Wie richte ich das Modul E-Mail Einstellungen ein?

    Wie richten Sie das Modul „E-Mail-Einstellungen“ richtig ein?

    Damit Concept Office 8 E-Mails zuverlässig und passend zu den jeweiligen Vorgängen versendet, müssen Sie das Modul „E-Mail-Einstellungen“ einmalig korrekt einrichten. In diesem Beitrag erfahren Sie, wie Sie E-Mail-Clients für bestimmte Dokumentenarten zuweisen und welche Konfigurationsmöglichkeiten Ihnen zur Verfügung stehen.

    1. Einstieg ins Modul

    Sie finden das Modul über:

    Administration > E-Mail-Einstellungen

    In der Registerkarte „E-Mail-Einstellungen“ wird die zentrale Übersicht aller bereits angelegten Zuordnungen angezeigt. Hier können Sie festlegen, welcher E-Mail-Client für welche Dokumentenart genutzt werden soll.

    2. E-Mail-Client zu einer Dokumentenart zuweisen

    Im unteren Bereich der Übersicht befindet sich eine leere Zeile, mit der Sie eine neue Konfiguration anlegen.

    So gehen Sie vor:

    1. Klicken Sie in die leere Zeile (gekennzeichnet mit einem * am linken Rand).

    2. Wählen Sie im ersten Feld per Dropdown die gewünschte Dokumentenart aus (z. B. „Flex“, „Rechnungen“, „Bestellungen“).

    3. Geben Sie bei Bedarf weitere Einschränkungen an:

      • Geschäftsbereich

      • Filialkennung

      • E-Mail-Einstellungsgruppe

      • Mitarbeiternummer

    4. Wählen Sie im Feld „E-Mail-Client“ den gewünschten Versandweg aus:

      • z. B. Outlook, SMTP, oder andere definierte Clients

    5. Aktivieren Sie optional zusätzliche Einstellungen:

      • Vorlaufmaske benutzen – öffnet vor dem Versand ein Eingabefenster

      • HTML-Mail – erlaubt formatierte E-Mails

      • Cc / Bcc – zusätzliche Empfänger (Kopie/Blindkopie)

      • Sofort senden – Versand erfolgt ohne Zwischenschritt

      • Mitarbeitersignatur anfügen – ergänzt die Signatur der aktuell angemeldeten Person

      • Mit Aktivität – erzeugt eine Aktivität im System

    💡 Tipp: Die Zuweisung kann für jede Dokumentenart mehrfach erfolgen – abhängig von Geschäftsbereich, Filiale oder Benutzer.

    3. SMTP-Clients verwalten (optional)

    Wenn Sie SMTP als E-Mail-Client verwenden möchten, muss zuvor ein entsprechender SMTP-Client eingerichtet werden. Diese Konfiguration (inkl. Server, Port, Login etc.) erfolgt im separaten Bereich:

    Registerkarte „SMTP-Server“ im selben Modul

    👈 Die konkrete Einrichtung eines SMTP-Clients wird in einem eigenen Beitrag beschrieben:
    👉 Wie lege ich einen SMTP-Client an?

    4. Änderungen speichern

    Alle Einstellungen werden automatisch gespeichert, sobald Sie die Zeile verlassen. Ein zusätzlicher Speichervorgang ist nicht notwendig.

    Typische Stolperfallen

    • ❌ Outlook als Client gewählt, obwohl kein Outlook lokal installiert ist

    • 🔐 SMTP-Client fehlt oder ist fehlerhaft konfiguriert → kein Versand möglich

    • 🔄 „Sofort senden“ aktiviert, obwohl eine manuelle Eingabe gewünscht ist

    • ✉️ „Mitarbeitersignatur“ fehlt → unvollständige E-Mail-Darstellung

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