Mit dem Programmstand 8.4877 wurde im Bestellungsmodul eine neue Modulfunktion 'Auftragsbestätigung anmahnen' integriert. Mit dieser Modulfunktion haben Sie die Möglichkeit, ausgewählte Bestellungen anzumahnen.
Die selektierten Bestellungen werden dabei nach dem Lieferanten gruppiert und es entsteht pro Lieferant eine E-Mail mit allen relevanten Informationen wie der Bestellnummer und -datum.
Beispiel E-Mail
Wie kann ich einen Filter im Bestellungsmodul erstellen / aufrufen?
Die empfohlene Vorgehensweise in Concept Office sieht vor, zunächst eine geeignete Selektion im Bestellungsmodul zu speichern, um nicht bestätigte Bestellungen zu filtern. Gehen Sie hierzu wie folgt vor:
- Öffnen Sie das Modul Bestellungen
- Klicken Sie in der Hauptleiste auf den Button "Suchen"
-
Wählen Sie die gewünschten Selektionsbedingungen aus, beispielsweise:
- Bearbeitungsstatus ist gleich 2 und
- Auftragsbestätigung erwartet ist gleich 1 und
- Bestellt am kleiner als <$DatumHeute Diff.Tage> 7
- Sachbearbeiternummer ist gleich <$AktuellerMitarbeiter>
Mit dieser Selektion erhalten Sie eine Übersicht über alle Bestellungen, für die eine Auftragsbestätigung erwartet wird und die älter als sieben Tage sind. Zudem werden nur Bestellungen angezeigt, bei denen der aktuelle Mitarbeiter als Sachbearbeiter zugeordnet ist. - Klicken Sie auf Speichern und vergeben einen eindeutigen Namen
Nach dem Speichern wird die Sicht direkt geöffnet. Um diese erneut aufzurufen, können Sie auf den Pfeil unterhalb von "Suchen" klicken und den vergebenen Namen auswählen.
Wie nutze ich die Modulfunktion "Auftragsbestätigungen anmahnen"?
Die anzumahnenden Datensätze können anschließend selektiert werden:
- Um Alle Datensätze anzumahnen, können Sie die Tastenkombination STRG + A verwenden.
- Um einzelne Datensätze auszuwählen, halten Sie die STRG-Taste gedrückt und wählen Sie die gewünschten Zeilen mit einem Mausklick in der ersten Spalte aus.
Mit der Modulfunktion 'Auftragsbestätigung anmahnen' werden die Mail-Benachrichtigungen an die Lieferanten versendet:
Der Versand kann via Outlook (empfohlen für die Anschlusskommunikation mit dem LIeferanten) oder via SMTP eingerichet werden. Ebenso kann definiert werden, ob die E-Mail direkt versendet wird oder in den Entwurfsordner abgelegt wird, kann in den E-Mail Einstellungen (Belegart: Lieferanmahnungen) hinterlegt werden. Als Empfängeradresse wird immer die Bestellungsmailadresse verwendet.
E-Mail Text
Der Mailtext wird aus den Textbausteinen 'liefABAnmahnungMailKopf' und 'liefABAnmahnungMailBetreff' gebildet. Der Platzhalter '{BESTELLUNGSLISTE}' wird für jede Bestellung zu einem Lieferanten durch den TBS 'liefABAnmahnungMailDetails' ersetzt. Mögliche Platzhalter:
- public const string BestellNr = "#Bestellnummer#";
- public const string LieferantenNr = "#Lieferantennummer#";
- public const string Zeit = "#Zeitstempel#";
- public const string BestellDatum = "#Bestelldatum#";
- public const string UnsereKundenNr = "#UnsereKundenNr#";
- public const string Rahmenvertrag = "#Rahmenvertrag#";
- public const string Kommission = "#Kommission#";
Die Textbausteine sind mit Vorlagetexten gefüllt und können entsprechend angepasst werden.