Es ist empfehlenswert, die Automation an einem Server einzurichten. Dabei sollte darauf geachtet werden, dass auch an diesem Server immer die Updates für Concept Office eingespielt werden. Zusätzlich muss der Windows-Benutzer-Account (meistens der lokale Adminstrator), unter dem die Automation eingerichtet wird, in der Gruppe „Administration“ der CO-Rechteverwaltung hingefügt werden.
Anlage der XML-Dateien
E-Mail-Einstellungen für Automation (Aufgabenplanung)
Zuerst muss im Concept Office Modul "E-Mail-Einstellungen" (Kürzel: EE) welches im Bereich Administration gefunden wird eine Einstellungen für die Dokumentenart "Automation" hinterlegt werden:
Es muss die Dokumentenart "Automation" ausgewählt werden und ein zuvor definierter E-Mail Client ausgewählt werden. Falls kein E-Mail Client zur Auswahl angeboten wird, erfahren Sie im Bereich "E-Mail Einstellungen" wie Sie einen hinterlegen können. Außerdem muss der Haken in der Spalte "Sofort senden" gesetzt werden.
Erstellung der Automation (Aufgabenplanung)
Sobald die E-Mail-Einstellungen hinterlegt / geprüft wurden und die die Details zur Aufgabe in der XML-Datei gesichert wurden, kann die eigentliche Einrichtung der Automation beginnen. Zunächst müssen Sie sich mit dem Server verbinden, auf welchem die Automation (Aufgabenplanung) ausgeführt werden soll. Die Aufgaben sollten alle unter dem gleichen Windows-Account angelegt werden. Anschließend kann die Aufgabenplanung wie folgt geöffnet werden:
- Windows-Taste
- "Aufgabenplanung" eingeben
- Systemsteuerung
- Verwaltung
- Task Scheduler / Aufgabenplanung
Befindet man sich in der Aufgabenplanung, hat man auf der linken Seite die Möglichkeit eine Ordner-Struktur aufzubauen. Dies ist zur besseren Strukturierung / Organisation empfehlenswert und erleichtert den Umzug der Automationen, falls beispielsweise der Server gewechselt wird. Auf der rechten Seite finden Sie den Button "Einfache Aufgabe erstellen..." mit welchem eine neue Automation / Aufgabenplanung eingerichtet wird:
Sobald Sie auf "Einfache Aufgabe erstellen..." geklickt haben, haben Sie die Möglichkeit einen Namen und eine Beschreibung zu hinterlegen. Beide Eingaben sollten auch für Dritte möglichst selbsterklärend sein:
Im nächsten Fenster können Sie definieren, wann die Aufgabe gestartet werden soll. Für gewöhnlich muss hier zwischen täglich, wöchentlich oder monatlich gewählt werden. Falls Sie eine Aufgabe mehrmals täglich ausführen möchten (z. B. Bestellungen versenden oder Hersteller Auftragsbestätigungen importieren), muss in diesem Schritt zunächst "täglich" gewählt werden.
Die nächste Maske unterscheidet sich je nach vorheriger Auswahl, da wir "monatlich" gewählt haben, können nun die folgenden Werte hinterlegt werden:
- Start (Wann soll die Automation das erste Mal ausgeführt werden?)
- Monate (an welchen Monaten soll die Automation ausgeführt werden?)
- Tage (an welchen Tagen sollen die Automationen ausgeführt werden?)
Nachdem man die Zeiten hinterlegt hat, wird dei Frage gestellt "Welche Aktion soll von der Aufgabe ausgeführt werden?", hier muss "Programm starten" ausgewählt werden. Auf der nächsten Seite kommt nun die Frage nach dem "Programm/Skript", hier muss die Anwendung "SC.Tools.Automation.exe" aus dem Programmpfad "C:\Program Files\Software-Concept\ConceptOffice\app\Sc.Tools.Automation.exe" ausgewählt werden. Der Pfad kann sich je nach Systemumgebung und Concept Office Version unterscheiden. Anschließend muss der Name der Task-XML (ohne die Dateiendung .xml) in das Feld "Argumente hinzufügen (optional)" eingefügt werden:
Um den richtigen Namen zu verwenden, öffnen Sie am besten Ihren Windows Explorer, navigieren zum zentralen Concept Office Verzeichnis und öffnen die Ordner "Sysdata" und "Tasks", dort werden sämtliche XML Dateien für die Automationen abgelegt:
Auf der nächsten Maske muss der Haken des Feldes "Beim Klicken auf "Fertig stellen", die Eigenschaften für diese Aufgabe öffnen" setzen.
In den Eigenschaften der Automation müssen nun verschiedene Einstellungen in den Reitern durchgeführt werden. In diesem Beitrag werden nur Einstellungen erläutert, die (de-)aktiviert oder geändert werden müssen beschrieben.
Im Reiter "Einstellungen" müssen folgende Änderungen durchgeführt werden:
- Checkbox des Feldes "Falls Aufgabe scheitert, neu starten alle" aktivieren
Auswahl: 5 Minuten - Auswahl des Feldes "Aufgabe beenden, falls sie länger ausgeführt wird als" auf 1 Stunde
Im Reiter "Bedingungen" die folgenden Checkboxen deaktivieren:
- "Beenden, wenn Computer in den Akkubetrieb wechselt"
- "Aufgabe nur starten, falls Computer im Netzbetrieb ausgeführt wird"
Im Reiter "Aktionen" müssen keine Änderungen vorgenommen werden, diese wurden während der Erstellung vollständig hinterlegt.
Im Reiter "Trigger" kann bedarfsweise hinterlegt werden, dass eine Aufgabe auch mehrfach täglich ausgeführt wird. Hierzu ist im Feld "Wiederholen jede" der gewünschte Wert auszuwählen (z. B. 30 Minuten) und im Feld "für die Dauer von" muss die Einstellung "Sofort" hinterlegt werden:
Im Reiter "Allgemein" muss die Einstellung "Unabhängig von der Benutzeranmeldung ausführen" gesetzt werden und anschließend (bedarfsweise) der Benutzer geändert werden:
Während der Benutzerauswahl haben Sie mit dem Button "Namen überprüfen" die Möglichkeit, den hinterlegten Benutzer auf die Gültigkeit zu überprüfen. Häufig muss die Domäne mit angegeben werden. Sobald Sie das Fenster Eigenschaften mit einem Klick auf OK beenden, müssen Sie sich noch mit dem Benutzer das Automation authentifizieren.
Der hinterlegte Benutzer muss in der Concept Office Rechteverwaltung und im Mitarbeitermodul angelegt sein.
Damit ist die Automation fertig eingerichtet und sollte zu dem eingetragenen Termin ausgeführt werden. Um zu überprüfen, ob alle Einstellungen richtig hinterlegt sind, können Sie die Aufgabe mit einem Rechtsklick manuell ausführen, hierdurch werden die hinterlegten Zeitangaben ignoriert:
Tritt ein Fehler auf, so findet man im zentralen Concept Office Verzeichnis unter Data\Logs\Automation die zugehörigen LogFiles.
Anmerkungen
- Sollen mehrere E-Mail - Empfänger verwendet werden, sind diese in Hochkommas zu schreiben und mit Semikolon zu trennen, wie z. B.:
"support@wegscheider-os.de"; "info@wegscheider-os.de" - Um auf Fehler während dem Ausführen einer Automation aktiv hingewiesen zu werden, sollte folgender Befehl in jede Automation hinterlegt werden:
<operations emailsToErrorOnly="***E-Mail Adresse***" emailsTo="***E-Mail Adresse***"> - Für den Report "Vertriebsaktivitäten" muss eine etwas abweichende Schreibweise in der xml-Datei verwendet werden. Hintergrund ist das Datum, welches in dem Report nicht als festes Feld aus wählbar ist, sondern über die Druckparameter gesteuert wird. Daraus ergibt sich folgender Aufbau:<operations><operation name="ReportSenden"><call>"Sicht": "Vertriebsaktivitaeten"»"Empfaenger": "***E-Mail-Adresse***"#"_Aktivitaetenzeitraum von (tt.mm.jjjj)":"f(convert(varchar(10),dateadd(week,-1,getdate()),104))"#"_Aktivitaetenzeitraum bis (tt.mm.jjjj)":"f(convert(varchar(10),dateadd(day,-1,getdate()),104))"#"D_Aktivitaeten anzeigen": "True"#"D_Angebote anzeigen": "True"</call></operations>Im vorliegenden Beispiel würden wir uns jetzt alle Aktivitäten der vergangenen sieben Tage auswerten lassen.