- Einrichtung der Ticket-Grundeinstellungen
- Einrichtung der EDI-Schnittstelle (Tickets einlesen)
- Einrichtung der Automation, die in regelmäßigen Abständen das Postfach überprüft
Die folgenden Einstellungen müssen Sie für jedes zu importierende E-Mail Postfach durchführen.
Einrichtung der Ticket-Grundeinstellungen
Öffnen Sie in Ihrem Concept Office Serverpfad den Sysdata-Pfad, anschließend den Tasks-Ordner und die Datei "Tickets_einlesen.ini". In der Ticket_einlesen.ini können Sie folgende Zeilen hinzufügen oder bearbeiten:
[COTicket]
Ticketart=6
Herkunft=3
GeschaeftsBereich=
MitarbeiterNummer=
Mitarbeitergruppe=
Falls Sie bestimmte Vorgabewerte setzen möchten, können Sie diese dort hinterlegen.
Einrichtung der EDI-Schnittstelle
Wechseln Sie anschließend in das Concept Office Modul "Edi-Schnittstelle" (Modulkürzel: ES). Wählen Sie nun die folgenden Werte aus:
- Schnittstelle: Tickets einlesen
- Datenformat: COTicketMail
- Importschema: COTicket
Klicken Sie anschließend auf den Button "Konfigurieren":
Aktivieren Sie den Haken "Automatischer E-Mail Abruf" und wechseln Sie in den Reiter "E-Maileinstellungen". Hinterlegen Sie anschließend die folgenden Werte:
- Servertyp
- Server und Port
- SSL
- Konto (= E-Mail Adresse)
- und Passwort
Schließen Sie das Fenster mit einem Klick auf "Speichern". Senden Sie nun eine Test-E-Mail an die hinterlegte Adresse und klicken Sie nach 1-2 Minuten auf den Button "Einlesen" in der Edi-Schnittstelle.
Die versendete Nachricht sollte nun importiert werden und im Tickets-Modul wie folgt dargestellt werden:
Wenn unter der Absender-Adresse ein Ansprechpartner gefunden wird, wird dieser und die dazugehörigen Daten (Firma, etc.) automatisch im Ticket hinterlegt. Desweiteren werden die folgenden Ticket-Felder wie folgt befüllt:
- Ticket-Betreff = E-Mail Betreff
- Ticket-Beschreibung = E-Mail Nachricht / Body
E-Mail-Anhänge werden als Dokument am Ticket gespeichert.
Einrichtung Automation zum automatisch Import
Wenn der manulle Import der E-Mails funktioniert, kann man der Einrichtung der Automation begonnen werden. Klicken Sie hierzu in der Edi-Schnitstelle bei ausgewählter Schmittstelle "Ticket einlesen" auf den Button "Automation Xml" und vergeben Sie anschließend ein eindeutigen Namen, ohne Sonderzeichen.
Hierdurch wird eine .xml-Datei erzeugt die im Sysdata/Tasks Pfad abgelegt wird, dieser Dateiname muss bei der Einrichtung der Automation hinterlegt werden.
Weitere Informationen zur Einrichtung der Automation finden Sie im Bereich "Automation (Aufgabennplanung)".