Elektronische Auftragsbestätigungen werden in den meisten Fällen via E-Mail versendet, einige wenige Lieferanten unterstützten die Übertragung via Web-Service. Um den Import der Auftragsbestätigung zu automatisieren, wird eine sogenannte "Automation" eingerichtet.
Diese Automation prüft in gewissen Zeitintervallen (z. B. alle 60 Minuten), ob es verarbeitbare E-Mails im Postfach gibt. Werden E-Mails mit passenden XML Dateien gefunden, werden diese im Dateisystem von Concept Office abgelegt und anschließend in Concept Office importiert. Diese Automation versendet ebenfalls eine Empfangsbestätigung an den Lieferanten, damit sichergestellt werden kann, dass die eAB angekommen ist.
Die Einrichtung sollte durch einen Mitarbeiter der wegscheider office solution GmbH erfolgen, die folgenden Voraussetzungen müssen vor der Installation geschaffen werden:
- Die passende Lizenzdatei muss vorliegen (siehe Artikel "Was ist das Modul Hersteller Auftragsbestätigungen?")
- Es muss ein POP3-fähiges E-Mail Postfach erstellt werden / zur Verfügung stehen, welches im Idealfall nur eABs empfängt.
- Die Daten des E-Mail Postfaches müssen bekannt sein (Servername, Port, E-Mail Adresse, Passwort, SSL Art, etc.)
Im Idealfall wird der E-Mail Login VOR der Einrichtung getestet. - Es muss bekannt sein, auf welchem Server die Aufgabenplanung ausgeführt werden soll.
- Es muss ein Windows-Benutzer erstellt / ausgewählt werden, über welchen die Windows Aufgabenplanung ausgeführt wird.
- Es muss bekannt sein, welche Hersteller angebunden werden sollen, diese müssen nach der Einrichtung durch den Fachhändler informiert werden, dass nun elektronische Auftragsbestätigungen empfangen werden können.
- Falls Microsoft / Office-365 im Einsatz ist, muss vor der Einrichtung die Authentifizierung mittels Azure und Powershell durchgeführt werden, siehe "OAuth2 Authentifizierung für den POP3 Abruf".