Anschließend werden Rechnungsnummer und -datum in das entsprechende Feld eingetragen (2&3). Im Bereich "Rechnungseingang" (3) finden sich die Positionen der Bestellung. Sind diese Positionen in rot dargestellt, so ist noch kein Wareneingang für diese Positionen erfolgt. Die Rechnung kann trotzdem gebucht werden.
Jede Position der Rechnung muss nun mit der entsprechenden Position der Bestellung verglichen werden. Die berechnete Menge wird in das Feld R.Menge (4) geschrieben. Ist zu der Position bereits ein Wareneingang verbucht, so ist die R.Menge mit der eingebuchten Menge vorbelegt.
Der Nettobetrag der Rechnung wird in das Feld "Netto"(5) geschrieben. Unter "Aktuell (netto)"(6) wird der aufgrund der Positionsliste erwartete Rechnungsbetrag angezeigt. Dieser setzt sich aus den akkumulierten Werten der Spalte "Wert" in der Positionsliste zusammen. Diese errechnet sich wiederum pro Position aus dem Preis, der Rechnungsmenge und dem Rabatt. Die Rechnung kann nur gebucht werden, wenn der Betrag unter "Netto" mit dem Betrag unter "Aktuell (netto)" exakt übereinstimmt (Abweichungstoleranzen können über die Konfiguration 146 gesteuert werden).
Stimmen die Beträge nicht überein, so muss die Positionsliste entsprechend angepasst werden. Es können der Preis, der Rabatt, oder die Rechnungsmenge angepasst werden. Des Weiteren können Positionen in der leeren Zeile (7) hinzugefügt, oder gänzlich gelöscht werden.
Wenn die Beträge stimmen, kann die Rechnung mit Klick auf den Button "Rechnung buchen" wird die Buchung durchgeführt. Folgende Optionen stehe über die Haken zur Verfügung:
Nur freigegebene Positionen buchen: Nur Positionen an denen der Haken "Freigabe" gesetzt ist, werden gebucht.
Rechnungsmenge gleichzeitig als Liefermenge in der Bestellung zubuchen: Gleichzeitig mit der Rechnung wird auch ein Wareneingang zur Bestellung gebucht.
Rechnung an Fibu übergeben: Die Rechnungspositionen werden über die Schnittstelle mit der nächsten Übergabe an die Buchhaltung übermittelt