Wie lege ich einen Serientermin an?
Zunächst muss die initiale Aktivität wie im Beitrag "Wie lege ich einen Aktivität in Concept Office 8 an?" erstellt werden. Diese Aktivität dient als Vorlage für sämtliche Serienaktivitäten. Dass bedeutet, dass beispielsweise die Aktivitätenart, die Bezeichnung und die hinterlegten Mitarbeiter aus der Vorlage, in die neuen Aktivitäten übernommen werden.
In der geöffneten Aktivität befindet sich in den Modulfunktionen auf der rechten Seite oder oben im Reiter der Button "Serientyp einstellen". Klickt man auf diesen öffnet sich das Fenster "Serientyp":
Im Fenster Serientyp kann in den Feldern "Beginn" und "Ende" zunächst die Uhrzeit der Folgetermine hinterlegt werden. Im Feld "Offset Tage" kann die Anzahl der Tage von mehrtägigen Aktivitäten hinterlegt werden. Alle Angaben werden aus der vorherigen Aktivität übernommen, können aber verändert werden.
Im Bereich "Serienmuster" kann hinterlegt werden, wie häufig die Serienaktivität erstellt wird. Zur Auswahl stehen:
- Täglich
- Wöchentlich
- Monatlich
- oder Jährlich
Je nach Auswahl verändern sich rechts daneben die Wahlmöglichkeiten:
- Wählt man "Täglich", kann im Feld "Jeden/Alle" der Abstand zwischen den Tagen definiert werden. Außerdem kann eingestellt werden, dass diese Aktivitäten nur an Arbeitstagen erstellt werden.
- Wählt man "Wöchentlich" erscheint unter der Auswahl "Jeden/Alle" die Möglichkeit, die Aktivitäten nur an ausgewählten Tagen anlegen zu lassen.
- Wählt man "Monatlich" kann beispielsweise hinterlegt werden, dass die Aktivität am 01. Tag jedes XXX Monats angelegt wird ODER am ersten, zweiten, etc Wochentag jedes XXX Monats
- Wählt man "Jährlich" sind die Angaben ähnlich wie bei "Monatlich"
Im Bereich "Seriendauer" kann definiert werden, ab wann und wie lange eine Serie angelegt wird. Die Dauer kann entweder auf Basis der Anzahl von Terminen angelegt werden (Feld: "Endet nach") oder durch die Angabe eines konkreten Datums (Feld: "Endet am"). Beide Felder synchronisieren sich untereinander, wird das Feld "Endet nach" bearbeitet, aktualisiert sich das Datum im Feld "Endet am" automatisch.
Im gezeigten Beispiel möchten wir einen Serientermin anlegen, der jeden 2. Tag erstellt wird und nach 45 Terminen endet. Wir wählen folgende Felder:
- Serienmuster: Täglich, jeden Arbeitstag
- Seriendauer: Beginn: heutiges Datum + Endet nach: 45
Nach einem Klick auf "OK" werden alle Serientermine angelegt und sind sofort im Kalender und der Monatsansicht ersichtlich.
Wie lege ich eine Serienaufgabe an?
Serienaufgaben (=Aktivitäten, ohne Zeitangabe) können über den gleichen Weg angelegt werden, die Möglichkeit zur Hinterlegung der Uhrzeiten wird automatisch ausgeblendet. Außerdem wird die nächste Serienaufgabe erst erzeugt, sobald die vorherige Aufgabe erledigt wurde.
Wie entferne / lösche ich einen Serientyp?
Um einen Serientermin oder eine Serienaufgabe zu löschen, muss eine beliebige Aktivität der Serie geöffnet werden. Anschließend muss wie bei der Anlage einer Serie in den Modulfunktionen auf den Button "Serientyp einstellen" geklickt werden. In der Maske "Serientyp" gibt es unten den Button "Serie löschen". Klickt man darauf, erscheint die Meldung "Sollen alle noch offenen Aktivitäten der Serie mit gelöscht werden (ja) oder nur die Seriendefinitionen (nein)?"
Bei Auswahl "Ja", werden alle offenen Aktivitäten gelöscht, inklusive der initialen Aktivität (falls diese noch nicht erledigt ist). Bei Auswahl "Nein", werden alle offenen Aktivitäten gelöscht, exklusive der initialen Aktivität.