Das Modul „Dokumentenarten“ können Sie mit dem Modulkürzel "DA" aufrufen oder alternativ finden Sie es in der Navigation im Bereich „Weitere Stammdaten“. Jeder im System gespeicherte oder erzeugte Beleg (z. B. Angebote, Auftragsbestätigungen oder Rechnungen) wird einer Dokumentenart zugeordnet. Diese Einteilung ermöglicht es, Dokumente zu klassifizieren, gezielt zu verwalten und ggf. unterschiedliche Freigabe- oder Archivierungsprozesse anzuwenden.
Was kann ich mit dem Modul machen?
Im Modul Dokumentenarten legen Sie fest, welche Arten von Dokumenten im System zur Verfügung stehen und welche Eigenschaften diese besitzen. Beispielsweise kann definiert werden:
- welche Dokumentenarten für welche Modul auswählbar / sichtbar sind,
- ob eine Dokumentenart für die Zeichnungsverwaltung oder das DMS-System genutzt werden darf,
- oder welche Dokumentenart als Standard für bestimmte Abläufe gelten soll.
Beim Speichern eines Dokuments erscheint in Concept Office ein entsprechendes Auswahlfeld, in dem diese Dokumentenarten auswählbar sind.
Wo kann ich Daten auswählen?
Die gespeicherten Dokumente können in einem geöffneten Vorgang beispielsweise über den Button „Weitere Dokumente“ in der Navigation geöffnet werden. Bei der Anlage oder Bearbeitung eines Dokuments können Benutzer aus dieser Liste auswählen, welche Dokumentenart auf den entsprechenden Datensatz angewendet werden soll. Wird eine Dokumentenart gelöscht, wird den davon betroffenen Dokumenten automatisch die Einstellung „(keine Zuordnung)“ zugewiesen. Diese Einstellung besitzt kein Kennzeichen zur Zeichnungsverwaltung und dient als neutraler Fallback.
Wie lege ich neue Dokumentenarten an?
Um eine neue Dokumentenart zu erstellen:
- Öffnen Sie das Modul Weitere Stammdaten → Dokumentenarten.
- Wählen Sie „Neu“, um eine neue Dokumentenart anzulegen.
- Geben Sie im Feld "Dokumentenart" einen eindeutigen Namen ohne Sonderzeichen ein.
- Hinterlegen Sie eine Bezeichnung sowie eine optionale Beschreibung.
- Wählen Sie aus, in welchen Modulen Dokumente mit dieser Dokumentenart angezeigt werden sollen:
- In Flex/Service auf erster Karteikarte anzeigen
- In Flex/Service unter Dokumente anzeigen
- Am Kontakt anzeigen
- Im Portal anzeigen möglich
- Am Vorgang anzeigen - Speichern Sie Ihre Änderungen.
Nach dem Speichern steht die neue Dokumentenart in allen relevanten Modulen zur Auswahl bereit.