In diesem Fall wird die Reklamation direkt über die Positionsliste im Auftrag eingetragen. Anschließend wird ein RMA-Vorgang angelegt und optional eine Ersatzlieferung oder Rücknahme direkt angelegt. (Dies ist eine Vorgehensweise bei eindeutiger Sachlage – z.B. klar beschädigter Artikel, eindeutig falsche Lieferung, etc.)
Reklamation in der Positionsliste hinterlegen
- Öffne den betroffenen Vorgang (z. B. Kundenauftrag oder Lieferschein).
- Setze den „Haken“ bei der Spalte Reklamation
- Füge ggf. ein Dokument hinzu
- Füge ggf. ein Reklamationsgrund hinzu
- Füge ggf. eine Reklamationsbeschreibung hinzu
- Füge ggf. eine Reklamationsbeschreibung Lieferant hinzu (Bei nicht ausfüllen dieses Feldes, wird standardmäßig der Inhalt des Feldes „Reklamationsbeschreibung“ verwendet)
- Markiere die zu reklamierende Position in der Positionsliste:
Wichtig: Die alte Methode über Rechtsklick setzt gelieferte Mengen auf 0 zurück und ist nicht mehr zulässig!
RMA-Vorgang direkt anlegen
Sie haben zwei Optionen für den Start:
-
Direkte Rücknahme anlegen
→ erzeugt sofort eine Position mit negativer Menge, bereit zur Rückbuchung -
Direkte Ersatzlieferung anlegen
→ erzeugt sofort eine neue Artikelposition, die beim Lieferanten bestellt und an den Kunden geliefert werden kann
Beide Wege führen direkt zum entsprechenden Reklamationsvorgang, ohne Kommunikationsposition.
Blick in den Rekla-Auftrag (Verknüpfung prüfen)
- Nach dem Anlegen öffnet sich der neue RMA-Vorgang automatisch oder über blauen Link bei der Reklamationszeile.
- Hier sieht man:
- Alle Verknüpfungen zum Ursprungsauftrag
- Positionen für Ersatzlieferung und/oder Rücknahme
- Lieferstatus & weitere Daten
Der restliche Ablauf von Ersatzware bestellen und Ausliefern sowie Positionen zurücknehmen, erfolgt wie im Artikel "Reklamationsbearbeitung nach der Erfassung einer Reklamation im elektronischen Lieferschein (Concept Flex Service)" beschrieben, in Kurzfasssung:
- Wechsel in den Tab „Druck“ im Rekla-Auftrag.
- Drucke die Rekla-AB, um den Kunden offiziell über die Ersatzlieferung/Rücknahme zu informieren.
- Ggf. individuellen Text im Reiter „Texte“ hinterlegen.
- Wählen Sie die Position der Ersatzlieferung (automatisch erzeugt durch Schritt 2).
- Klicken Sie auf „Bestellen“ oder setzen Sie die zu liefernde Menge, wenn Ware auf dem zugeordneten Lager vorrätig ist.
- Die Lieferung kann über den regulären Wareneingang oder internen Lagerprozess erfolgen.
- Bei Rücknahmen wird eine Position mit negativer Menge erzeugt.
- Sie können die zu liefernde Menge (zurückzunehmende Stückzahl) explizit setzen.
- Dies ist nötig, bevor der Rücknahme-Lieferschein erzeugt wird.
- Sobald die Menge gesetzt ist, kann die Rücknahmeposition über einen eigenen Lieferschein erfasst werden.
- Dieser Lieferschein dient zur Rückbuchung ins Lager bzw. zur Vorbereitung der Rücksendung.
-
Vor Druck des Rücknahmelieferscheins:
- Rücknahmeposition kann aufgelöst werden (via Massenänderung).
- Bei Druck des Lieferscheins mit negativen Mengen erfolgt die Abfrage, ob man die zurückzunehmenden Artikel in den Artikelstamm überführen möchte.
Über beide Wege erhält der rückzunehmende Artikel eine eigene Artikelnummer.
-
Die rückgenommene Ware wird vom
Reklamationslager aus versendet.
Rücknahmeposition markieren → „Bestellen“ → erzeugt Rücksendeauftrag an den Lieferanten.
Nach Warenausgang wird Lagerbestand korrekt reduziert.
Abschluss & Hinweis
Nach erfolgreicher Rücknahme oder Ersatzlieferung ist der RMA-Vorgang abgeschlossen und kann als „Erledigt“ markiert werden. Es können zwischenzeitlich auch einzelne Positionen als erledigt markiert werden, indem der Haken an der Position in der Spalte „Rekla erledigt“ gesetzt wird.
Diese Vorgehensweise ist besonders geeignet für einfache, eindeutige
Reklamationen ohne Kommunikationsbedarf.