Wie legen Sie einen SMTP-Client im Modul „E-Mail-Einstellungen“ an?

    Wenn Sie in Concept Office 8 E-Mails automatisiert versenden möchten – z. B. für Rechnungen, Bestellungen oder Systemmeldungen – benötigen Sie einen korrekt eingerichteten SMTP-Client. In diesem Beitrag erfahren Sie, wie Sie diesen im gleichnamigen Reiter des Moduls „E-Mail-Einstellungen“ anlegen.

    Wo finde ich die SMTP-Client-Verwaltung?

    Gehen Sie im Modul „E-Mail-Einstellungen“ oben auf den Reiter:

    „SMTP-Server“

    Dort verwalten Sie alle SMTP-Verbindungen, die anschließend im Hauptbereich „E-Mail-Einstellungen“ den jeweiligen Dokumentenarten zugewiesen werden können.

    So legen Sie einen neuen SMTP-Client an

    1. Klicken Sie auf die leere Zeile am unteren Rand (markiert mit *).

    2. Geben Sie einen E-Mail-Client-Namen ein – z. B. CO.Automation.

    3. Füllen Sie folgende Felder aus:

    Feld Bedeutung / Beispiel
    Server SMTP-Server-Adresse (z. B. smtp.office365.com)
    Benutzer Loginname oder E-Mail-Adresse des Absenders
    Passwort Passwort für das E-Mail-Konto
    Port Üblich: 587 (TLS), 465 (SSL), 25 (STARTTLS)
    SSL-Sicherheit z. B. STARTTLS oder SSL
    Authentifizierung In der Regel automatisch
    Absender Sichtbarer Absender (z. B. noreply@firma.de)
    Empfänger für Fehlermails Mailadresse für Unzustellbarkeiten (z. B. it@firma.de)
    Protokollierung bis Optional: Datum, bis wann Protokolle gespeichert werden sollen
    Protokoll-Level z. B. „keine Protokollierung“ (oder nach Bedarf aktivieren)
    Verschlüsselungsalgorithmus i. d. R. alle belassen

    📸 Der folgende Screenshot zeigt ein Beispiel mit zwei eingerichteten SMTP-Clients:

     Test der SMTP-Einstellungen

    Nach dem Speichern können Sie über das Briefumschlag-Symbol in der Spalte „Einstellungen“ eine Testmail senden:

    1. Klicken Sie auf das Symbol 📧

    2. Geben Sie eine Testadresse ein

    3. Prüfen Sie, ob die Testmail korrekt versendet wurde

    Typische Stolperfallen

    • 🔒 Passwort falsch oder doppelte Authentifizierung (z. B. Microsoft 365 mit MFA)

    • 📬 „Absender“ ist kein valides Postfach → E-Mail wird abgewiesen

    • 🔐 SSL-Einstellung nicht korrekt → Verbindung schlägt fehl

    • 🚫 Mailserver blockiert IPs ohne Authentifizierung

    Nächste Schritte

    Nach erfolgreicher Anlage des SMTP-Clients können Sie diesen im Reiter „E-Mail-Einstellungen“ als Versandweg für bestimmte Dokumentenarten auswählen. → https://ticket.wegscheider-os.de/#knowledge_base/1/locale/de-de/answer/1851

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