Im Video "KI basierte Anschriftsprüfung" erfahren Sie, wie sich externe Automatisierungstools (z. B. n8n) mit einem individuellen KI-Agenten sinnvoll kombinieren lassen und wie sich diese Lösung in Concept Office integrieren lässt. Am Beispiel wird demonstriert, wie in Concept Office ein neuer Vorgang angelegt und gespeichert wird. Mithilfe des Concept Office Moduls "Benachrichtigungen" wird automatisiert eine Nachricht an n8n versendet, dort verarbeitet und an einen KI-Agenten übergeben. Werden relevante Änderungen gefunden, wird das Ergebnis innerhalb weniger Sekunden an eine definierte E-Mail-Adresse gesendet. Dieses E-Mail Postfach wird anschließend von anderen Personen bearbeitet.
Dieser Workflow ist aufgrund folgender Situation entstanden und könnte auch für Sie relevant sein:
Viele Gespräche haben gezeigt, dass Gutschriften nicht etwa aufgrund von Beschädigungen oder Falschlieferungen ausgeführt werden müssen, die häufigste Ursache sind Fehler in der Anschrift. Ein Fehler in der Rechnungsanschrift kann folgende Auswirkungen haben:
- eine Reklamation durch den Kunden
- Gespräche mit der Finanzbuchhaltung
- die Notwendigkeit zur Erstellung einer Gutschrift
- etc.
Insgesamt sind zwei bis drei Personen wegen eines kleinen Fehlers sehr schnell mehrere Minuten beschäftigt. Zeit, die wir alle nicht haben.
In diesem Workflow eingesetzte Tools
- Concept Office Modul "Benachrichtigungen" (Admin-Lizenz)
- n8n (Automatisierungstool)
- Langdock (KI-Anbieter)
(Halb-)automatische Anschriftsprüfung inkl. Änderung
Neben dem zuvor gezeigten Weg, bei dem man lediglich über die Änderungen informiert wird, könnte man den Prozess auch manuell anstoßen und die Änderungen direkt über die Concept Office API übernehmen. Im Video "(Halb-)automatische Anschriftsprüfung" sehen Sie den Reiter Ansicht einer Concept Office Firma. Im oberen HTML-Gadget sehen Sie ein n8n-Formular. Darunter sehen Sie das Ergebnis nach der Prüfung. Während der Überprüfung wird man gefragt, ob der KI-Vorschlag über die API übernommen werden soll.
Wichtiger Hinweis
Wir sind kein Vertriebspartner von n8n. Dennoch haben wir im Beitrag "Automatisierungstools wie n8n" einige allgemeine Informationen zusammengefasst.
Uns würde außerdem Ihre Meinung / Ihr Stand zu diesen Tools interessieren: Zur Umfrage.
Technische Ablaufbeschreibung des n8n-Workflows
Die erste Zeile des Schaubildes zeigt den automatisierten Weg über das Modul "Benachrichtigungen". Hier werden folgende Schritte durchgeführt:
- Empfang / Verarbeitung der eingehenden E-Mail,
- Aufruf der Firmen- / Anschriftsdaten,
- Übermittlung an den KI-Agenten ,
- Prüfung, ob relevante Änderungen gefunden wurden,
- Wenn Ja: Sende E-Mail an definierte Adresse.
Der untere Bereich des Schaubildes zeigt den (halb-)automatisierten Weg über das n8n-Formular. Hier wird am Ende lediglich unterschieden, welche Meldung angezeigt wird und ob eine Aktivität angelegt werden soll.