Übersicht
Beim Umstieg auf das neue Microsoft Outlook kann es in Concept Office 8 zu Fehlermeldungen beim Erstellen von E-Mails kommen.
Ursache: Die bisherige Outlook-Anbindung verwendet eine technische Schnittstelle (COM), die vom neuen Outlook nicht mehr unterstützt wird.
Lösung: Über Microsoft Graph können E-Mails aus Concept Office direkt im Microsoft-365-Postfach unter „Entwürfe“ abgelegt werden. Dort lassen sich die Nachrichten wie gewohnt bearbeiten, ergänzen und anschließend manuell versenden.
Ein paralleler Betrieb mit dem klassischen Outlook ist dafür nicht erforderlich.
1. Voraussetzung: Microsoft Graph
Damit die E-Mail-Anbindung funktioniert, muss Microsoft Graph zunächst in Microsoft 365 und Concept Office eingerichtet sein.
Die vollständige Einrichtung ist in folgendem Knowledge-Base-Artikel beschrieben:
Microsoft Graph für Concept Office einrichten
Die Einrichtung erfolgt gemeinsam mit der zuständigen IT-Abteilung beziehungsweise dem IT-Dienstleister.
2. E-Mail-Einstellungen in Concept Office anpassen
Nach erfolgreicher Einrichtung von Microsoft Graph müssen die E-Mail-Einstellungen in Concept Office angepasst werden.
Dazu unter Administration → E-Mail-Einstellungen die gewünschten E-Mail-Einstellungen öffnen.
Folgende Einstellungen sind erforderlich:
| Einstellung | Konfiguration |
|---|---|
| E-Mail-Client | Microsoft Graph |
| Externes System | Eingerichtete Office365-Verbindung |
| Absenderadresse laut Mitarbeiter | Aktiviert |
| Sofort senden | Deaktiviert |
Wichtig: Der Haken bei „Sofort senden“ darf nicht gesetzt sein. Andernfalls werden die E-Mails direkt versendet, anstatt sie zunächst unter „Entwürfe“ abzulegen.
Die entsprechenden Einstellungen müssen für alle betroffenen Dokumentenarten, beispielsweise Angebote, Auftragsbestätigungen und Rechnungen, berücksichtigt werden.
3. E-Mail-Adresse beim Mitarbeiter hinterlegen
Damit die E-Mails im richtigen Microsoft-365-Postfach abgelegt werden, muss die jeweilige Mitarbeiteradresse in Concept Office hinterlegt sein.
Vorgehensweise:
In Concept Office die Mitarbeiterstammdaten öffnen.
Den betreffenden Mitarbeiter auswählen.
In den Bereich Verbindungen wechseln.
Die passende Microsoft-365-E-Mail-Adresse eintragen beziehungsweise überprüfen.
Die Änderungen speichern.
Diese Einstellung ist für jeden Mitarbeiter erforderlich, der E-Mails über sein eigenes Microsoft-365-Postfach erstellen möchte.
In Verbindung mit der aktivierten Option „Absenderadresse laut Mitarbeiter“ verwendet Concept Office die hinterlegte Adresse für die Zuordnung des E-Mail-Postfachs.
4. Funktion überprüfen
Nach Abschluss der Konfiguration sollte eine Test-E-Mail erstellt werden:
In Concept Office beispielsweise eine Auftragsbestätigung per E-Mail ausgeben.
Das neue Outlook öffnen.
Im jeweiligen Mitarbeiterpostfach den Ordner Entwürfe aufrufen.
Prüfen, ob die E-Mail mit Empfänger, Betreff, Text und PDF-Anhang vorhanden ist.
Die E-Mail bearbeiten und anschließend manuell versenden.
Wird die E-Mail korrekt unter „Entwürfe“ abgelegt, ist der gewünschte Ablauf eingerichtet.
5. Fehlerbehebung
Die bisherige Outlook-Fehlermeldung erscheint weiterhin:
Prüfen, ob in den E-Mail-Einstellungen für die betreffende Dokumentenart tatsächlich Microsoft Graph und nicht mehr Outlook als E-Mail-Client ausgewählt ist.
Die E-Mail wird direkt versendet:
Prüfen, ob die Option „Sofort senden“ deaktiviert ist.
Die E-Mail erscheint nicht in den erwarteten Entwürfen:
E-Mail-Adresse unter Mitarbeiterstammdaten → Verbindungen prüfen.
Option „Absenderadresse laut Mitarbeiter“ kontrollieren.
Zuordnung des externen Systems überprüfen.
Bei weiterhin bestehenden Problemen die Microsoft-Graph-Berechtigungen durch die IT prüfen lassen.
Zusammenfassung: Mit der Microsoft-Graph-Anbindung und den passenden E-Mail-Einstellungen können E-Mails aus Concept Office 8 im neuen Outlook als Entwürfe bereitgestellt werden. Die Mitarbeiter können diese anschließend wie gewohnt ergänzen und manuell versenden.