Wie erstelle ich eine Task-XML für den automatischen Statistikversand?

Im folgenden Beispiel möchten wir erklären, wie man mit Hilfe der Automation automatisiert Statistiken als E-Mail-Anlage versenden kann. Hierzu öffnen wir zunächst das Modul "Statistiken" (Kürzel: SK),. wählen die gewünschte Statistikgruppe aus und anschließend die Statistik:

Als Beispiel verwenden wir die Statistik „Auftragseingänge“. In der Datensatzauswahl müssen nun die gewünschten Kriterien mit Platzhaltern hinterlegt werden, beispielsweise:

• Buchungsdatum größer gleich Variable: Erster des Monats Differenz Monate = -1
• Buchungsdatum kleiner gleich Variable: Letzer des Monats Differenz Monate = -1

Diese Statistik möchten wir uns, abweichend zu den Standardeinstellungen, ohne Angabe der Positionen anzeigen lassen. Dafür entfernen wir den entsprechenden Haken in den Druckparametern, welche wir mit einem Klick auf „Weiter“ in der Datensatzauswahl erreichen:

Mit einem Klick auf "Vorschau" erhalten Sie die Ansicht, die Sie später als E-Mail-Anhang erhalten werden, prüfen Sie diese und passen Sie die Datensatzauswahl im Bedarfsfall entsprechend. Damit die Automation später exakt diese Kriterien verwendet, muss die Datensatzauswahl mit einem Klick auf "Speichern" gesichert werden. Hinterlegen Sie einen eindeutigen Namen ohne Umlaute und Sonderzeichen:

Der Name wird folgend in der anzulegenden XML-Datei benötigt. Ansonsten kann, wie beim Speichern von Selektionen üblich, der Haken „In Strukturansicht anzeigen“ gesetzt werden, um diese in der Navigation darzustellen. Im Feld "Sichtbar für" empfiehlt es sich nur die Anwender einzutragen, die über ausreichende Rechte verfügen, sowie den Admin-Benutzer bzw. den Automations-Benutzer.

Navigieren Sie zunächst zu Ihrem zentralen Concept Office Serververzeichnis und öffnen Sie den Ordner "Sysdata" und anschließend "Tasks". Falls der Ordner "Tasks" nicht vorhanden sein sollte, legen Sie diesen bitte an. Erstellen Sie nun eine neue Datei mit einem eindeutigen und leicht identifizierbaren Namen, z. B. "AE_vergangener_Monat.xml". Bitte achten Sie darauf, dass der Name der XML-Datei keine Umlaute oder Sonderzeichen beinhalten sollte. 

Der Inhalte der Datei muss wie folgt aufgebaut werden und kann übernommen werden:

<?xml version="1.0" encoding="utf-8" ?>
<task>

  <name>Auftragseingang_vergangener_Monat</name> 
    <operations>
      <operation name="ReportSenden">
        <call>
          "Sicht": "AE_vergangener_Monat",
          "Empfaenger": "info@wegscheider-os.de",
          "D-Positionen anzeigen": "False",
          "SortierFeld": "Verkäufer"
        </call>
      </operation>
    </operations>
</task>

Der Tag „<name>“ definiert, welchen Namen die pdf-Datei erhalten soll, die als Anhang zur Mail verschickt wird. Der „operation name“-Tag definiert die Funktion, die mit der Automation ausgelöst wird. In unserem Fall das Senden eines Reports. In der Zeile „Sicht“ muß die Sicht mit dem identischen Namen eingetragen werden, so wie in Concept Office angelegt. Bei „Empfänger“ wird der Anwender mit seiner E-Mail Adresse hinterlegt, welcher die Statistik zugeschickt bekommen soll. Als Nächstes werden die Druckparameter der Statistik definiert. Abweichend zur Standardeinstellung möchten wir, dass die Positionen nicht mit gedruckt werden. In diesem Fall den Druckparameter „D_Positionen anzeigen“ mit „False“ eintragen.

Abschließend müssen wir noch das Sortierfeld definieren. In unserem Fall „Verkäufer“. Wichtig ist auch das Setzen des Kommas analog dem obigen Beispiel. Vergisst man es, kann die Automation den Aufruf nicht abarbeiten. Beim Abspeichern der xml-Datei bitte darauf achten, daß als Codierung explizit „UTF-8“ ausgewählt ist.