Das Modul „Zahlungsbedingungen“ können Sie mit dem Modulkürzel ZB aufrufen oder alternativ finden Sie es in der Navigation im Bereich Weitere Stammdaten. In diesem Modul werden die Zahlungsbedingungen gepflegt, die anschließend in Angeboten, Aufträgen, Rechnungen und auf weiteren Belegen verwendet werden. Sie bestimmen, innerhalb welcher Fristen und zu welchen Konditionen Kunden Rechnungen begleichen sollen. Zahlungsbedingungen sind ein zentrales Element der kaufmännischen Stammdatenverwaltung, da sie sowohl für den internen Zahlungsfluss als auch für externe Abrechnungsprozesse (z. B. in DATEV) verbindlich sind. In der DATEV-Anbindung gelten z. B. zweistellige Zahlungsbedingungsnummern, die im Bereich 10–97 liegen müssen.
Was kann ich mit dem Modul machen?
Mit dem Modul Zahlungsbedingungen können Sie:
- bestehende Bedingungen verwalten und neuen Kundengruppen oder Vorgangstypen zuordnen,
- Skontofristen und -sätze hinterlegen,
- Zahlungsziele (z. B. 14 Tage, 30 Tage netto, sofort) festlegen,
- Verknüpfungen zur Buchhaltung oder zur DATEV-Schnittstelle sicherstellen,
- unterschiedliche Bedingungen für In- und Auslandskunden pflegen.
Ziel ist es, standardisierte Zahlarten und Fristen zu definieren, damit alle Geschäftsvorgänge automatisch mit korrekten Konditionen versehen werden.
Wo kann ich Daten auswählen?
Die im Modul gespeicherten Zahlungsbedingungen können an mehreren Stellen im System ausgewählt werden:
- Im Kundenstamm: zur Festlegung der Standard-Zahlungsbedingung eines Kunden
- Im Lieferantenstamm: zur Festlung der Standard-Zahlungsbedingung eines Lieferanten
- In Vorgängen (z. B. Angebot, Rechnung, Vertrag): zur individuellen Anpassung je Dokument
- In der Fakturierung oder Vertragsabrechnung: automatische Übernahme der beim Kunden hinterlegten Einstellung
- In Export-Schnittstellen (z. B. DATEV): Übergabe der Zahlungsbedingungen an externe Systeme
Wie lege ich neue Zahlungsbedingungen an?
- Öffnen Sie das Modul über das Kürzel ZB oder über Weitere Stammdaten → Zahlungsbedingungen.
- Klicken Sie auf „Neu“, um eine neue Zahlungsbedingung anzulegen.
- Tragen Sie eine eindeutige Bezeichnung ein, z. B.:
14 Tage 2% Skonto, 30 Tage netto
Diese Angabe erscheint auf den Belegen. - Vergeben Sie die folgenden Felder passend zur Ihrer Zahlungsbedingung:
- Zahlungsziel 1 (14 Tage)
- Skontosatz auf Höhe Zahlungsziel 1 (2,00)
- Zahlungsziel 2 (0 Tage)
- Skontosatz auf Höhe Zahlungsziel 2 (0,00)
- Netto-Zahlungsziel (30 Tage)
- Fälligkeitstermin
Diese Daten werden zur elektronischen Verarbeitung benötigt (z. B. elektronische Auftragsbestätigungen / Fibu) - Prüfen Sie, ob der "Aktiv"-Haken gesetzt ist
- Hinterlegegen Sie, ob eine oder beide Optionen gesetzt sind:
- Gilt für Kunden
- Gilt für Lieferanten
Je nach Auswahl, kann die Zahlungsbedingung beim Kunden oder beim Lieferanten gesetzt werden. - Hinterlegen Sie passende Beleg-Texte in den Feldern:
- Text
- Abweichender Text auf Angebot und Auftragsbesätigung
Rechts neben den Textfeldern finden Sie passende Platzhalter, die Sie mit den Pfeilen an die markierte Position einfügen können.
- Gutschriftsverfahren
- Mahnsperre
- Genehmigungspflichtig im Genehmigungsverfahren (Lizenz erforderlich)
- Skonto für nicht skontofähige Artikel gewähren
- Verkürztes Verfahren
- Rücklesen von OP-Daten aus Fibu deaktivieren
Die neue Zahlungsbedingung steht anschließend systemweit zur Auswahl zur Verfügung – z. B. beim Erstellen von Angeboten, Rechnungen oder Vertragsabrechnungen.