Um z.B. in E-Mails oder auf Ihren in Concept Office erzeugten Dokumenten korrekte Anreden andrucken zu können, müssen vorab Ansprechpartner angelegt werden. Dabei können zu einer Firma auch mehrere Ansprechpartner angelegt werden. In späteren Vorgängen können Sie dann ganz bequem aus diesen Ansprechpartnern den jeweils richtigen wählen. Concept Office bietet Ihnen zudem zahlreiche weitere Kriterien, über die anschließend Ansprechpartner spezifische Auswertungen getätigt werden können. Detaillierte Informationen finden Sie unter anderem in diesem Beitrag.
Um eine Ansprechperson anzulegen, klicken Sie im Modul
Firmen auf die Übersicht und suchen nach Ihrem Kontakt, an welchem ein Ansprechpartner hinzugefügt werden soll. Klicken Sie dann im Kontakt auf den Knopf ''Hinzufügen''.
Im Abschnitt ''Zuordnung'' können Sie Ihre Ansprechperson, sofern
notwendig, auch einer abweichenden Firma oder Anschrift zuordnen.
Klicken Sie hierfür auf den Button ''Zuordnung ändern'' und wählen Sie
die gewünschte Anschrift oder Firma in der Fernglassuche aus. Über
speichern schließen Sie Ihre Auswahl ab.
Im Abschnitt ''Allgemein'' können Sie nun personenbezogene Daten wie z.B. Name, Vorname oder die Anreden eingeben. Weitere optionale Daten wie z.B. Funktionen oder etwaige Titel können ebenso eingepflegt werden.
Im Modul Ansprechpartner gibt es verschiedene Eingabefelder die von Ihnen gepflegt werden können. Die vorhandenen Felder werden im Nachfolgenden detailliert beschrieben.
Vorname:
Vorname des Ansprechpartners
Nachname:
Nachname des Ansprechpartners
Qualifikation:
Welche Rolle spielt die Person im Unternehmen? Handelt es sich z.B. um einen Geschäftsführer oder Entscheider?
Titel:
Trägt die Person einen bestimmten Titel?
Abteilung:
Hier kann hinterlegt werden, in welcher Abteilung der Ansprechpartner arbeitet. Abteilungen können unter weitere Stammdaten --> Abteilungen angelegt werden
Beruf:
Hier kann hinterlegt werden, welchen Beruf der Ansprechpartner ausführt. Berufe können unter weitere Stammdaten --> Berufsbezeichnungen angelegt werden
Geschlecht:
Tragen Sie das Geschlecht der Person ein
Sprache:
Wählen Sie die gesprochene Sprache der Person aus
Geburtsdatum:
Tragen Sie das Geburtsdatum der Person ein. Die Geburtstage Ihrer Ansprechpartner können zudem auf der Office Heute Seite im Bereich Geburtstage Ansprechpartner sehen
Werbesperre:
Hier können Sie eine Werbesperre für den Ansprechpartner setzen. Über die Fernglassuche ist es möglich, Ansprechpartner mit oder ohne Werbesperre zu selektieren, um sie weiter zu verarbeiten. Eine entsprechende Datenpflege ist notwendig um z.B. in einem Mailing nur einverstandenen Personen zu kontaktieren
Mit Outlook synchronisieren:
Ist für Ihr Concept Office eine entsprechende Outlooksynchronisation aktiviert, können Kontakte über ein anhaken der Option Ihr Outlook synchronisiert werden
Herkunft:
Stammt der Kontakt aus einer bestimmten Veranstaltung von Ihrer Seite etc.? So kann die entsprechende Aktion in Concept Office angelegt werden. Als Aktion bezeichnet man einen marketing-strategischen Prozess, bei dem eine Anzahl Firmen kontaktiert bzw. informiert wird. Beispiele hierfür sind Kundenakquise, Produktpräsentationen oder Messevorbereitungen. Das Modul Aktionen bietet die Möglichkeit einen solchen Prozess abzubilden, zu überwachen und auszuwerten. Über den Reiter Eingabe im Modul Aktionen können verschiedene Aktionen angelegt werden. Dabei wird die Aktion über die Aktionsart, deren Bezeichnung und vielen weiteren Kriterien genau definiert. Jede Aktion besitzt genau eine Aktionsart, welche über das gleichnamige Modul angelegt werden kann. Vorteil: Über die Zuordnung an die jeweilige Aktion können Sie die Wirksamkeit Ihrer Maßnahmen nachkontrollieren
Funktionen:
Welche Funktion hat der Ansprechpartner in seinem Unternehmen? Ist er z.B. Einkäufer?
Kategorien:
Kategorien oder Stichworte dienen dazu, Ansprechpartner zu kennzeichnen und thematisch zu gruppieren. Im Gegensatz zu anderen Kriterien können beliebig viele Kategorien zugewiesen werden. Über diese Zuordnungen lassen sich später gezielt Ansprechpartner auswählen. Kategorien können unter Weitere Stammdaten --> Kategorien angelegt werden
Anrede:
Für die Kundenansprechpartner können geschlechtsabhängige Anredeschablonen vordefiniert werden, welche z.B. in Vorgangsdokumenten und Emails eingesetzt werden können. Diese sogenannten Anreden werden im Modul Anreden gepflegt. Bei der Anlage von Ansprechpartnern können Sie somit bereits eine vorgefertigte Anrede auswählen. Wichtig: Die Anrede wird stets im Briefkopf an der Anschrift angedruckt. Sie sollte also schlicht gehalten sein und Lediglich Herr / Frau Vorname Nachname lauten
Anrede 2:
Anrede: Für die Kundenansprechpartner können geschlechtsabhängige Anredeschablonen vordefiniert werden, welche z.B. in Vorgangsdokumenten und Emails eingesetzt werden können. Diese sogenannten Anreden werden im Modul Anreden gepflegt. Bei der Anlage von Ansprechpartnern können Sie somit bereits eine vorgefertigte Anrede auswählen. Wichtig: Die Anrede 2 wird stets als direkte Anrede angedruckt. Sie sollte also eine direkte Anrede wie z.B. Sehr geehrter Herr / Sehr geehrte Frau Vorname Nachname enthalten
Im Abschnitt ''Verbindungen'' können, nachdem Sie Ihre Eingaben gespeichert haben, die Verbindungsdaten der Person angegeben werden. Klicken Sie hierfür einfach in das jeweilige Feld und tragen die Information ein. Die Eingabe dieser Daten ist stets optional, die bestmögliche Pflege vorab wird Ihnen jedoch langfristig die größte Arbeitsersparnis in der täglichen Anwendung einbringen.
Im Abschnitt ''Bemerkungen'' können mehrzeilige Informationen zum Ansprechpartner aufgenommen und abgerufen werden.