HOW TO – Mietprozess (RR)

Ziel: Abbildung des vollständigen Mietprozesses von der Anlage des Mietvorgangs über Wareneingang und Vertragsanlage bis zur automatisierten monatlichen Vertragsabrechnung.

🔄 Prozessübersicht

1. Mietvorgang anlegen
↓
2. Mietartikel übernehmen
↓
3. Vertragskalkulation durchführen
↓
4. Angebot erstellen
↓
5. Bestellung auslösen
↓
6. Wareneingang buchen
↓
7. Ident-Artikel prüfen
↓
8. Auslieferung & Vertrag anlegen
↓
9. Monatliche Vertragsabrechnung

1️⃣ Mietvorgang anlegen

📍 Klickpfad

Vorgang → Neuer Vorgang

Vorgehen

1. Neuen Vorgang anlegen.
2. Bei Zusatzvorgangsart den Eintrag „Miete“ auswählen.
3. Vorgang speichern.

💡 Wichtig

Durch die Zusatzvorgangsart „Miete“ wird aufgrund der hinterlegten Konfiguration die Abwicklungsart automatisch auf „Lager“ gesetzt.

➡️ Dadurch erfolgt die Vereinzelung der Artikel im späteren Prozess automatisch.

2️⃣ Mietartikel übernehmen

📍 Klickpfad

Basket → Mietartikel auswählen → Positionen übernehmen

Vorgehen

1. Basket öffnen.
2. Gewünschte Mietartikel auswählen.
3. Benötigte Stückzahl je Artikel erfassen.
4. Positionen in den Vorgang übernehmen.

✅ Ergebnis

Die gewünschten Mietartikel befinden sich im Mietvorgang und können anschließend kalkuliert werden.

3️⃣ Vertragskalkulation durchführen

📍 Klickpfad

Positionen markieren → Modulfunktionen → Vertragskalkulation

Vorgehen

1. Alle zu vermietenden Positionen markieren.
2. Modulfunktionen → Vertragskalkulation öffnen.
3. Vertragsdaten prüfen bzw. erfassen:

4. Vertragskalkulation speichern.

⚠️ Bekannter Programmfehler

Sollte die automatisch erzeugte Miet-Unterposition nach dem Speichern nicht sofort sichtbar sein:

➡️ Vertragskalkulation erneut öffnen → nochmals speichern

Danach sollte die Miet-Unterposition angezeigt werden.

4️⃣ Angebot erstellen

📍 Klickpfad

Vorgang → Angebot erstellen

Vorgehen

1. Angebot wie gewohnt erstellen.
2. Prüfen, ob unter den Mietartikeln die automatisch erzeugte Miet-Unterposition vorhanden ist.
3. Prüfen, ob die monatliche Mietrate korrekt angezeigt wird.
4. Bei Bedarf über die Druckparameter steuern, ob Preise und Summenblöcke auf dem Ausdruck erscheinen.

✅ Ergebnis

Das Angebot enthält:

• die vermieteten Artikel
• die monatliche Mietpauschale
• den hinterlegten Informationstext

5️⃣ Bestellung auslösen

📍 Klickpfad

Vorgang → AB drucken → Bestellen → Alle Positionen → Bestellvorschlag

Vorgehen

Nach Freigabe des Angebots durch den Kunden:

1. Vorgang öffnen.
2. Auftragsbestätigung (AB) an den Kunden drucken.
3. Bestellen auswählen.
4. Alle Positionen auswählen.
5. Bestellvorschlag erzeugen.
6. Erzeugte Bestellung öffnen und prüfen.
7. Bestellung an den Lieferanten drucken bzw. versenden.

✅ Ergebnis

Die benötigten Mietartikel sind beim Lieferanten bestellt.

6️⃣ Wareneingang buchen

📍 Klickpfad

Bestellung → Warenbuchung

Vorgehen

Nach Lieferung der Ware:

1. Bestellung öffnen.
2. In die Warenbuchung wechseln.
3. Wareneingang buchen:
   • positionsweise oder
   • Komplett zubuchen
4. Buchung ausführen.

⚙️ Automatische Systemprozesse

Im Hintergrund erfolgen automatisch:

Wareneingang
↓
Vereinzelung der Mietartikel
↓
Anlage der Ident-Artikel
↓
Druck der Ident-Etiketten (sofern eingerichtet)

7️⃣ Ident-Artikel prüfen

📍 Klickpfad

Mietvorgang → unterer Bereich → Ident-Artikel

Vorgehen

1. Ursprünglichen Mietvorgang öffnen.
2. Im unteren Bereich die erzeugten Ident-Artikel kontrollieren.
3. Prüfen, ob die Anzahl der Ident-Artikel der bestellten Stückzahl entspricht.

🔎 Beispiel

⚠️ Wichtig

Die Vereinzelung erfolgt automatisch aufgrund der Abwicklungsart „Lager“.

8️⃣ Auslieferung & Vertrag anlegen

8.1 Warenwirtschaftsprozess abschließen

Nach erfolgreichem Wareneingang wird der Warenwirtschaftsprozess wie gewohnt fortgeführt.

📍 Klickpfad

Mietvorgang → Auslieferung → Lieferschein

1. Ware an den Kunden ausliefern.
2. Lieferschein erstellen.
3. Lieferschein buchen.

8.2 Vertrag anlegen

📍 Klickpfad

Mietpositionen markieren → Rechtsklick → Vertrag anlegen

1. Alle relevanten Mietpositionen markieren.
2. Rechtsklick → Vertrag anlegen auswählen.
3. Vertragsmaske öffnet sich.
4. Vertragsrelevante Informationen prüfen bzw. ergänzen.
5. Wichtig: Der Haken „Vorvertrag“ darf NICHT gesetzt sein.
6. Vertrag speichern.

⚠️ Wichtiger Prozessschritt

Erst durch das Anlegen des Vertrages werden die Mietartikel einem aktiven Vertrag zugeordnet.

Die angelegten Verträge können anschließend im Modul „Verträge“ eingesehen und verwaltet werden.

9️⃣ Monatliche Vertragsabrechnung

📍 Klickpfad

Vertragsabrechnung → Abrechnungszeitraum auswählen → Abrechnung starten

Nach erfolgreicher Vertragsanlage erfolgt die regelmäßige Fakturierung über das Modul Vertragsabrechnung.

Vorgehen

1. Modul Vertragsabrechnung öffnen.
2. Gewünschten Abrechnungszeitraum auswählen.
3. Abrechnung starten.
4. Das System erzeugt automatisch die Vertragsrechnungen für alle fälligen Mietverträge.

🧾 Die Vertragsrechnung enthält

• Abrechnungszeitraum
• sämtliche vermieteten Ident-Artikel
• zugehörige Identnummern
• monatliche Mietpauschale

ℹ️ Unterschied: „Verträge“ vs. „Vertragsabrechnung“

💡 Merksatz

Vertrag anlegen = Mietartikel einem Vertrag zuordnen
Vertragsabrechnung = fällige Mieten fakturieren

Dadurch können auch eine Vielzahl gleichzeitig laufender Mietverträge automatisiert und effizient abgerechnet werden.

***Rücknahme der Ware nach Laufzeit -> Vorgang öffnen -> zu liefernde Menge -1 setzen und LF erzeugen (Ware zurückholen)***