🛠️ Klickanleitung – Einrichtung des Mietprozesses (RR)

Zweck

Diese Anleitung beschreibt die einmalige technische und organisatorische Einrichtung des Mietprozesses in Concept Office.

Sie dient als interne Arbeitsgrundlage für Support, Projektleitung und Systemeinrichtung und soll eine möglichst vollständige und nachvollziehbare Einrichtung des Mietprozesses ermöglichen.

Der Mietprozess ermöglicht die Verwaltung von Mietmöbeln einschließlich:

• Vereinzelung der Mietmöbel

• Vergabe und Verwaltung von Identnummern

• Zuordnung der Mietobjekte zu Verträgen

• Vertragskalkulation

• monatlicher Vertragsabrechnung

• Erstellung und Ausgabe der Vertragsrechnung

📋 Notwendige Lizenzen und Leistungen

Für die Einrichtung und Nutzung des Mietprozesses werden folgende Lizenzen bzw. Leistungen benötigt:

• Lagerlizenz

• Lizenz Maschinenbuch

• Lizenz Vertragsabrechnung

• Lizenz Vertragskalkulation

• Prozessbetreuung / Projektmanagement

🔄 Einrichtungsübersicht

Die Einrichtung erfolgt grundsätzlich in der folgenden Reihenfolge:

1. Systemvoraussetzungen prüfen
↓
2. Miet-Erlösartikel anlegen
↓
3. Zusatzvorgangsart „Mietkonzept“ anlegen
↓
4. Mietmöbellager anlegen
↓
5. Geschäftsbereich „Mietkonzept“ anlegen
↓
6. Filiale prüfen und Mietmöbellager zuordnen
↓
7. Vertragsrechnung / Formularanpassungen dokumentieren
↓
8. Druckmanager einrichten
↓
9. Testprozess durchführen

1️⃣ Systemvoraussetzungen prüfen

Vor der eigentlichen Einrichtung des Mietprozesses sind die bestehenden Systemeinstellungen zu prüfen bzw. anzupassen.

1.1 ⚙️ Konfiguration 339

📍 Klickpfad

Konfigurationen → Konfiguration 339

Vorgehen

1. Modul Konfigurationen öffnen.

2. Nach Konfiguration 339 suchen.

3. Den hinterlegten Wert prüfen.

4. Den Wert auf 5 setzen.

5. Änderung speichern.

✅ Ergebnis

Die für den Mietprozess erforderliche Systemkonfiguration ist aktiviert.

1.2 📄 Vertragsart prüfen

📍 Klickpfad

Vertragsarten → Mietkonzept

Vorgehen

Die für das Mietkonzept verwendete Vertragsart öffnen bzw. bei Bedarf neu anlegen.

Anschließend folgende Einstellungen prüfen bzw. vornehmen:

1. Vertragsart „Mietkonzept“ auswählen bzw. neu anlegen.

2. Option „Mieterlöse möglich“ aktivieren.

3. Option „Wartungserlöse möglich“ aktivieren.

4. Alle weiteren Optionen prüfen und sicherstellen, dass diese entsprechend der vorgesehenen Nutzung der Vertragsart konfiguriert sind.

Anschließend die Änderungen speichern.

⚠️ Wichtig

Für das Mietkonzept müssen mindestens die Optionen „Mieterlöse möglich“ und „Wartungserlöse möglich“ aktiviert sein.

1.3 📝 Textbaustein anpassen

📍 Klickpfad

Textschlüssel / Textbausteine → bwVKalk_FullService

Vorgehen

1. Modul Textschlüssel bzw. Textbausteine öffnen.

2. Eintrag bwVKalk_FullService suchen.

3. Prüfen, ob der Textbaustein für die benötigten Belegarten aktiviert ist.

4. Insbesondere prüfen, ob beispielsweise die Belegart Angebot aktiviert ist.

5. Bestehenden Text prüfen.

6. Bei Bedarf den Text entsprechend den Anforderungen des Kunden anpassen.

7. Änderungen speichern.

💡 Kundenindividuelle Anpassung

Dabei ist zu klären, wie der Kunde das Mietkonzept in seinen Angeboten und Belegen darstellen möchte.

Praxis-Hinweis: Vor einer Änderung immer klären, ob der bestehende Textbaustein bereits bei anderen Prozessen bzw. Belegarten verwendet wird. Änderungen können sich entsprechend auf weitere Vorgänge auswirken.

2️⃣ 💶 Miet-Erlösartikel anlegen

Für die spätere monatliche Vertragsabrechnung wird ein separater Erlösartikel benötigt.

Vorgehen

1. Modul Artikel öffnen.

2. Einen neuen Artikel für die monatliche Mietabrechnung anlegen.

3. Eine kundenspezifische Artikelnummer vergeben.

4. Eine eindeutige Bezeichnung hinterlegen.

5. Die Kontierungsgruppe entsprechend der Fibu-Konfiguration hinterlegen.

6. Weitere erforderliche Artikelstammdaten gemäß Kundenanforderung pflegen.

7. Artikel speichern.

💡 Verwendung im Mietprozess

Der Erlösartikel wird später innerhalb der Vertragskalkulation als Abrechnungsposition verwendet.

Dabei ist zwischen dem eigentlichen Mietobjekt und der Abrechnungsposition zu unterscheiden:

Mietmöbel
→ tatsächliches Mietobjekt / physischer Artikel

Miet-Erlösartikel
→ Position für die monatliche Abrechnung

3️⃣ 🏷️ Zusatzvorgangsart „Mietkonzept“ anlegen

Für die eindeutige Kennzeichnung und Verarbeitung von Mietvorgängen wird eine eigene Zusatzvorgangsart benötigt.

📍 Klickpfad

Modul ZV → Neu

Vorgehen

1. Modul Zusatzvorgangsarten öffnen.

2. Neue Zusatzvorgangsart anlegen.

3. Haken ´Anzeigen in Modul Vorgang´ setzen & zuvor eine passende Bezeichnung eintragen.

4. Haken „auftragseingangswirksam“ muss in jedem Fall diskutiert werden / sofern es zwei Vorgänge gibt (Beispiel: 1 Vorgang für die Leasingabrechnung / 1 Vorgang für die Warenbewegung), dann sollte dieser deaktiviert werden.

5. Option „Nur Vereinzelungslager möglich“ aktivieren.

6. Zusatzvorgangsart speichern.

⚠️ Wichtig

Die Option „Nur Vereinzelungslager möglich“ muss zwingend aktiviert werden.

Dadurch wird sichergestellt, dass die mit dem Mietvorgang verbundenen Waren entsprechend der vorgesehenen Prozesslogik über ein Vereinzelungslager verarbeitet werden können.

4️⃣ 🏢 Mietmöbellager anlegen

Für die Verwaltung und Vereinzelung der einzelnen Mietobjekte wird ein eigenes Mietmöbellager benötigt.

📍 Klickpfad

Lagerverwaltung → Neues Lager

Vorgehen

1. Modul Lagerverwaltung öffnen.

2. Neues Lager anlegen.

3. Eine eindeutige Bezeichnung vergeben, beispielsweise: Mietmöbellager 

   Folgende Optionen aktivieren:

4. • Am Lagern vereinzeln

   • Sammelartikel auflösen

5. Weitere Lagereinstellungen entsprechend der bestehenden Kundenstruktur prüfen.

6. Lager speichern.

⚠️ Wichtig

Das Mietmöbellager ist ein zentraler Bestandteil des Mietprozesses.

Hier werden die Mietmöbel entsprechend der Prozesslogik vereinzelt und als einzelne Ident-Objekte verwaltet.

5️⃣ 🏬 Geschäftsbereich „Mietkonzept“ anlegen

Für das Mietkonzept ist zwingend ein eigener Geschäftsbereich anzulegen.

📍 Klickpfad

Modul GB → Neu

Vorgehen

1. Modul GB / Geschäftsbereiche öffnen.

2. Einen neuen Geschäftsbereich anlegen.

3. Als Bezeichnung beispielsweise eintragen: Mietkonzept

4. Im Geschäftsbereich das zuvor angelegte Mietmöbellager als entsprechendes Lager auswählen.

5. Weitere Einstellungen des Geschäftsbereichs entsprechend der Kundenstruktur prüfen.

6. Geschäftsbereich speichern.

⚠️ Zwingend erforderlich

Der Geschäftsbereich „Mietkonzept“ muss neu angelegt werden.

Das zuvor angelegte Mietmöbellager muss diesem Geschäftsbereich zugeordnet werden.

6️⃣ 🏪 Filiale prüfen und Mietmöbellager zuordnen

Nach Anlage des Geschäftsbereichs und des Mietmöbellagers muss geprüft werden, in welcher Filiale der Mietprozess verwendet werden soll.

Vorgehen

1. Modul FI / Filiale öffnen.

2. Die Filiale auswählen, in der das Mietkonzept genutzt werden soll.

3. Das zuvor angelegte Mietmöbellager bei ´zugeordnete Läger´  hinzufügen.

4. Änderungen speichern.

⚠️ Praxisfall prüfen: Neue Filiale erforderlich?

In bestimmten Kundenkonstellationen kann es sinnvoll bzw. erforderlich sein, für das Mietkonzept eine eigene Filiale anzulegen.

Dies ist nicht pauschal erforderlich, sondern anhand des jeweiligen Praxisfalls zu beurteilen.

• Müssen Mietprozesse organisatorisch oder buchhalterisch getrennt gesteuert werden?

• Soll das Mietkonzept über Intercompany-Prozesse angesteuert werden?

💡 Empfehlung

Wenn das Mietkonzept innerhalb der bestehenden Filialstruktur abgebildet werden kann, sollte grundsätzlich keine zusätzliche Filiale angelegt werden.

7️⃣ 🧾 Vertragsrechnung – Formularanpassungswünsche dokumentieren

Die Vertragsrechnung muss grundsätzlich hinsichtlich ihrer Darstellung und Inhalte geprüft werden.

Vorgehen

1. Bestehendes Formular  „Vertragsrechnung“  prüfen.

2. Gemeinsam mit dem Kunden klären, wie die Vertragsrechnung dargestellt werden soll.

3. Gewünschte Änderungen und Anpassungen dokumentieren.

4. Insbesondere die verwendeten Bezeichnungen und das Wording prüfen.

5. Die Anforderungen anschließend an die Reportabteilung weiterleiten.

⚠️ Wichtig

In der Regel ist für das Mietkonzept ein neues bzw. kundenspezifisch angepasstes Dokument „Vertragsrechnung“ durch die Reportabteilung aufzusetzen.

Hierbei sind insbesondere folgende Punkte mit dem Kunden zu klären:

• Welche Bezeichnungen sollen verwendet werden?

• Welche zusätzlichen Informationen werden benötigt?

• Welche Informationen sollen nicht dargestellt werden?

8️⃣ 📧 Druckmanager einrichten

Nach Klärung des Formulars muss die Ausgabe der Vertragsrechnung im Druckmanager eingerichtet werden.

Vorgehen

1. Druckmanager öffnen.

2. Belegart „Vertragsrechnung“ auswählen bzw. aufnehmen.

3. Die gewünschte Ausgabe für den Versand hinterlegen.

4. Einstellungen speichern.

9️⃣ 🧪 End-to-End-Test durchführen

Nach Abschluss der Einrichtung ist der komplette Mietprozess anhand eines Testfalls zu prüfen.

Testablauf

Der Test sollte mindestens folgende Schritte umfassen:

1. Mietvorgang anlegen
↓
2. Mietmöbel erfassen
↓
3. Warenbuchung durchführen
↓
4. Prüfung der Vereinzelung
↓
5. Prüfung der erzeugten Identnummer
↓
6. Mietobjekt dem Vertrag zuordnen
↓
7. Vertragskalkulation durchführen
↓
8. Vertragsabrechnung durchführen
↓
9. Vertragsrechnung erzeugen
↓
10. Vertragsrechnung über den Druckmanager ausgeben / per E-Mail versenden

🔍 Prüfpunkte beim Test

Folgende Punkte sollten kontrolliert werden:

Lager / Identverwaltung

• Wird das richtige Mietmöbellager verwendet?

• Wird der Artikel beim Wareneingang korrekt vereinzelt?

• Benötigt der Kunde vllt. zusätzlich Identartikel-Etiketten?

• Wird eine Identnummer erzeugt?

• Wird das Mietobjekt korrekt im Modul Identartikel geführt?

Vertrag / Kalkulation

• Ist die richtige Vertragsart „Mietkonzept“ hinterlegt?

• Wird der Miet-Erlösartikel korrekt verwendet?

• Wird die monatliche Mietrate korrekt kalkuliert?

Abrechnung

• Wird die Vertragsabrechnung korrekt erzeugt?

• Wird die richtige Abrechnungsposition verwendet?

• Sind Beträge und Abrechnungszeiträume korrekt?

Rechnung

• Werden alle erforderlichen Informationen dargestellt?

• Funktioniert die Ausgabe über den Druckmanager?

• Funktioniert der E-Mail-Versand?

✅ Abschluss-Checkliste

Vor Übergabe des Mietprozesses an den Kunden sollte abschließend geprüft werden:

💡 Grundsätzliche Prozesslogik

Für die Einrichtung des Mietprozesses sind insbesondere folgende Zusammenhänge zu beachten:

Miet-Erlösartikel
→ dient der monatlichen Abrechnung

Zusatzvorgangsart „Mietkonzept“
→ kennzeichnet den Mietvorgang und steuert die Vereinzelungslogik

Mietmöbellager / Identartikel
→ dient der vereinzelten Verwaltung der Mietmöbel

Vertragskalkulation

→ ermittelt die vertraglichen Abrechnungspositionen

Vertragsabrechnung
→ erzeugt die periodische Abrechnung

Vertragsrechnung
→ stellt die Abrechnung kundengerecht als Beleg dar