Lizenz
Installieren Sie zunächst die Concept Office Lizenz inkl. der Option "Genehmigungsverfahren", eine Schritt für Schritt Anleitung finden Sie im Beitrag "Wie installiere ich eine neue Concept Office Lizenz?".
Konfiguration
Aktivieren Sie die Konfiguration 552 "Genehmigungsverfahren verwenden":
Es stehen folgende Optionen zur Verfügung:
- 0 - Nein
- 1 - Ja, alle Rechte für Mitarbeiter ohne Genehmigungsgruppe: Mitarbeiter, die keiner Genehmigungsgruppe zugeordnet sind, dürfen die festgelegten Parameter missachten, ohne eine Genehmigung erzeugen zu müssen
- 2 - Ja, keine Rechte für Mitarbeiter ohne Genehmigungsgruppe: Mitarbeiter, die keiner Genehmigungsgruppe zugeordnet sind, dürfen die festgelegten Parameter nicht missachten und können auch keine Genehmigungsanfrage erzeugen
Concept Office Rechteverwaltung
Öffnen Sie die Concept Office Rechteverwaltung, wechseln Sie auf den Reiter "Gruppenrechte", wählen Sie die gewünschten Gruppen aus und filtern Sie in der Spalte "Recht" nach "genehmig", dadurch werden alle benötigten Rechte angezeigt:Vergeben Sie in der Concept Office Rechteverwaltung die benötigten Rechte "Genehmigungen" und "Vorgänge genehmigen (kundenindividuelles Recht)".
Anlage von Mitarbeitergruppen
Als nächstes müssen im Modul "Mitarbeitergruppen" im Bereich "Weitere Stammdaten" (Modulkürzel: MG) die verschiedenen Genehmigungsgruppen angelegt werden.Im folgenden Beispiel legen wir zunächst eine Mitarbeiter- / Genehmigungsgruppe an, welche sich die Unterschreitung der Auftrags- oder Artikelmindestspanne genehmigen lassen muss.
Hierzu muss zunächst das Feld "Mitarbeitergruppe" gefüllt werden und die Checkbox "Genehmigungsgruppe" aktiviert werden. Nach dem Speichern wird der Reiter "Genehmigungsverfahren" eingeblendet.
Hinterlegen Sie nun im Bereich Mitarbeiterzuordnung die Mitarbeiter, für welche die Mitarbeitergruppe gültig sein soll:
Wechseln Sie nun auf den Reiter "Genehmigungsverfahren" und wählen Sie die gewünschten Kriterien aus. Wie zuvor erwähnt, möchten wir die Unterschreitungen der Auftrags- und Artikelspannen vermeiden, also aktivieren wir die Optionen "Unterschreitung der Auftragsmindestspanne..." und "Unterschreitung der Artikelmindestspanne...":
Es stehen folgende Genehmigungs-Kriterien zur Verfügung:
-
Wechsel der ZBD (Zahlungsbedingung) im Auftrag ist zu genehmigen
Wird im Vorgang eine vom Kontakt abweichende Zahlungsbedingung hinterlegt, muss diese Änderung genehmigt werden. -
Unterschreitung der Auftragsmindestspanne ist zu genehmigen
Wird die im Geschäftsbereich bzw. die an der Firma hinterlegte Auftragsmindestspanne unterschritten, muss dies genehmigt werden. Die an der Firma hinterlegte Mindestspanne gewinnt gegenüber der am Geschäftsbereich hinterlegten Spanne. -
Unterschreitung der Artikelmindestspanne ist zu genehmigen
Wird die an den einzelnen Artikeln hinterlegte Spanne unterschritten, muss diese Änderung genehmigt werden. -
Überschreitung des Kreditlimits ist zu genehmigen (nur für AB)
Wird das Kreditlimit überschritten, muss dieser Vorgang genehmigt werden. -
Überschreitung des Auftragswert ist zu genehmigen (Optionen: Keine Prüfung / laut Geschäftsbereich)
Wird der hinterlegte Wert überschritten, muss dieser Vorgang genehmigt werden. -
Überschreitung des Bestellwertes ist zu genehmigen (Hinterlegung der Bestellwert-Grenze)
Wird der hinterlegte Wert überschritten, muss dieser Vorgang genehmigt werden. -
Gilt für Genehmigungsart 1 /2 / 3 / 4 (Optionen: Keine Zuordnung / Angebot / Auftragsbestätigung / Gutschrift / Bestellung)
Die zuvor ausgewählten definierten Genehmigungskriterien werden bei der Erzeugung der zuvor genannten Belege geprüft. -
4-Augen-Prinzip
Wenn in einer Genehmigungsgruppe das 4-Augen-Prinzip aktiviert ist, muss der Sachbearbeiter vor dem Dokumentendruck eine Genehmigung einholen – selbst dann, wenn er laut Mitarbeitergruppe grundsätzlich drucken dürfte.
In diesem Fall reicht es aus, wenn ein zweiter Mitarbeiter die Freigabe erteilt, auch wenn dieser selbst keine Genehmigungsrechte hat – vorausgesetzt, der Antragsteller ist berechtigt.
Hat der Antragsteller jedoch keine Berechtigung, muss die Genehmigung von jemandem kommen, der die entsprechenden Rechte besitzt.
Außerdem wählen wir "Angebot" und "Auftragsbestätigung" in den Feldern "Gilt für Genehmigungsart1" bzw. "Gilt für Genehmigungsart2".
Mitarbeiter die NICHT in dieser oder ähnlichen Gruppen hinterlegt sind, können die Genehmigungen erteilen. Hierbei ist die zuvor gewählte Konfigurationseinstellung (552) zu beachten.
Nach dem Speichern und einem Neustart von Concept Office ist das Genehmigungsverfahren aktiv.