Wie werte ich eine Inventur in Concept Office aus und was ist bei der Nachbereitung zu beachten?

Auswertung im Inventurbuch

Nach Abschluss der Zähllisten werden diese in ein oder mehrere Inventurbücher überführt. Das Inventurbuch ist das zentrale Werkzeug zur Auswertung und Dokumentation.

Inhalte des Inventurbuchs:

Differenzanalyse

1. Unterschiede erkennen

• Differenzen werden automatisch berechnet

• Farbmarkierungen oder Filter helfen bei der Analyse (z. B. alle negativen Abweichungen)

2. Mögliche Ursachen

• Buchungsfehler (z. B. nicht verbuchte Warenausgänge)

• Falsche Zählung

• Falsch gepflegte Seriennummern

• Vergessene Reservierungen

Differenzbuchung durchführen

1. Buchungsbereitschaft prüfen

• Kontrollieren Sie alle erfassten Daten

• Bei Bedarf Inventur erneut freigeben und korrigieren

2. Buchung starten

• Klicken Sie im Inventurbuch auf „Differenzen buchen“

• System erzeugt Lagerbewegungen für Zu- oder Abgänge

• Dokumentiert im Buchungsjournal mit Zeitstempel

📌 Hinweis: Buchungen erfolgen nur für nicht bereits gebuchte Posten

Nachbereitung und Archivierung

• Das Inventurbuch bleibt als historische Referenz im System erhalten

• Ideal für Prüfzwecke: Buchungsbeleg + Soll-/Ist-Vergleich + Benutzerkennung

• Exportmöglichkeiten (z. B. Excel, PDF) stehen für Buchhaltung bereit

📸 Screenshot-Tipp: Druck-/Exportoptionen im Inventurbuch

Besondere Hinweise bei permanenter Inventur

• Die permanente Inventur wird verteilt über das Jahr durchgeführt

• Zählung muss regelmäßig erfolgen (nach Zyklus oder Anzahl Bewegungen)

• Kontrollmechanismen sind besonders wichtig, da kein fester Stichtag vorhanden ist

• Inventurbücher entstehen pro Zähleinheit (z. B. Bereich oder Gruppe)

Fazit