent mit interner Policy?
• Negative Posten/Gutschriften: stören Mahnprozess nicht (Policy festlegen; siehe Sonderfall‑Hinweis im Mahnwesen‑Artikel).
• Zusammenspiel mit Mahnwesen (empfohlene Reihenfolge)
• OP‑Rückführung durchführen
  → 2) Ergebnis prüfen
  → 3) Mahnvorschläge erstellen
  → 4) ausgeben
  → 5) abschließen.

1. im Datev unter "Bestand" die Option "Exportieren" wählen und dort auf "ASCII-Daten" klicken

2. Sollte in der nun geöffneten Maske noch kein separates Format (entspricht einem Übergabeschema) vorhanden sein, so kann neues Format über das Drop-Down Menü, Auswahl "Neues Format anlegen" erzeugt werden

In dem Format kann man dann das Übergabeverzeichnis (=Zielverzeichnis) und den Dateinamen definieren. 

3. Die von uns benötigten Felder, wie Kontonummer, Rechnungs-Nr., Rechnungsdatum usw. 

lassen sich über über das Menü "Feldauswahl" dem Format zuweisen.

4. Unter "Einstellungen" werden an dem Format noch allgemeine Konfigurationen wie das Tausender-Trennzeichen, Trennzeichen Nachkommastellen, Datumsformat usw. hinterlegt.

5. Unter "Feldformatierungen" lässt sich noch überprüfen, welcher Datentyp dem einzelnen Datenfeld zugewiesen ist.

6. Ist alles eingestellt, so kann man den Export aus dieser Maske heraus durchführen.

Rechnungskorrekturen abgleichen bewirkt, dass auch Gutschriften bzw. Rechnungskorrekturen mit in den Ausgleich übernommen werden. Mit dem Schalter Fremdbelege einbeziehen können auch Belege, die nicht mit Concept Office generiert wurden, in die OP-Verwaltung einfließen (z. B. OP's aus Altsystemen oder parallelen ERP-Systemen).

Mit dem Button Abgleichen werden die Buchhaltungsdaten mit der OP-Verwaltung abgeglichen. Mittels des Übergabeprotokolls ist eine Prüfung der Verarbeitung möglich:

Die interne Vorgehensweise von Concept Office ist, dass die OP-Sätze, welche einen OP-Saldo tragen offen bleiben und wo kein OP-Saldo übertragen wird, gilt die Rechnung als bezahlt.

1. bwImportAscii.ini (CO-Hauptverzeichnis\Sysdata)

In der Steuerdatei muss neben der Übergabesektion (hier gibt es geschützte Sektionen -> siehe unten), der Pfad und der Name sowie der mit der Buchhaltung abgestimmte Aufbau der OP-Liste abgebildet sein.

Der Inhalt der OP.CSV würde wie folgt aussehen, wobei die Spaltennamen in Zeile 1 durch 

SKIPlines=1 nicht mit den Feld1-8 übereinstimmen müssen und übersprungen wird. 

Den Namen der Sektion können Sie frei vergeben. Folgende Namen sind jedoch reserviert und werden nur bei bestimmten Finanzbuchhaltungen verwendet:

• OPOS_OP
• DATAC
• Abacus
• DatevRewe
• Exact
• Varial
• AgendaOP

In der Sektion Settings ist lediglich die OP-Sektion, welche in der bwImportAscii.ini eingetragen ist zu hinterlegen. Vor der Sektion Settings ist zwingend eine Leerzeile erforderlich, da sonst kein Abgleich vorgenommen wird. Falls der OP-Abgleich automatisiert funktionieren soll, sind noch nachstehende Definitionen zu tätigen:

Aufbau der XML-Datei, der die Grundlage für der Automation wäre

 

< ?xml version="1.0" encoding="utf-8" ? >
< name > FibuOpAbgleich < /name >
< mandant > 99 < / mandant >
< operations >
 < operation name = "FibuOpAbgleich" >
 < call >
< option >
< name > SperrhinweisAbMahnsufe < /name >
< value >0< /value >
< /option >
< option >
< name > SperrungMahnstufe < /name >
 < value >0< /value >
< /option >
< option >
< name > SperrhinweisTage < /name >
 < value > 0 < /value >
< /option >
< option >
< name > SperrungTage < /name >
 < value > 0 < /value >
< /option >
< option >
< name > DoGutschriften < /name >
 < value > True < /value >
< /option >
< option >
< name > DoFremdBelege < /name >
 < value > True < /value >
< /option >
< option >
< name > Stichtag < /name >
 < value > f(convert(varchar(10),dateadd(day,-1,getdate()),104)) < /value >
< /option >
< /call >
< /operation >
< /operations >
< /task >
< task >