Was ist das Modul „E-Mail-Einstellungen“?
Das Modul „E-Mail-Einstellungen“ in Concept Office ermöglicht die zentrale Steuerung des gesamten E-Mail-Versands im System. Hier wird festgelegt, wie und über welchen E-Mail-Client (z. B. SMTP oder Outlook) bestimmte Dokumente oder Systemmeldungen verschickt werden – und mit welchen Zusatzoptionen wie automatischer Versand, Signatur oder Formatvorgaben.
Wofür wird das Modul genutzt?
Das Modul kommt überall dort zum Einsatz, wo Concept Office E-Mails verschickt – zum Beispiel:
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bei der Rechnungsstellung (z. B. ZUGFeRD, XRechnung)
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beim Versand von Bestellungen
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bei automatisierten Prozessen (z. B. bei Statusänderungen)
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bei Benachrichtigungen an Benutzer:innen oder Kund:innen
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beim Versand von individuellen Dokumenten aus Flex
Für jede dieser Anwendungen kann ein separater E-Mail-Client hinterlegt werden – mit individuellen Einstellungen.
Welche E-Mail-Clients können verwendet werden?
Je nach technischem Bedarf und Unternehmensvorgaben können verschiedene Clients verwendet werden:
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SMTP-Server (z. B. Microsoft 365)
Ermöglicht direkten Versand ohne Benutzerinteraktion. Ideal für automatische Prozesse. -
Outlook
Nutzt den lokal installierten Outlook-Client. E-Mails werden in der Oberfläche angezeigt und können manuell angepasst werden.
Je nach Dokumententyp wird ein bestimmter Versandweg bevorzugt – z. B. automatisierter SMTP-Versand für Rechnungen, manuelles Versenden über Outlook für individuelle Kommunikation.
Was kann im Modul eingestellt werden?
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E-Mail-Konten (Clients) verwalten
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Signaturen hinterlegen
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Option „Sofort senden“ aktivieren
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Dokumentenarten zu Clients zuordnen
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Standardwerte definieren