Wie aktiviere ich eine Empfangsbestätigung für neue Tickets?

    Das Ticket-Modul bietet die Möglichkeit, eine Empfangsbestätigung für neue Tickets zu versenden. Je nach Konfiguration (siehe "Welche grundlegenden Einstellungen müssen für den Einsatz des Ticket-Moduls in Concept Office vorgenommen werden?") kann die automatische Antwort von verschiedenen E-Mail Adressen versendet und ebenfalls andere E-Mail-Text abbilden. 

    E-Mail Einstellungen

    Zunächst muss im Modul "E-Mail-Einstellungen" (Modulkürzel EE) ein eigener Eintrag für die Dokumentenart(en) "Ticket Mail ***" angelegt werden:
     
    Als E-Mail-Client muss ein SMTP-Server hinterlegt werden, da es sich dabei um allgemeine Benachrichtigungen handelt. Weitere Informationen erhalten Sie im Bereich "E-Mail Einstellungen".

    Textbausteine

    Als nächstes müssen im Modul Textbausteine (Modulkürzel TB) neue Textbausteine für die Empfangsbestätigungen definiert werden. Es muss mindestens ein Textbaustein für den Betreff und ein Textbaustein für den Inhalt der E-Mail definiert werden:

    Die folgenden Felder sind hierbei Auszufüllen:
    • Textschlüssel (interner Schlüssel, z. B. "Ticket-Betreff-Vertriebsanfrage")
    • Text (Dieser Text dient später als Betreff oder Nachrichteninhalt (je nach Auswahl), der Text muss formatiert gespeichert werden -> Doppelklick auf das Feld)
    • Art: Benachrichtigung
    Starten Sie nach der Anlage der Textbausteine Ihr Concept Office neu.

    Benachrichtigungen

    Im Modul Benachrichtigungen (Modulkürzel BT) erfolgt die eigentliche Steuerung, wann eine Empfangsbestätigung versendet werden soll.

    Hinterlegen Sie hierzu im Reiter "Benachrichtigung" im oberen Bereich zunächst eine Art "Filter", wann die darauf folgenden Aktionen durchgeführt werden sollen. Um bei Ticketanlage eine E-Mail zu versenden vergeben Sie die folgenden Werte:
    • Bezeichnung: Interne Bezeichnung zur Identifikation
    • Beschreibung: Interne Beschreibung zur Identifikation
    • Auslöser für Benachrichtigung: Ticketanlage
    • Ticketart: Auswahl der Ticketart oder (alle)
    Im unteren Bereich können Sie, solange die obere Zeile noch markiert ist, die eigentlichen Aktionen definieren. Hinterlegen Sie die folgenden Werte:
    • Reaktionart: E-Mail senden
    • Textschlüssel 1 (= Textbaustein des E-Mail Betreffs)
    • Textschlüssel 2 (= Textbaustein der E-Mail Nachricht)
    • Empfängeradresse: Absenderadresse vom Ticket
    • Haken "Sofort benachrichtigen" aktivieren
    Sobald Sie die Zeile verlassen, werden die Einstellungen gespeichert und im Falle eines neuen Tickets (mit den eingestellten Kriterien) wird eine Empfangsbestätigung versendet:

    Sie können pro Filter mehrere Aktionen durchführen. Neben der zuvor geschilderten Empfangsbestätigung könnten Sie beispielsweise Aktivitäten für ausgewählte Mitarbeiter anlegen oder weitere E-Mail Benachrichtigungen für andere Empfänger hinterlegen.
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