Wie verwalte ich Gruppen in den E-Mail-Einstellungen?

    Der Reiter „Gruppen“ im Modul E-Mail-Einstellungen dient dazu, E-Mail-Einstellungsgruppen zu verwalten. Über diese Gruppen können Sie bestimmte Firmen gezielt bestimmten E-Mail-Konfigurationen zuweisen – zum Beispiel, um zu steuern, welche Firma für welche Dokumentenart E-Mails erhält, z. B. Bestellungen, Rechnungen oder Auftragsbestätigungen.

    Was ist eine E-Mail-Einstellungsgruppe?

    Eine E-Mail-Einstellungsgruppe ist eine definierte Gruppe, der Sie eine oder mehrere Firmen zuweisen können. Später können Sie diese Gruppe in der Registerkarte „E-Mail-Einstellungen“ in der Spalte „E-Mail-Einstellungsgruppe“ auswählen, um dort festzulegen, welche E-Mail-Einstellungen für diese Firmen greifen sollen.

    Beispiel:

    • Gruppe 1 – „Versand via SMTP“

      • Firma: ASSMANN BÜROMÖBEL GMBH + CO. KG

    • Diese Gruppe wird dann z. B. in der Dokumentenart „Bestellungen“ verwendet, um den E-Mail-Versand für diese Firma gezielt zu steuern.

    So legen Sie eine Gruppe an und weisen Firmen zu

    1. Öffnen Sie den Reiter „Gruppen“ im Modul E-Mail-Einstellungen.

    2. Klicken Sie oben in die leere Zeile (erkennbar am *-Symbol).

    3. Geben Sie eine Gruppenkennung ein (z. B. 1 oder SMTP01) – dies ist der interne Schlüssel.

    4. Tragen Sie eine sprechende Bezeichnung ein, z. B. Versand via SMTP oder Standard-Gruppe.

    Firmen einer Gruppe zuweisen

    1. Markieren Sie die entsprechende Gruppe in der oberen Liste.

    2. Im unteren Bereich erscheint nun der Abschnitt zur Firmenzuordnung.

    3. Klicken Sie in die leere Zeile und wählen Sie die gewünschte Firmennummer aus.

      • Der Firmenkurzname wird automatisch ergänzt.

    So stellen Sie sicher, dass bestimmte E-Mail-Einstellungen später nur für ausgewählte Firmen greifen.

    Nutzung in der E-Mail-Konfiguration

    Im Reiter „E-Mail-Einstellungen“ können Sie in der Spalte „E-Mail-Einstellungsgruppe“ festlegen, für welche Gruppe (und damit für welche Firma) eine bestimmte E-Mail-Regel gelten soll. Damit lässt sich z. B. festlegen:

    Dokumentenart E-Mail-Client Gruppe Effekt
    Bestellungen SMTP01 1 Firma A erhält Bestellungen per Mail
    Bestellungen – leer Andere Firmen erhalten keine

    💡 Dies ermöglicht eine zielgerichtete Steuerung pro Firma – und das ganz ohne manuelles Nachjustieren pro Vorgang.

    Zusammenfassung

    Begriff Bedeutung
    Gruppenkennung Interne ID der E-Mail-Einstellungsgruppe (frei wählbar)
    Bezeichnung Name der Gruppe
    Firma zuweisen Weist der Gruppe eine oder mehrere Firmen zu
    Verwendung In der E-Mail-Einstellung je Dokumentenart auswählbar
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